Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt – Runde Projektabläufe

Dank neuer Projektmanagement-Lösung läuft nicht nur die Auftragsverwaltung bei der Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt runder als zuvor.

Die Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt arbeitet seit über einem Jahr mit der Projekt Suite des IT-Unternehmens 3pleP (wiko), Freiburg, einer umfassenden Lösung für die wirtschaftliche und organisatorische Steuerung von Geschäfts- und Projektprozessen. In allen Niederlassungen der Hochbauverwaltung sowie in der Landesbauabteilung mit 650 Mitarbeitern wurden die Module »Projekt-Controlling« und »Bauplanung« installiert, die Module »Ressourcenmanager« und »Prozessmanager« werden in Kürze folgen. Zu den Haupttätigkeiten der Landesbauabteilung gehört die Hochbauverwaltung sowie die Vergabe von Bauaufträgen an externe Bauunternehmen. Auftrageber sind der Bund, das Land sowie so genannte Dritte wie etwa Institute; als externe Dienstleister sind vorwiegend freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute wie Vermesser und Gutachter für die Landesbauverwaltung tätig.

Der Entschluss, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) generell einzuführen, basiert auf einer Landesentscheidung Ende der 90er Jahre. Der Zeitplan von damals sah vor, dass dies für jedes Ressort der Verwaltung des Bundeslandes Sachsen- Anhalt in den nächsten fünf Jahren geschehen musste. Neben dieser Landesentscheidung im Allgemeinen war die Bauverwaltung im Besonderen aufgefordert, im Rahmen einer wiederholten Umstrukturierung schon auf die landesweit einzuführende KLR vorzubreiten, dies unter Berücksichtigung von Privatisierungsgedanken, wie etwa der Gründung eines Landesbetriebes oder einer Anstalt des öffentlichen Rechts. »Im Zuge dieser Vorgaben haben wir uns dann in einem ersten Schritt an Schleswig-Holstein orientiert, um ohne kostspielige Unternehmensberatung und zügig an die Umsetzung dieser Aufgabe heranzugehen«, erläutert Axel Hartmann, Landesbauabteilung Sachsen-Anhalt. Schleswig-Holstein hatte damals schon wiko der ods GmbH, Freiburg, im Einsatz, die 1999 auch in Sachsen- Anhalt eingeführt wurde.

Nachdem dieses System dann auf die Apsis AG, heute Conject AG, übergegangen ist, und Apsis mehr und mehr nur ihr Eigensystem vorantrieb und pflegte, »waren wir mit der Betreuung überhaupt nicht mehr zufrieden und machten uns ernsthaft Gedanken, ob so Altdaten auf Dauer gesichert werden könnten; dazu kamen die sehr langen Antwortzeiten eines nicht mehr zukunftsweisenden dBase-Systems, bei dem wir schließlich auch an die (Speicher)- Grenzen gestoßen waren«, kommentiert Axel Hartmann den damals eingeschlagenen Weg. Schnelle Antwortzeiten So entschied man sich für die Projekt Suite von 3pleP (wiko) und war damit in Sachen Datenübernahme – von mehr als 2,5 Mio. Datensätze der letzten drei Jahre – und schnelle Antwortzeiten auf der sicheren Seite.

Dem aber ging im Rahmen einer Angebotsabfrage zunächst ein Preis- und Leistungsvergleich zwischen den Lösungen der Berliner Firma O.D.S., der Apsis AG und eben von 3pleP (wiko) voraus. Neben der kostenneutralen Datenübernahme, war es insbesondere die technologische Ausrichtung der Projekt Suite auf dem MSSQL Datenbank Managementsystem, die den Ausschlag gab. Weiter zeichnete sich die Lösung im Produktvergleich durch eine streng betriebswirtschaftliche Orientierung und eine sehr hohe Funktionalität im Bereich Projektsteuerung aus. Axel Hartmann erklärt: »Besonders hervorzuheben sind die Durchgängigkeit in der Darstellung von Bauprozessen, die offene Darstellung spezifischer Projektstrukturen, die Durchgängigkeit der Einzelmodule, die hohe Transparenz sowie die sehr flexiblen Auswertungsmöglichkeiten.«

Konzeptionsvorbereitung und Software-Einführung während der Implementierung mit voller Datenübernahme der 2,5 Mio. Datensätze aus wiko und bei voller Einsatzfähigkeit des Systems für sieben Hochbauämter und der Landesbauabteilung der Oberfinanzdirektion Magdeburg mit über 650 Mitarbeitern verstrichen elf Wochen. »Dies konnten wir in der kurzen Zeit nur bewerkstelligen«, so Axel Hartmann, »weil wir im Vorfeld mit 3pleP (wiko) und den KLR-Verantwortlichen der Hochbauämter und des KLR-Leitamtes Merseburg zwei Tage Konzeptionsvorbereitung hatten.« Ziel dieser Veranstaltung war die Erstellung eines Konzepts für den Software-Einstieg, das durch die Historie und die Verwandtschaft des Vorgängerprodukts mit der neuen Lösung schnell aufgestellt wurde; auch wurden die Ansprüche an die Software mit dem tatsächlich Machbaren durch die vorhandenen Features sinnvoll abgeglichen. Daneben veranstaltete die Landesbauabteilung in Eigenleistung für die KLR-Beauftragten und –Verantwortlichen der jeweiligen Ämter einen Einweisungs-Workshop. Optimierung der Aufgabensteuerung Die 650 Mitarbeiter aus Verwaltung, Hochbauplanung und Bauleitung nutzen die Lösung zur Zeiterfassung verschiedenster Tätigkeiten via Web, die Datenaufbereitung und -auswertung liegt in den Händen der acht KLR-Beauftragten. Axel Hartmann bringt es auf den Punkt: »Die Projekt Suite ist für die Verantwortlichen der Landesbauverwaltung zu einem Nachweisinstrument der eigenen Effizienz geworden.«

Man ist jetzt in der Lage, Ursachenforschung zu betreiben, zu analysieren, warum manche Prozesse, auch im Sinne eines eigenen Benchmarking, schneller und besser, andere langsamer und schlechter ablaufen. »Mit der Lösung kam es auch zu einer Optimierung der Personal-, Auftrags- und Aufgabensteuerung; für die nahe Zukunft ist mit Hilfe der Software die zentrale Aufgabenverteilung von Magdeburg aus auf die verschiedenen Ämter der Regionen geplant«, so Hartmann. Auch wird die Umbesetzung innerhalb der Hochbauämter durch die Projekt Suite aufgabenbezogen unterstützt. Transparenz deutlich erhöht Abschließend Axel Hartmann: »Insgesamt hat sich seit Einführung der Projekt Suite die Transparenz in den Projekten und Prozessen innerhalb der Landesbauverwaltung deutlich erhöht; Sinnhaftigkeit und Effizienz unseres eigenen Tuns und Handelns können wir jetzt kontinuierlich und fundiert analysieren, was wiederum zu einer erhöhten Planungs- und Handlungssicherheit führt, und damit zu einer Kosteneinsparung«. Auch notwendige und verordnete Personaleinsparungen bei der Landesbauverwaltung können – ohne Verlust von Qualität und ohne Vernachlässigung der anstehenden Aufgaben – sozialverträglich und langfristig mit der Lösung geplant werden.

Tino Böhler

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