Projekte effektiv steuern
Der Klassiker: Die Müller-Frage
Planungsbüro Müller + Müller Architekten GmbH steckt mitten im Strukturwandel. Die Unternehmensführung wurde vom Gründer Karl Müller an den Junior Matthias Müller übertragen. Gleichzeitig expandierte das Unternehmen aufgrund der guten Auftrags- und Baukonjunkturlage von 40 auf 60 Mitarbeiter; ein zweiter Standort in Leipzig wurde feierlich eröffnet.
Müller + Müller finden sich in einer klassischen ‚Sandwichposition‘ wieder: Das Unternehmen ist noch ‚zu klein‘ um auf gewachsene Prozessstrukturen aufbauen zu können; gleichzeitig können die ‚Strukturen des Zurufs‘ in der Zusammenarbeit nicht mehr erhalten bleiben. Mehr Mitarbeiter, mehr Spezialisten, mehr Fachbereiche sowie nun zwei Standorte müssen sinnvoll, nachvollziehbar, effizient, und zukunftgerecht organisiert und vernetzt werden.
Die bisher verwendete Software erfüllt die neuen Anforderungen nicht mehr. Eine zeitgemäße künftige Softwarelösung soll zudem das Wissensmanagement, die Personaleinsatzplanung und ein auf Planungsbüros zugeschnittenes Controlling sicherstellen. Viele Aufgaben, die ein genaues Hinsehen erfordern und nach neuen Strukturen verlangen – beständig bleibt nur der Wandel.
Per Quantensprung nach vorn
Der Generationenwechsel steht bevor – und das auf allen Ebenen. Viele Mitarbeiter wurden vom Senior Karl Müller in der Gründungsphase eingestellt und bilden bis heute das Fundament des Büros. Nur, wie kann man ihre wertvollen Kenntnisse im Unternehmen halten? Logisch: mit Wissensmanagement und einer Wissensdatenbank.
Junior Matthias Müller muss sich vielen weiteren Aufgaben stellen. Die einzelnen Projekte wollen klug gesteuert und der Personaleinsatzeffizient geplant sein. Von Seniorchef Karl Müller wurde der Projekterfolg eher über den Daumen gepeilt. Eine quantifizierte Analyse der Projekte gab es bis dahin nicht.
Klar ist: die Prozessdigitalisierung greift in den laufenden Betrieb ein. Aber: eine Optimierung der Geschäftsprozesse hebt die Effizienz und die Planungssicherheit auf ein neues Level. Matthias Müller möchte topmoderne Softwarearchitekturen auch dazu nutzen, die externen Projektbeteiligten einzubinden, Daten zentral zu managen und den künftigen Unternehmenserfolg zu sichern.
Matthias Müller ist sich darüber im Klaren, dass diese Neustrukturierung der Geschäftsprozesse nicht per Knopfdruck erreicht werden kann. Das Unternehmens-Update wird ‚on the job‘ und von Experten betreut umgesetzt.
Beide Hände ans Unternehmenssteuerrad
Die Komplexität der zu steuernden Projekte nimmt immer mehr zu. Dem Planungsbüro Müller + Müller Architekten fällt der Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen zunehmend schwer.
Matthias Müller ist bewusst, dass ohne Transparenz in den Projekten kein zielführendes Projektmanagement möglich ist. Dabei sind folgende Punkte für ihn besonders wichtig:
- Angemessene Projektplanung
- Gute Auslastung der produktiven Mitarbeiter
- Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit
- Früherkennung von Abweichungen
- Stets aktuelle projektübergreifende Gesamtsichten
Müllers Führungsnavigator
Matthias Müller installiert sein softwarebasiertes Projektcontrolling als Herzstück seines Projektmanagements. Er erfasst alle relevanten Daten entlang des Projektes mit paralleler Zielanalyse in Echtzeit. Abweichungen steuert Matthias Müller früh entgegen. Alle Ressourcen setzt er absolut effizient ein; die Softwareunterstützung erlaubt ihm ein griffiges Projektmanagement.
Wiko-facts
Seit über 35 Jahren agiert wiko erfolgreich mit seiner Branchenlösung am Markt. Mit langjähriger Erfahrung im Projektgeschäft und steter Innovationsbereitschaft etablierte sich wiko speziell für mittlere und große Planungsbüros zur ersten Wahl im softwaregestützten Projektmanagement und -controlling. Eine browserbasierte Technologie und die seit Jahrzehnten gewachsene Projekterfahrung machen wiko zu einem starken Partner.
„Wer seine Projekte wirtschaftlich führen will braucht ein starkes Controlling – wir haben eines mit wiko.“
Heike Reiser
R & H Umwelt GmbH
90 Mitarbeiter
Wissen ist Gold – Hüten Sie Ihren Schatz
Der Wissenserhalt wird von vielen Unternehmen noch stark außer Acht gelassen. Senior Müller und seine Mitarbeiter der ersten Stunden werden bald das Unternehmen verlassen.
Damit das Unternehmen Müller + Müller zukünftig auch für die nächste Generation Mitarbeiter ein attraktiver Arbeitgeber bleibt, stehen das Wissensmanagement und damit Junior Müller vor folgenden Herausforderungen:
- Erhalt des Mitarbeiterwissens als größtes Unternehmenskapital
- Aufbau eines systematischen Wissensmanagements
- Kontinuierliche Weiterbildung bisheriger und neuer Mitarbeiter
- Einsatzkoordination der innerbetrieblichen Wissensträger
Gewusst wer, wann, wo und wie!
Matthias Müller ist bekannt, dass das Wissen eines Unternehmens der entscheidende Faktor für den Markterfolg ist. Wie bleibt bestehendes Wissen erhalten? Welche Wissensträger werden benötigt? Wann, wo und wie muss das Wissen abrufbar sein? Die alles entscheidende Frage: Wo wird das Wissen zentral verwaltet, bereitgestellt und archiviert, damit es Früchte trägt.
Wiko-facts
Ein kluges Wissensmanagement und Unternehmenserfolg sind fast schon Synonyme. Durch eine zentrale Ablage für alles Wissenswerte und für essenzielle Informationen zur täglichen Arbeit gewährleistet wiko, dass alle wichtigen Parameter jederzeit zur Verfügung stehen. wiko unterstützt Sie entscheidend darin, Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten zu erfassen, damit diese gezielt nach Ihren Stärken in den verschiedenen Projekten eingesetzt werden können.
„Wissen zu zentralisieren, jederzeit verfügbar zu haben und weiterzuentwickeln sind große Herausforderungen – wiko hilft uns dabei diese zu meistern.“
Michael Schmidt
blocher partners, Stuttgart
190 Mitarbeiter
Wachstum? Ja, aber bitte strukturiert
Müller + Müller profitieren von einer sehr guten Baukonjunkturlage, vollen Auftragsbüchern und stetiger Nachfrage nach ihren Leistungen. Sie stehen vor der Frage: Aufträge ablehnen oder Wachstumsstrategie?
Die Aufgabe von Matthias Müller ist es, die Organisation so weiter zu entwickeln, dass Effizienzverluste vermieden werden. Der Schwerpunkt der zukünftigen Wachstumsstrategie wird sein:
- Aufbau durchgängiger, vernetzter Geschäftsprozesse
- Reduzierung von Unproduktivzeiten
- Homogenisierung der IT-Systemlandschaft
- Erhöhung der Arbeitsplatzattraktivität
- Mitarbeiterbindung und Stärkung der Unternehmensidentifikation
Bauen ist Wachstum nach Anleitung
Im Thema Wachstum liegen Fluch und Segen nah beieinander. Mehr Aufträge und mehr Mitarbeiter für Müller + Müller, bedeutet andererseits auch mehr leisten zu müssen. Die Geschäftsprozesse müssen genau untersucht und die Neustrukturierung digital abgebildet werden. Flüssige, in sich greifende Geschäftsprozesse sind schlicht effizient und ziehen Erfolge nach sich.
Wiko-facts
wiko ermöglicht Ihnen eine klare, digitale Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse. Effizienzverluste werden vermieden. Bestens aufeinander abgestimmte und vernetzte, digitale Prozesse bieten Ihnen ein hohes Maß an Transparenz in der Projektsteuerung. wiko stellt Ihnen alle relevanten Daten permanent und auf Abruf zur Verfügung. So können Sie Ihre Ressourcen gewinnbringend einsetzen.
„Transparente Wirtschaftlichkeit – eine wichtige Grundlage des Controllings mit wiko.“
Christian Lehnfeld
WPW GmbH, Saarbrücken
200 Mitarbeiter
Im Kollektiv geht weniger schief
Eine Wachstumsstrategie bringt auch größere Projekte mit sich. Hier ist der Koordinationsaufwand für alle Beteiligten sehr hoch. Mehr Rädchen müssen noch besser ineinander greifen.
Um dem hohen administrativen Aufwand gerecht zu werden, setzt Müller + Müller auf perfekt aufeinander abgestimmte Prozesse. Folgende Punkte sind hierbei zu bedenken:
- Systematische Projektkommunikation
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Informationsflüsse
- Klare Verteilung von Aufgaben und Leistungen
- Digitale Pflege des Projektverlaufes bei allen Beteiligten
- Dokumentation, Verträge, Freigaben, Fachpläne
Alles fließt. In eine Richtung
Wer in seinem Leben bereits eine größere Gruppe koordinieren durfte, der weiß, dass dies mitunter nicht zu den gewünschten Zielen führt – so verhält es sich auch im Projektmanagement mit vielen Beteiligten. Für Junior Müller ist es entscheidend, alle notwendigen Informationen aller Projektbeteiligten stets abrufbar zu halten und auf dieser Basis Aufgaben sinnvoll zu verteilen.
Wiko-facts
Mit der Anwendung wiko BIP ist es gelungen die koordinativen Aufgaben aller internen und auch externen Beteiligten entlang eines Projektes perfekt zu steuern. Dies ermöglicht im Systemabgleich Datenpflege und Projektabstimmung an exakt der Stelle, an der die Informationen gewonnen werden – ohne, dass die Daten mehrfach erfasst werden. Alle ziehen an einem Strang, in dieselbe Richtung.
„Nur gemeinsame Anstrengungen führen zum Erfolg. Die Zusammenarbeit ist mit wiko einfach und strukturiert.“
Werner Andres
igr AG, Rockenhausen
90 Mitarbeiter
Ordnung ist das halbe Leben – mit Recht
Das Einhalten von Pflichten und Richtlinien ist bislang noch nicht allumfänglich in die Prozesse bei Müller + Müller implementiert. Die Themen DSGVO und GoBD bündeln zusätzliche Unternehmenskräfte.
Durch die neue Gesetzeslage kommt Mathias Müller die Aufgabe zu, das Unternehmen rechtssicher aufzustellen. Die Höhe des Strafmaßes bei nachweislicher Nichteinhaltung kann empfindlich und risikobehaftet sein, weshalb zu beachten ist:
- Frühe Einbindung der Mitarbeiter in die rechtlichen Pflichten
- Umsetzung der Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
- Nachvollziehbare Verfahrens- und Prozessbeschreibungen
- Auslegung der Prüfkriterien nach Ermessen der Behörden
Weil Planen schöner ist
Einen großen Teil von Matthias Müllers Arbeitsalltages nehmen administrative Aufgaben ein. Auch auf Mitarbeiterebene wächst der Druck zur Einhaltung gesetzlicher Richtlinien. Und wäre das Binden von Arbeitszeit nicht schon eine hohe Last, so sind auch die möglichen Strafen bei Nicht-Einhalten empfindlich. Längst hat man den Bereich der ‚Bagatellstrafen‘ verlassen.
Wiko-facts
wiko ist das unterstützende Tool in der Einhaltung der DSGVO und GoBD. Zentrale Datenhaltung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Prozesse sind Kern der gesetzlichen Anforderungen. wiko verschafft Transparenz bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben, verbessert die Effizienz und reduziert den administrativen Aufwand. Gewährleisten Sie Ihre Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht, damit am Ende mehr Zeit für das Wesentliche bleibt – das Planen.
„Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist bei uns selbstverständlich, unsere starken Partner wie wiko unterstützen uns dabei zuverlässig.“
Christoph Ogrissek
Kempen Krause Ingenieure GmbH, Aachen
320 Mitarbeiter
Zuerst im Ziel sein bedeutet vorweggehen
Junior Müller will den kaufmännischen und technischen Bereich vernetzen. Ziel ist ein übergeordnetes Verständnis für die Projektziele. Up-To-Date-Technologie fördert die gemeinsame Zielerkennung mit Effizienz und Sicherheit.
Um das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen, sollte Matthias Müller stets Innovationen und neue Technologien im Auge behalten. Weitere entscheidende Faktoren sind:
- Mobiles und vernetztes Arbeiten
- Ständige Verfügbarkeit aller relevanten Daten
- Durchgängige, digitale Erfassung Prozesse
- Verlustfreier Datenfluss
- Kunden- und Marktnähe zur Existenzsicherung
Innovation ist Verrücktheit in Bahnen
Das Planungsbüro Müller + Müller arbeitet täglich für den Erhalt der Konkurrenzfähigkeit am Markt. Der Leistungsdruck seitens der Auftraggeber ist hoch. Neue Ideen und Lösungen sind gefragt. Flexibilität, Transparenz, Sicherheit, Ideenreichtum und ein innovatives IT-Produkt sichern das erfolgreiche und zukunftsfähige Agieren am Markt – bei sich ständig wandelnden Bedingungen.
Wiko-facts
wiko-Kunden profitieren ohne Umweg von einer über 30-jährigen Erfahrung im Projektmanagement und -controlling. wiko ist immer im Stande sich neu zu erfinden. Sowohl das Entwickeln neuer Ideen und Module, die moderne Webtechnologie, als auch die Einbindung externer, markterprobter Lösungen führen dazu, dass der Kunde einen starken Partner mit maximaler Flexibilität hinzugewinnt.
„HPP benötigt einen innovativen und leistungsstarken Partner – diesen haben wir in wiko.“
Claudia Berger-Koch
HPP Service GmbH, Düsseldorf
320 Mitarbeiter
