Kovacic Ingenieure GmbH – Eine Lösung für alle Mitarbeiter

Um künftig die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) noch besser zu managen, transparenter zu machen und um Kunden schnell und zuverlässig Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte zu ermöglichen, setzt die Kovacic Ingenieure GmbH seit Kurzem auf die Unterstützung einer neuen Softwarelösung.

Seit über 20 Jahren plant und realisiert die Kovacic Ingenieure GmbH, Sigmaringen, Bauprojekte in den Bereichen Siedlungswasserwirtschaft, Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerke. Geographische Informationssysteme und die Ingenieurvermessung runden die Dienstleistungen um das Thema Planen und Bauen ab. Um mehr Transparenz bei den Projekten zu erhalten und stets den aktuellen Stand der Projekte vor Augen zu haben, wurde eine neue Softwarelösung notwendig. Dipl.-Ing. (FH) Jürgen Schwochow, Geschäftsführer der Kovacic Ingenieure GmbH, erklärt die Entscheidung für Apsis 2008 und zur Ablösung des Altsystems: „Wir hatten vor Apsis ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle im Einsatz, das aber keine wirklich integrierte Lösung darstellte und das wir lediglich zur Stundenerfassung und Nachkalkulation nutzten. Zudem hatten wir inklusive Altsystem drei Instrumente im Einsatz, so dass wir drei Datensätze parallel pflegen mussten: Das war weder zukunftsfähig noch besonders wirtschaftlich.“ Im Zuge einer Marktsondierung stieß man dann auf Apsis 2008, „das“, so Herr Schwochow, „uns aufgrund seiner absoluten Praxisorientierung und Praxistauglichkeit, der integrierten HOAI und der Möglichkeit der degressiven Honorarberechnung schnell überzeugt hat.“

In der so genannten degressiven Honorarberechnung sieht Herr Schwochow gar ein Alleinstellungsmerkmal von Apsis 2008: „Bei uns ist es gängige Praxis, dass wir Honorarrechnungen teilweise aus der Gesamtsumme berechnen müssen, sprich: Wir rechnen nicht in Bezug auf Einzelobjekte wie Verkehrsanlagen oder Kanalarbeiten ab, sondern auf Basis der Gesamtsumme eines Auftraggebers. Dies war bei allen gesichteten Lösungen mit Ausnahme von Apsis 2008 so nicht machbar.“ So erfüllt die neue Software einerseits auch die für Kovacic Ingenieure verbindlichen, gesetzlichen HOAI-Vorgaben, ist aber andererseits sehr flexibel und lässt Platz für individuelle Besonderheiten in der täglichen (Abrechnungs-)Praxis, oder wie Jürgen Schwochow es formuliert: „Apsis ist aus der Praxis für die Praxis entwickelt.” In der Kostenübersicht sieht man auf einen Blick Überoder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade der letzte Aspekt ist bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie Kovacic mit vielen kleinen Projekten, darunter auch reine Beratungs und Dienstleistungsprojekte, in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität von größter Bedeutung.

Übernahme von Altdaten
Im Rahmen der Einführung der neuen Lösung und der Ablösung der Altsysteme Ende 2007/ Anfang 2008 mussten auch die Altdaten aus drei Datenquellen übernommen werden. Jürgen Schwochow erzählt: „Der komplette Umstieg auf Apsis und die komplexe Datenübernahme mit Stundenübernahme der letzten zehn bis zwölf Jahre liefen super und dauerten bis zur ersten Rechnungsstellung aus dem neuen System heraus gerade mal etwas mehr als einen Monat.“ Die einzelnen aktiven Projekte wurden mit Projektnummer und -namen sofort aus dem Altsystem per Mausklick in die neue Software übernommen. Auf laufende Projekte wurde dann innerhalb von einer Woche von allen Mitarbeitern bereits in der neuen Software gebucht. „Vor Apsis wurden die Stunden im Sekretariat eingepflegt, heute bucht jeder Mitarbeiter seine Stunden selbst, was wiederum eine Kostenersparnis bedeutet.“

Dazu kommt, dass die Verantwortlichen tagesaktuell den Leistungsstand in jedem Projekt einsehen, auf Engpässe, Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten schneller und zielgerichteter reagieren und Fehlerquellen identifizieren können. Bei Kovacic Ingenieure nutzen heute alle 18 Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Projektcontrolling und der Projektauftragsbearbeitung von Apsis inklusive Kostenkontrolle, Zeit- und Aufwandserfassung, Leistungsstandspflege, Abschlagsforderungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen, offene Posten und Mahnwesen sowie Dokumentenverwaltung. Jürgen Schwochow erläutert den letzten Punkt: „Die Suche nach Projektinformationen und Dokumenten erfordert sehr viel Zeit und verursacht damit immer hohe Kosten. Mit der projekt- und nichtprojektbezogenen Dokumentenverwaltung von Apsis sind hier erhebliche Einsparungen und Vereinfachungen erreicht worden.“ Dank der neuen Lösung ist die komplette Büroorganisation und Projektverwaltung bei Kovacic effizienter und effektiver geworden; für im Programm einmal angelegte Projekte können Angebote auf Basis der HOAI schneller, präziser gemacht und entsprechende Rechnungen einfacher und auch schneller bearbeitet werden.

Unternehmenskennzahlen im Blick
Für Jürgen Schwochow erfüllt die Software noch eine sehr wichtige Aufgabe: „Wir nutzen Apsis auch als Management Informationssystem (MIS), und Ende 2008, also ein Jahr nach Echtstart, hatten wir dann die ersten echten Unternehmenskennzahlen, die uns wiederum als Planungsgrundlage für die Zukunft dienen können.“ Die Software bildet heute die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Sichtweise aller Projekte. Und man kann davon ausgehen, dass Kovacic in naher Zukunft einen großen Teil des Unternehmens mit Apsis steuern wird.

Jürgen Schwochow fasst die wichtigsten, positiven Veränderungen seit der Einführung von Apsis zusammen: „Wir können verschiedene Auftraggeber in einem Projekt flexibel handhaben und jederzeit identifizieren; weiter haben wir die Möglichkeit einer wesentlich bessere Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität gegenüber den Vorjahren deutlich verbessert. Dazu kommt, dass wir mit Apsis auch auf dem Weg zu einem optimierten Qualitätsmanagement sind. Fakt ist auch: Die ganze Kommunikation rund um ein Projekt läuft über diese Projektcontrolling-Lösung und reduziert damit unseren Verwaltungsaufwand. Dank Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung kommt noch einmal eine Zeitersparnis dazu, so dass wir alle hier im Büro schlicht und einfach mehr Zeit für produktive, wertschöpfende Tätigkeiten haben.“   Tino M. Böhler, 01069 Dresden

Der Lösungsanwender: Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure Das Ingenieurbüro für Bauwesen Fritz Kovacic wurde 1985 gegründet und firmiert seit 2005 unter Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sigmaringen beschäftigt 18 Mitarbeiter, darunter Diplomingenieure, Techniker sowie Technische Zeichner.
Das Leistungsbild umfasst neben der Beratung und Planung auch die Bauabwicklung und die Projektsteuerung für die staatliche Bauverwaltung, Kommunen und die Privatindustrie. Die Ingenieurtätigkeit erstreckt sich von der Voruntersuchung bis zur baureifen Planung. Ausschreibung, Bauüberwachung, Oberleitung und Bauabrechnung schließen sich nahtlos an. Im Land Thüringen und Sachsen ist Kovacic mit dem Büro Kovacic & Partner GmbH in Langenwetzendorf im Landkreis Greiz vertreten.

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