WPW stellt sich mit wiko neu auf
Rezept mit positiven Nebenwirkungen
Die WPW GmbH verfügte über ein veraltetes Softwareprodukt zur Verwaltung und Steuerung ihrer Projekte, welches nicht mehr weiterentwickelt wurde und den Zukunft gerichteten Anforderungen eines führenden deutschen Planungsunternehmen nicht mehr gerecht wurde. Eine Projektsoftware mit integrierter Personaleinsatzplanung sollte eingeführt werden. Darüber hinaus wurde ein Bedarf an softwarebasiertem Controlling erkannt, den es im Zuge der digitalen Neustrukturierung gleichfalls zu lösen galt.
WPW entschied sich in Folge einer eingehenden Marktanalyse zur Implementierung von wiko. Die Einführung und Einbindung in die Unternehmensstrukturen wurde vor Ort von erfahrenen wiko-Spezialisten betreut und gemeinsam mit dem Kunden umgesetzt. Entscheidend für die Auswahl war, die jahrzehntelange Branchenerfahrung, eine ausgeprägte Flexibilität und eine weitreichende Anpassungsfähigkeit.
Ein Schwerpunkt lag bei der Personaleinsatzplanung.
Ein wesentlicher Anforderungsschwerpunkt war eine umfangreiche Abbildung und Planbarkeit des Personaleinsatzes. Christian Lehnfeld, kaufmännischer Leiter der WPW GmbH, erinnert sich: „Wir brauchten eine Personaleinsatzplanung, um die Projekte unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zukunftsgerichtet planen zu können. Das war einer der Hauptgründe für die Anschaffung einer neuen Software, die wir dann schließlich in wiko fanden.“
„Bei unserer alten Bürosoftware handelte es sich um keine spezifische Ingenieurlösung, die sich zunehmend an unseren Bedürfnissen vorbeibewegte“, so Herr Lehnfeld zur damaligen Ausgangssituation. „Uns war schnell klar, dass das so nicht mehr funktionierte und wir eine neue Lösung brauchten. Unsere Anforderungen an eine Software hatten sich mit der Zeit grundlegend geändert und wir mussten uns softwareseitig neu orientieren.“
Erfolgreiche Implementierung bedeutet gute Planung
Da ein solcher Softwareneustart nicht selten projektbehindernd sein kann, wurde eine gute Planung benötigt. Dazu gehörte eine große Portion an Erfahrung sowie das notwendige Fingerspitzengefühl, um die Akzeptanz für diesen Eingriff in die Prozesse der täglichen Arbeit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Die einschlägige Projekterfahrung mit erfolgreich umgesetzten Implementierungen war mit ein Hauptgrund für das WPW-Vertrauen in wiko. Christian Lehnfeld: „In der Organisation haben wir uns mit allen Beteiligten – schwerpunktmäßig mit den Führungsebenen der Fachbereiche – zusammengesetzt, um zu schauen, welche Prozesse im Haus umgestellt werden müssen.“ Daraufhin wurde die Software stufenweise in den realen Einsatz übernommen. Im ersten Schritt wurden alle Projekte und Auftragsbestände erfasst, die Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement für alle kaufmännischen Unterlagen implementiert. Weiter wurde eine monatliche Leistungsstandbewertung eingeführt und darauf aufbauend die Leistungsstandplanung.
Die wiko-Experten erleichterten den WPW-Mitarbeitern die Umsetzung im Alltagsgeschäft. „Bei der Einführung wurden alle Mitarbeiter durch die Betreuung von wiko an die Hand genommen – und das war gut. Wir haben gemerkt, dass die Akzeptanz durch einen externen Berater deutlich höher war, als wenn wir das Projekt allein umgesetzt hätten. Der gesamte Prozess war von wiko sehr gut vorbereitet.“
Die WPW-Mitarbeiter waren alsbald davon überzeugt, dass aufgrund dieser Transparenz und Übersicht eine gute Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung gegeben ist. Mit der Akzeptanz der Softwareimplementierung wurden dann nach und nach die Strukturen der Projekte neu aufgesetzt und alle projektbezogenen Verträge wurden in die wiko-Software eingepflegt. Damit war zugleich die Basis für ein durchgängiges Controlling gelegt. „Mit wiko hat sich bei uns das Controlling weiterentwickelt, weil die Übersicht um Auswertungsmöglichkeiten in diesem Umfang vorher nicht da war – Transparenz über alle Fachbereiche und Gesellschaften“, erklärt Herr Lehnfeld.
Das Ziel ist erreicht, der Weg geht weiter
Es offenbarten sich schnell die Vorzüge in Form einer besseren Auswertung der Projekte, auch auf Fachbereichsebene, seitens WPW. Die Steuerung von Projekten ging fortan leichter von der Hand. Ausgehend von einer aktuellen Datenpflege durch die Führungsebene gewöhnten sich die Mitarbeiter schnell an die Pflege der Leistungsstände.
Nach erfolgreicher Einführung einer Quartalsplanung für die einzelnen Fachbereiche läuft das Controlling flüssig. „Beim gesamten Implementierungsprozess kam Stück für Stück immer eine weitere Funktion in wiko hinzu und die Mitarbeiter erkennen zunehmend den großen Mehrwert“, so der kaufmännische Leiter Christian Lehnfeld. Dann fügt er noch hinzu: „Es zeigt sich, dass die Vorbildfunktion unserer Führungskräfte in der Anwendung und Umsetzung einen maßgeblichen Anteil daran hat, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.“
Nachdem die Client-Server-Version mehrere Jahre im Einsatz war, erkennt WPW nun in der modernen, browserbasierten Oberfläche von wiko sowie in den mobilen und standortunabhängigen Datenzugriffsmöglichkeiten weitere signifikante Vorteile.