Eine neue Lösung -Softwareeinführung bei HPP Architekten

HPP Architekten gehört zu den namhaften Architekturbüros in Deutschland. Um auch für die Zukunft in diesem hart umkämpften Markt gut gerüstet zu sein und um die weltweit verteilten Projekte bessern steuern zu können, entschieden sich Geschäftsführung und Gesellschafter von HPP Architekten im Jahr 2007 für die Anschaffung der umfassenden, betriebswirtschaftlich fundierten Projektmanagement – und Controlling-Lösung wiko.

Diplom-Kauffrau Claudia Berger-Koch, Geschäftsführerin der für alle kaufmännischen Belange inklusive effizienter Büro- und Projektstrukturen zuständigen HPP Service GmbH, erinnert sich: „Wir haben uns mit dem Thema und der Einführung eines Controlling- Systems schon 2003 beschäftigt. Aber aus unterschiedlichen Gründen, wie etwa Wirtschaftskrise und Konsolidierung, konnten wir uns bis 2007 nicht entschließen, den Plan in die Tat umzusetzen. Die Entscheidung für die Projektmanagement und Controlling- Lösung „wiko“ stand jedoch eigentlich schon 2003 fest.

Im Grunde genommen kannte ich diese Lösung bereits vor meiner Zeit bei HPP, als ich sie als Unternehmensberaterin bei einem Mandanten im Einsatz sah und feststellte: „wiko“ ist das Controlling-System für ein modernes Architekturbüro.“

Eine neue Lösung muss her

Schon vorher hatte HPP zwar eine leistungsfähige und noch heute im Einsatz befindliche Kostenrechnung, die aber nur rückblickend Auskunft über die Projektstände gab. Alles, was in die Zukunft gerichtet war, wurde mühsam manuell und mit einem großen Arbeitsaufwand über „Excel“ und „Access“ abgebildet. Diese Daten waren weder aktuell noch entsprach dies einem – für ein Büro wie HPP erforderlichen – Standardberichtswesen. Claudia Berger-Koch blickt zurück: „Es gab kein Standard-Management-Report.“ Das sollte sich mit der Einführung von „wiko“ ändern. Hinzu kamen die Stärken der Software im Bereich der Personalplanung mit Ressourcenvorschau sowie die Möglichkeit einer zukunftsorientierten Projektplanung mit Rentabilitätsvorschau.

„Die Software sollte interaktiv, datenbankgestützt und mandantenfähig sein und es HPP erlauben, alle Tochterunternehmen und Projektleiter weltweit einzubinden“ , so Claudia Berger-Koch zu den Anforderungen. „Darüber hinaus sollte sie eine geringe Komplexität haben, denn wir wollten ein System mit betriebswirtschaftlichem Fokus, das für Architekten leicht verständlich ist und das sie folglich auch gerne benutzen“ Dazu kam der Ruf nach einer Standardsoftware mit Updates, die immer die aktuelle Rechtslage zeitnah berücksichtigen und abbilden – wie gegenwärtig bei der HOAI.

Claudia Berger-Koch äußert sich zur zu endgültigen Entscheidung für die neue Lösung: „Uns war schon 2003 klar, dass „wiko“ diese Voraussetzungen mit seiner architektenspezifischen Ausrichtung in mustergültiger Weise erfüllt. Dabei wurde die Entscheidung durch ein fundiertes Pflichtenheft untermauert und sowohl von kaufmännischer, Gesellschafter- und sogar von Wirtschaftsprüferseite abgesegnet.“ Die Implementierung Anfang 2008 erfolgte bei HPP im Tagesgeschäft innerhalb von wenigen Arbeitstagen.

Zuständig für die Umsetzung waren zwei Mitarbeiter. „Wir waren allerdings doch erstaunt, wie schnell die Integration der Altdaten in einer sogar noch leicht verbesserten Struktur vonstatten ging, wobei es sich eher um eine Integration und Kopplung in und an die bestehenden Systeme handelte“, so Claudia Berger-Koch zur Einführung. Die vorhandene Kostenrechnung sollte nicht aufgeben werden, man wollte die Zukunftssicht der neuen Softwarelösung in die vorhandenen kaufmännischen Lösungen integrieren. Das heißt also, „wiko“ ist bei HPP als „Zukunftsmodul“, wie es Claudia Berger-Koch nennt, zwischen die Systeme gestellt und tauscht über Schnittstellen Daten mit diesen aus.

„Wir haben bei der Einführung sowohl unsere Datenstruktur als auch viele eingefahrene Prozesse noch einmal überdacht und diskutiert und dabei Verbesserungen entdeckt, die man dann gleich mit umgesetzt hat“, erläutert Claudia Berger-Koch den positiven Nebeneffekt der Software- Implementierung. Seit Anfang 2008 steuert HPP alle – zurzeit 158 aktive – Projekte in „wiko“ inklusive der Web-Zeiterfassung aller Mitarbeiterstunden sowie deren Übernahme in die Lohnbuchhaltung. Hinzu kommt die Rechnungserfassung, so dass jetzt alle Ist- Daten im System sind und die Führungsebene (die Partner) beginnen kann, die Projekte zukunftsgerichtet zu planen.

„Da kommt schon mal richtige Freude auf, weil das System mit Leben und Daten gefüllt ist und unseren Partnern nun genau die Auswertungen per Knopfdruck liefert, die sie sich schon immer gewünscht haben. Die neue Lösung läuft seit der Einführung stabil und zu unserer vollsten Zufriedenheit. Es ist ein integriertes, systematisches Steuerungsinstrument. Selbst die etwas größeren Kritiker im Haus, die zu Beginn noch am Wirkungsgrad gezweifelt hatten, sind heute begeistert“, so Claudia Berger-Koch in einem ersten Fazit.

Schritt für Schritt

„wiko“ wurde zunächst in der Hauptgesellschaft, der HPP GmbH und Co. KG, implementiert. In einem weiteren Schritt wird die HPP International Planungsgesellschaft mbH folgen. Bei der HPP International, die alle Architekten- und Generalplanerleistungen für Projekte im Ausland sowie für ausländische Auftraggeber erbringt, ist wiko ein wichtiges Instrument, um die Subunternehmerverträge zu kontrollieren. Im Nachgang wird HPP noch drei andere Tochter-Gesellschaften integrieren.

Claudia Berger-Koch erläutert die Strategie: „Die Partner und die Architekten unserer größten Gesellschaft warteten auf so ein System und auf die Zahlen und Fakten. Wir haben dann einfach den Mut gefasst, die Software direkt hier zu implementieren. Diesem erfolgreichen Piloten sollen dann die weiteren Tochtergesellschaften folgen.“ Das System läuft heute zentral auf der Datenbank in Düsseldorf, Mitarbeiter anderer Standorte bundes- und weltweit sowie auf allen Baustellen nutzen die Web-Zeiterfassung. Dazu Claudia Berger-Koch: „Die Partner wollen und sollen natürlich das gesamte System nutzen und greifen über den Remote-Zugriff auf die zentrale Datenbank. Sicher, das hätte man auch anders lösen und unsere IT-Leute an alle diese Standorte schicken können, damit sie auf den Rechnern der Partner die Software installieren. Wir dachten uns allerdings, dass es doch einfacher und wirtschaftlicher ist, den Zugriff der externen Standorte über Remote Access zu realisieren, zumal die Partner selber oft unterwegs sind. So können sie heute 24 Stunden am Tag an jedem Ort dieser Welt ihre aktuellen Projektstände sehen.“

„wiko“-Funktionsbereiche im Überblick

• Projektanlage mit HPP-spezifischem Prozessmodell
• Ermittlung von HOAI-Honoraren
• Personalplanung
• Festlegung von Budgets
• Leistungsstandserfassung
• Überblick Projektstand – Honorare
• Überblick Projektstand – Stunden
• Leistungserfassung der Mitarbeiter
• Fakturierung
• Controlling-Cockpit und Auswertungen

So ist „wiko“ heute integraler Bestandteil im Geschäftsablauf von HPP und hinsichtlich der Integrationsfähigkeit, Anwendung und Kommunikation mit anderen IT-Systemen bestens aufgestellt. „Wenn ich das in Schulnoten sagen darf, verdient „wiko“ hier eine Bestnote“, fasst Claudia Berger-Koch diesen Punkt zusammen. Die Software sorgt auch für mehr Transparenz für die Geschäftsführung: „Auch da würde ich eine 1 vergeben.“ Denn HPP hat heute die Möglichkeit, über alle Kostenstellen und Partnerbereiche die Projekte mit ihren Deckungsbeiträgen auszugeben. Selbst in der Gesellschafterversammlung ist es so möglich, sich diese topaktuell anzeigen zu lassen. Einzelne Problemprojekte können schnell identifiziert und herausgefiltert werden, wie Claudia Berger-Koch erläutert: „Das ist schon ziemlich mustergültig, tagesgenau und per Knopfdruck die Problemprojekte zu sehen. Im Prinzip hatten wir das auch vorher schon, aber für alle Leute außerhalb des Rechnungswesens leider nicht im Zugriff. Das hat sich geändert.“ Die Folge ist, dass man bei HPP kommunikativer geworden ist, dass sich die einzelnen Partner mehr besprechen und sehr viel gezielter nach Lösungen suchen, die für die Projekte in Frage kommen. Ein weiteres Plus, das sich in bare Münze auszahlt, ist die Nutzung des Controlling im Vorfeld von Vertragsverhandlungen: Die Verhandlungsposition zu Beginn eines Projektes ist wesentlich besser geworden.

Im Gegensatz zu früher planen die HPP-Mitarbeiter heute schon in ersten Schritten, wie ein Projekt in Bezug auf die zu besetzenden Mitarbeitergruppen abgewickelt werden müsste. „Damit haben wir schon eine budgetierte Kostenvorstellung, bevor wir überhaupt in die Verhandlung gehen. Wir kennen also das Budget, das wir kostenmäßig auf jeden Fall brauchen. Diese Information hatten wir früher nur sehr rudimentär. Heute wissen wir genau, welches Honorar wir unter keinen Umständen unterschreiten dürfen“, fasst Claudia Berger-Koch die Rentabilitätsvorschau auf Projekte zusammen. Und durch den Bereich „Nachtrag“ bei der Zeiterfassung werden heute vom Bauherrn zusätzlich geforderte Leistungen außerhalb des Vertrags verstärkt aufgefangen. So ist das Nachtragsvolumen seit der „wiko“-Einführung deutlich gestiegen – allein durch die strukturierte Darstellung der Projekte in der Zeiterfassung werden heute sehr viel mehr Nachträge formuliert.

HPP hatte zwar schon immer eine gute kaufmännische Struktur, das Problem war eher, ein Controlling- System zu finden, das diese von den Mitarbeitern als transparent und leicht empfundene Struktur nicht all zu sehr verändert. „Wir waren erstaunt, wie sich „wiko“ der Denkstruktur unseres Planungsbüros in idealer Weise angepasst hat. Wir haben die Prozesse zwar etwas vereinheitlicht, aber die HPP-Grundprozesse sind geblieben.“ HPP hat zudem Auswertungsmöglichkeiten gewonnen, die besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Liquidität des Büros mitabsichern. Dazu Claudia Berger-Koch: „Ich bedaure, dieses System nicht schon in 2003 gehabt zu haben. Es gibt immer wirtschaftliche Zeiten, in denen ein kaufmännischer Leiter auf der Suche nach Liquidität ist, wissend, dass der nächste Lohnlauf vor der Tür steht. Das war dann immer mit einer Reihe von Telefonaten und viel Aufwand verbunden. Hier gibt es doch einige schöne Reports, die auf Knopfdruck belegen, wo Abrechnungspotential besteht und wo man eine Abschlagszahlung stellen kann. Zum Glück geht es uns heute wirtschaftlich gut.“

Fazit

HPP konnte mit „wiko“ eine Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erreichen, das Unternehmen denkt heute wirtschaftlicher und die Partner nutzen diese wirtschaftlichen Informationen, um sich Steuerungsmaßnahmen auszudenken und gewinnbringend einzusetzen. Man erkennt die kritischen Projekte sehr viel schneller und es ist nicht mehr so, dass diese kritischen Projekte ein zu akzeptierendes Grundübel darstellen. Vielmehr nimmt man sich dieser Projekte an und überlegt gemeinsam, „was können wir mit diesen Projekten machen, wie können wir gegensteuern, wie können wir Nachträge verhandeln oder das Personal austauschen“, so Claudia Berger-Koch. Es liegen heute also viele Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen auf der Hand, wie Claudia Berger-Koch abschließend formuliert: „Das ist vielleicht auch ein Stück neue und gute HPP-Unternehmenskultur, mit wirtschaftlichen Daten eigenverantwortlich so umzugehen, dass man daraus Steuerungsdaten ableitet. Nichts anderes soll Controlling sein – kein Kontroll-, sondern ein Steuerungsinsturment.“