Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFerD-Format

Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFerD-Format

Mehrere Kunden haben uns zwischenzeitlich kontaktiert und uns nach der Verarbeitung in wiko von Rechnungen im ZUGFerD-Format gefragt.

Das ZUGFerD-Format ist ein standardisiertes Datenformat für die Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. Es basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Zukünftig soll eine elektronische Rechnung mehr sein als ein Word-Dokument oder ein PDF, das per E-Mail übersandt wird.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten „Message User Guidelines“ (MUG).

Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Ein Ziel der Verwendung des  ZUGFeRD-Formats ist, dass in Zukunft elektronische Rechnungen genauso einfach empfangen und versandt werden können wie Papierrechnungen. Gerade Planer, deren Rechnungen sehr strukturiert aufgebaut werden, können durch die Verwendung des ZUGFeRD-Formats  spürbare Erleichterungen erfahren. So kann beispielsweise der Scanvorgang der Papierrechnung entfallen, die manuellen Kürzung von Positionen und die positionsgenaue Zurechnung digital erfolgen.

Die Integration des ZUGFerD-Formats wurde jetzt in der Entwicklungs-Roadmap von wiko hoch priorisiert. Wir werden Sie hierzu in Kürze informieren.

Sollten Sie sich vorab informieren wollen, rufen Sie uns unter 0761 – 13788-0 an oder senden Sie uns eine Mail unter info@wiko.de.

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