Viele Unternehmen, viele Anforderungen – eine Lösung mit vielen positiven Effekten: wiko

„Uns war klar, dass wiko diese Voraussetzungen in mustergültiger Weise erfüllt.“

Controlling bei agn Niederberghaus & Partner
Die Einführung von wiko im Jahr 2007 hatte für JensSuerbaum, Controlling Architekturbüro agn Niederberghaus & Partner GmbH, u.a. folgenden Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren … man kann durchaus sagen, das wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit wiko steuern.“ Jens Suerbaum weiter: „Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Jens Suerbaums Controlling-Kollege André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner sind Stundencontrolling, Fremdleistungsverwaltung und Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der wiko-Lösung hervorragend abbilden. Für Planungsbüros unserer Größe mit 270 Mitarbeitern konnten wir keine bessere Lösung bekommen. Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine ‚echte’ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“

Controlling bei Grontmij
Ca. 680 Mitarbeiter hat deutsche Grontmij-Gruppe, die an mehr als 30 Standorten ist und zu Grontmij N.V., einer 11.000 Mitarbeiter starken Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt gehören. So meistern die Mitarbeiter der deutschen Grontmij-Gruppe Jahr für Jahr mehr als 2.000 Projekte in unterschiedlichen Bereichen. 2008 entschloss sich die Grontmij-Tochter ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen “Agresso Business World” und “wiko” für die täglichen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projektcontrolling und -management abzulösen. Gerrit Meinken, Bereichsleiter Controlling/Finanzen zur wiko-Entscheidung: „Nicht ausreichend war der Daten- Output im Projektcontrolling des bisherigen Systems. Auch die Anlage eines Projektes ist für unsere Nicht-ITSpezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. wiko hat uns auch im Projektcontrolling voll und ganz überzeugt. Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Ich kann im ERP-System eine OP-Liste (offene Posten) generieren und kann diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt bzw. bei dieser Rechnung ist.“ Heute arbeiten 200 Nutzer tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Gerrit Meinken, „dass an einigen Standorten beispielsweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung macht. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende
Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“ Gerrit Meinken abschließend: Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung: Wenn beispielsweise einer unserer 15 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung einen Kontenabruf startet, dauerte der im Altsystem zwei Minuten und heute eben nur noch sieben Sekunden. Oder ein Mitarbeiter des Projektcontrollings fordert einen Report über die ganze Gesellschaft, der bei wiko nur 15 Minuten dauert – statt vorher zwei Stunden. Noch ein Beispiel: Eine Projektanlage ging im Vorgängersystem nicht unter 15 Minuten zu handeln, bis man endlich alles Erforderliche eingegeben hatte. Aber wenn ich heute unsere Projektleiter sehe, die vielleicht nur alle drei Monate ein
neues Projekt anlegen, dann geht das in zweieinhalb bis drei Minuten. Hier entsteht dank wiko wieder ein Zeitgewinn im wahrsten Sinne des Wortes: gewinnbringend für wertschöpfende Tätigkeiten.“

Softwareeinsatz bei Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH
„Die Entscheidung für wiko stand jedoch eigentlich schon 2003 fest. Im Grunde genommen kannte ich wiko noch länger, da ich diese Lösung als Unternehmensberaterin vor meiner Zeit bei HPP bei einem Mandanten im Einsatz sah und schon damals feststellte: wiko ist das Controlling-System für ein modernes Architekturbüro“, sagt Diplom-Kauffrau Claudia Berger-Koch, Geschäftsführerin der füralle kaufmännischen Belange inklusive effizienter Büround Projektstrukturen zuständigen Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH, einer Tochter der Hentrich-Petschnigg & Partner (HPP) GmbH + Co. KG. Weltweite Beachtung fand HPP durch die gewonnenen Wettbewerbe „EXPO Village Shanghai“ (2006) sowie „Europe Tower Sofia“ (2007). Der Hauptsitz von HPP Architekten mit seinen 200 Mitarbeitern befindet sich im modernen Düsseldorfer Medienhafen, weitere Bürostandorte sind Berlin, Bukarest, Frankfurt, Hamburg, Köln, Leipzig, Stuttgart, Shanghai und Sofia. Um auch für die Zukunft in diesem hart umkämpften Markt gut gerüstet zu sein und um die weltweit verteilten Projekte bessern steuern zu können, entschieden sich Geschäftsführung und Gesellschafter von HPP 2007 für die Anschaffung der Projektmanagement- und Controlling-Lösung wiko, dazu Claudia Berger-Koch: „Die Software sollte interaktiv, datenbankgestützt und mandantenfähig sein und es HPP erlauben, alle Tochterunternehmen und Projektleiter weltweit einzubinden. Darüber hinaus sollte sie eine geringe Komplexität haben, denn wir wollten ein System mit betriebswirtschaftlichem Fokus, das für Architekten leicht verständlich ist und das sie folglich auch gerne benutzen“ Dazu kam der Ruf nach einer Standard-Software mit Updates, die immer die aktuelle Rechtslage zeitnah berücksichtigen und abbilden – wie gegenwärtig bei der HOAI. Claudia Berger-Koch zu endgültigen Entscheidung für wiko: „Uns war schon 2003 klar, dass wiko diese Voraussetzungen mit seiner architektenspezifischen Ausrichtung in mustergültiger Weise erfüllt. Dabei wurde die Entscheidung durch ein fundiertes Pflichtenheft untermauert und sowohl von kaufmännischer, Gesellschafter- und sogar von Wirtschaftsprüferseite abgesegnet.“ Das System läuft heute zentral auf der Datenbank in Düsseldorf, Mitarbeiter anderer Standorte bundes- und weltweit sowie auf allen Baustellen nutzen die Web-Zeiterfassung. wiko ist heute integraler Bestandteil im Geschäftsablauf von HPP und hinsichtlich der Integrationsfähigkeit, Anwendung und Kommunikation mit anderen IT-Systemen bestens aufgestellt. „Wenn ich das in Schulnoten sagen darf, verdient wiko hier eine Bestnote“, fasst Claudia Berger-Koch diesen Punkt zusammen. wiko sorgt auch für mehr Transparenz für die Geschäftsführung: „Auch da würde ich eine 1 vergeben“, so Claudia Berger-Koch. Denn mit wiko hat HPP heute die Möglichkeit, über alle Kostenstellen und Partnerbereiche die Projekte mit ihren
Deckungsbeiträgen auszugeben. Selbst in der Gesellschafterversammlung ist es so möglich, sich diese topaktuell anzeigen zu lassen. Einzelne Problemprojekte können schnell identifiziert und herausgefiltert werden, wie Claudia Berger-Koch erläutert. Berger-Koch weiter: „Wir waren erstaunt, wie sich wiko der Denkstruktur unseres Planungsbüros in idealer Weise angepasst hat. Wir haben
die Prozesse zwar etwas vereinheitlicht, aber die HPP Grundprozesse sind geblieben.“ HPP hat mit wiko zudem Auswertungsmöglichkeiten gewonnen, die besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Liquidität des Büros mitabsichern, dazu Claudia Berger-Koch: „Es gibt immer wirtschaftlich angespannte Zeiten, in denen ein kaufmännischer Leiter auf der Suche nach Liquidität ist, wissend, dass der nächste Lohnlauf vor der Tür steht. Das war dann immer mit einer Reihe von Telefonaten und viel Aufwand verbunden. Hier gibt es doch einige schöne Reports in wiko, die auf Knopfdruck belegen, wo Abrechnungspotential besteht und wo man eine Abschlagszahlung stellen kann. Zum Glück geht es uns heute wirtschaftlich gut.“ Fazit: HPP konnte mit wiko eine Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erreichen, das Unternehmen denkt heute wirtschaftlicher und die Partner nutzen diese wirtschaftlichen Informationen, um sich Steuerungsmaßnahmen auszudenken und gewinnbringend einzusetzen. Man erkennt die kritischen Projekte sehr viel schneller und es ist nicht mehr so, dass diese kritischen Projekte ein zu akzeptierendes Grundübel darstellen. Es liegen heute viele Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen auf der Hand, wie Claudia Berger-Koch abschließend formuliert: „Das ist vielleicht auch ein Stück neue und gute HPPUnternehmenskultur, mit wirtschaftlichen Daten eigenverantwortlich so umzugehen, dass man daraus Steuerungsdaten ableitet. Nichts anderes soll Controlling sein – kein Kontroll-, sondern ein Steuerungsinsturment.“

Projektkostencontrolling bei Obermeyer
Im Jahre 1958 in München gegründet, gehört die Unternehmensgruppe Obermeyer heute zu den führenden unabhängigen Planungsgesellschaften in Deutschland. Mit mehr als 1.200 Beschäftigten in zahlreichen Niederlassungen und Beteiligungen im In- und Ausland deckt Obermeyer in gesamtplanerischer Verantwortung alle Bereiche der Bauplanung in den Geschäftsbereichen Gebäude, Verkehr und Umwelt ab. Dr. rer. Nat. Robert Balder, Fachbereichsleiter Software-Entwicklung und -Betreuung bei Obermeyer Planen + Beraten, zur Situation vor der wiko-Einführung: „Wir hatten selbstverständlich eine Projektkostenrechnung, in der Zeiten und Projektkosten erfasst wurden. Um eine geeignete Software für die Ausgabe verlässlicher Planzahlen als Vorschau auf zukünftige Entwicklungen zu finden, wurde von der Geschäftsführung eine Marktsondierung in Auftrag gegeben. Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied man sich neben einem ERP-System für die Projektmanagement-Lösung wiko. „Da die ERP-Software keine Branchenlösung für Projektsteuerung anzubieten hatte, haben wir uns für die Lösung des Projektmanagement-Spezialisten wiko entschieden. wiko war einer der wenigen Anbieter, dem wir unser Geschäft nicht erklären mussten, sondern der es im Wording und in den Funktionalitäten der Software beherrscht“, kommentiert Robert Balder die Entscheidung pro wiko im Jahr 2008. Obermeyer hat mit wiko ein System eingeführt, das eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen erlaubt – basierend auf den Einzelplanungen in den Projekten. „Unsere Geschäftsführung und die Projektleiter erhalten eine Vorschau über die Projekte, wer in den Projekten gebunden ist oder ab wann nicht mehr genügend
Auslastung vorhanden ist“, so Balder zur Auslastungsplanung mittels wiko. Fehle die Auslastung ab einem bestimmten Zeitpunkt, könne man frühzeitig gegensteuern. „Und auch im Bereich der Kalkulation der Plankosten lässt sich so ein nachvollziehbarer Zustand herstellen, indem Sachkosten und Fremdleistungen nicht als reine Zahl hinterlegt werden, sondern aufgegliedert und für jeden sichtbar“, so Balder weiter. Und auch an den Stellen, wo wiko in der Anwendung auf Daten aus dem ERP-System trifft, kann die Projektmanagement-Lösung punkten, dazu Fachbereichsleiter Balder: „In wiko wird heute die komplette Projektstruktur sowie die Rechnungsplanung abgebildet. Die Schnittstellen zum ERP-System und die beiden Lösungen miteinander laufen reibungsfrei. Auch das Reporting von wiko bringt laut Robert Balder für Obermeyer einen großen Nutzen: „Die Reportingmöglichkeiten in wiko sind sehr gut; man kann sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit viele
aussagekräftige Reports ausgeben lassen.“

Projektmanagement bei UmweltPlan
Das UmweltPlan-Team in Stralsund besteht heute aus 60 hochqualifizierten und erfahrenen Regionalplanern, Landschaftsplanern, Landschaftsarchitekten, Stadtplanern, Wasserwirtschaftler, Geographen, Biologen, Kartographen, Geologen, Hydrologen und Physiker. Diplom-Geographin Synke Ahlmeyer, Geschäftsführerin UmweltPlan GmbH, zum Erfolgsgeheimnis des Unternehmens: „Mit unserem Know-how, unserer Manpower und der schon vor Jahren eingeführten betriebswirtschaftlich fundierten Projektmanagement- und -Controlling-Lösung der wiko Bausoftware GmbH sind wir in der Lage, unsere zahlreichen Projekte verantwortungsbewusst und effizient zu planen sowie kompetent zu betreuen, zu moderieren und verlässlich zu steuern.“ Synke Ahlmeyer im Vorfeld der wiko-Einführung
zu den Anforderungen an die neue Projektmanagement und Controlling-Lösung: „Die Abarbeitung der einzelnen Projekte aus völlig unterschiedlichen Feldern zeigte uns, dass wir ein Projektmanagement wie wiko brauchen, mit dem man den Schriftverkehr, die Projektplanung und sämtliche Rahmenbedingungen der Projekte wieder finden kann, und zwar nicht nur für den Projektleiter oder die Buchhaltung einschließlich Rechnungslegung, sondern dass eben alle Mitarbeiter nach einem einheitlichen System – mit hierarchischen Zugriffsrechten – arbeiten.“ Ahlmeyer weiter: „Mit der wiko-Dokumentenverwaltung haben wir ein hohes Maß an Disziplin in diesem Thema erreicht. Praktisch durch die Struktur des Programms‚ wurden und werden alle Mitarbeiter somit angehalten, sauber und nachvollziehbar ihre Projekte zu stemmen, was gerade für unser Qualitätsmanagement und die damit zusammenhängende QM-Zertifizierung von elementarer Bedeutung ist.“ Schließlich führt die Softwarelösung wiko auch zu einer Reduzierung der Kosten bei UmweltPlan, Synke Ahlmeyer erläutert, wie es dazu kommt: „Wir führen sowohl das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung als auch die Zeiterfassung ganz stringent und konsequent über dieses Management- und Controlling-Instrument und gehen dabei sehr kontinuierlich vor. Wenn das Ganze jetzt anders, also manuell im Nachweis zu führen wäre, dann bräuchten wir natürlich viel mehr Ressourcen, die aber dank wiko betriebswirtschaftlich sinnvolle und wertschöpfende Tätigkeiten im Unternehmen übernehmen können. UmweltPlan hat und pflegt mit wiko auch eine sehr offene Projekt- und Unternehmenskultur. So haben alle Mitarbeiter hierarchische Zugriffsrechte und sehen – egal ob Projektbearbeiter, Projektleitung, kaufmännische Mitarbeiter oder Geschäftsführung – zu jedem Zeitpunkt die Projektleistungsstände die damit verbundene Ertragslage in Euro, dazu Synke Ahlmeyer: „Das ist eine sehr transparente Herangehensweise. …… Diese Transparenz ist so auch gewollt, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass mit der wachsenden Transparenz auch die persönliche Verantwortung für das Betriebsergebnis wächst.“ Und diese Verantwortung ist neben einer guten Auftragslage die beste Zukunftsgarantie für das Stralsunder Planungsbüro.

Fazit:
Das wiko-Projektcontrolling nimmt im Bereich Betriebswirtschaft bei allen Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Neben der kompletten Projektabrechnung erfüllt die wiko-Lösung alle an ein modernes Projektcontrolling-System gestellten Forderungen. In der Komplettheit der Software ist wiko ein großer Nutzen für alle Beteiligten im Unternehmen.

wiko-Nutzen für das Management:
• Reduktion Verwaltungsaufwand,
• Verstärkte Übernahme von Verantwortung und wirtschaftlichem Denken der Projektleiter,
• Verbesserung Liquidität durch schnelle Honorarabrechnungen,
• Stets transparente Auftragslage und Erfolgsdarstellung je Abteilung,
• Transparente Darstellung der Unternehmensentwicklung, auch langfristig,
• Deutliche Senkung der Betriebskosten,
• Risikominimierung in Projekten durch Voraussicht,
• Integrationsmöglichkeit mit Finanzen bietet eine schlanke und effiziente Geschäftslösung,
• Schnelle Einarbeitung von neuen Mitarbeitern durch gesicherte Prozesse.

wiko-Nutzen für den Projektleiter:
• Die Projektleiter finden sich in Ihrer Arbeitswelt wieder –hohe Akzeptanz,
• Zeitersparnis und Wirtschaftlichkeit bei Projektarbeit, z.B. durch Projektvorlagen,
• Durchgängige Abbildung der Verträge und Honorare bis zum Subunternehmer,
• Transparenz über Projektstand und Projekterfolg,
• Zeitersparnis durch schnelle Verfügbarkeit von Projektinformationen,
• Einfacher Verkauf und Abrechnung von Nachweisleistungen,
• Schnelle Reaktion bei Projektabweichungen,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit.

wiko-Nutzen für den Projektmitarbeiter:
• Direkte Zeiterfassung auf die Projekt- und Vertragsstruktur erhöht den Komfort,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit,
• Die benötigten Projektinformationen stehen direkt zur Verfügung,
• Der Mitarbeiter findet Motivation und Orientierung in klaren Vorgaben und Erfolgskontrollen

Quelle:
Ausgabe: CS Online Autor: Tino M. Böhler, Dresden

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