Ingenieurgruppe Freiburg GmbH – So sind wir leistungsstärker geworden!

Auch eine Software kommt in die Jahre. So muss nicht immer wieder nur beim Betriebssystem auf eine neue Generation umgestiegen werden, auch bei der Anwendungssoftware kann ein Umstieg durchaus lohnenswert sein. Dies zeigt das Beispiel eines Ingenieurbüros, das seine Projektmanagementsoftware erneuert hat.

Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Auf der Suche nach einem neuen Projektmanagement-System wurde die Geschäftsführung der Ingenieurgruppe Freiburg – langjähriger Anwender von „wiko classic“ – Ende 2007 im Rahmen einer Informationsv eranstaltung schließlich bei Apsis 2008/wiko SQL fündig. Dipl.-Ing. (FH) Heinrich Haas, Mitglied der Geschäftsführung, zur Nachfolger- Software von wiko classic: „Alles, was ich von dieser neuen IT-Lösung für Projektcontrolling gesehen habe, hat mich sofort überzeugt. Zusammen mit meinen Partnern waren wir uns daher auch schnell darüber einig, von wiko auf das neue Apsis 2008/ wiko SQL umzusteigen.“ In der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der Apsis Anwenderzentrum GmbH – inzwischen eine Tochter der 3plePUnternehmensgruppe Freiburg – sind die erfolgreichen Methoden von „Apsis classic“ und „wiko classic“ auf einem einheitlichen Standard zusammengefasst, wurden aber auf Basis der innovativen und etablierten 3plePTechnologie vollkommen neu entwickelt.

Motivation zum Softwaretausch

Heinrich Haas erläutert die Situation, die eine neue, leistungsstärkere Projektmanagement- Software forderte: „Unser Büro und die damit zusammenhängenden Aufgabenbereiche sind größer geworden. Unser Tätigkeitsfeld erstreckt sich nicht nur über Planungsleistungen und Objektüberwachung für die technische Gebäudeausrüstung, sondern auch über diese Leistungen für die technische Ausrüstung im Ingenieurbau mit Tunnelanlagen und Straßenbau.“ Darüber hinaus hat man mit der Fraport AG und anderen namhaften Auftraggebern im Raum Frankfurt sowie mit der Deutschen Bahn AG seit einigen Jahren Kunden mit sehr großen Projekten, in denen die Ingenieurgruppe Freiburg als Generalplaner oder ARGE-Partner auch im Bereich Hochbau oft auf Arbeitsgemeinschaften und auf mehrere Subunternehmen trifft. Mit Apsis 2008/wiko SQL haben die Freiburger Ingenieure heute einen „hervorragenden Überblick über ihre Subunternehmer mit allen Leistungsphasen“, wie Heinrich Haas es formuliert; hinzu kommen in den Bereichen Zeiterfassung, Honorarangebote nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), Projektauswertung und Rechnungslegung eine besonders detaillierte und differenzierte Darstellung sowie ein daraus resultierender größerer Informationsgehalt der Daten selbst.

Rascher Umstieg möglich

Dank der stärkeren Transparenz gerade in den Projekten mit Subunternehmen können auch die Leistungen, die abgerechnet werden, genauer nachvollzogen und kontrolliert werden. „Der Überblick in diesen Großprojekten ist einfach besser geworden, wir können exakter und nachhaltiger regulieren und steuern; in Summe wir sind mit dem neuen APSIS leistungsstärker geworden“, erläutert Heinrich Haas die Situation nach Einführung des neuen Projekt-Controlling Anfang Januar 2008. Diese Einführung bzw. der Umstieg von wiko classic auf Apsis 2008/wiko SQL verlief reibungslos und dauerte im laufenden Betrieb gerade einmal zwei Wochen inklusive kompletter Datenübernahme für 200 Projekte – laufende und abgeschlossene – und kleinerer Anpassungen. Heute nutzen die Freiburger Ingenieure die neue Projektcontrolling- Lösung – im eigentlichen Sinne des Wortes – als Projektsteuerungsinstrument, wie Heinrich Haas ausführt: „Neben der einmal im Monat erstellten Gesamtübersicht haben wir per Mausklick immer den aktuellen Projektstand, das heißt, wir sehen sofort, ob und wie ein Projekt läuft und können jederzeit eingreifen. Wir haben mit Apsis eigentlich auch ein Managementinformationssystem (MIS) bekommen, das uns immer die entscheidenden Informationen zur Verfügung stellt. Gerade im Bereich der Budgetkontrolle und Rechnungsstellung bei fertigen Teilprojekten ist Apsis zu einem wichtigen Werkzeug geworden.“ Neben den sehr guten und flexiblen Reportingmöglichkeiten und – dank Online- Zeiterfassung – der feineren Projektauswertung hat es Haas ein Feature noch besonders angetan: „Über das Menü ‚Budgetkontrolle’ und die Unterpunkte „Leistungsstand“, „Basisdaten“ und „Details“ erhält man auf einfache Art und Weise sowohl eine sehr schöne, übersichtliche grafische Darstellung als auch eine sehr übersichtliche Darstellung in reinen Zahlen.“

Akzeptanz im Büro

All diese Vorzüge haben auch bei den Mitarbeitern schnell zu einer hohen Akzeptanz beim Umgang mit dem neuen Projektcontrolling geführt, nicht zuletzt auch deshalb, weil die einzelnen Projekte besser und genauer analysiert und Plus- und Minuspunkte exakt identifiziert werden können. „Man kann sagen, dass wir mit Hilfe von Apsis in den Segmenten Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und Leistungsstandpflege unser Unternehmen steuern, unsere Projekte zeitund budgetgerecht über die Bühne bringen und damit unser oberstes Unternehmensziel erreichen“, fasst Heinrich Haas die wichtigsten Vorteile zusammen, Haas weiter: „Es „läuft“ in unserem Büro heute insofern besser, als dass wir neben einer spürbaren Zeitersparnis auch zu jeder Zeit einen schnelleren und besseren Überblick über alle Projekte haben, der wiederum zu einer erhöhten Handlungssicherheit und zu mehr Planungssicherheit hinsichtlich kaufmännischer Aspekte führt – ein ganz wesentlicher Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und zum Fortbestand unseres Unternehmens.“ Tino M. Böhler, Dresden

Der Lösungsanwender Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Ingenieurleistungen werden für die Bereiche Wärmeversorgung, Lüftungs- und Klimatechnik, elektrische Energieanlagen, Schwachstrom- und Sicherheitstechnik, Aufzugs- und Förderanlagen sowie Tunnelbetriebstechnik erbracht. Bei allen Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung legt das Ingenieurbüro Wert auf nachhaltige, umweltverträgliche technische Konzepte und ist bestrebt, unter Beachtung wirtschaftlicher Aspekte regenerative Energien zu nutzen. Zu den Ingenieurleistungen im Bereich Gebäudeausrüstung zählen Stark- und Schwachstromtechnik, Aufzugsund Fördertechnik, Lüftungs-, Klima- und Reinraumtechnik, Heizungs- und Kältetechnik/Solartechnik, Sanitär-, Schwimmbad- und Küchentechnik, Medizinische Gasversorgung, Thermische Bauphysik/Gebäudesimulation, baulicher und anlagentechnischer Brandschutz. Das Unternehmen, das sowohl für die staatliche Bauverwaltung, für Kommunen als auch für die Privatindustrie tätig ist, beschäftigt an den Standorten Freiburg und Frankfurt/Airport 37 Mitarbeiter. 

Kovacic Ingenieure GmbH – Eine Lösung für alle Mitarbeiter

Um künftig die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) noch besser zu managen, transparenter zu machen und um Kunden schnell und zuverlässig Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte zu ermöglichen, setzt die Kovacic Ingenieure GmbH seit Kurzem auf die Unterstützung einer neuen Softwarelösung.

Seit über 20 Jahren plant und realisiert die Kovacic Ingenieure GmbH, Sigmaringen, Bauprojekte in den Bereichen Siedlungswasserwirtschaft, Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerke. Geographische Informationssysteme und die Ingenieurvermessung runden die Dienstleistungen um das Thema Planen und Bauen ab. Um mehr Transparenz bei den Projekten zu erhalten und stets den aktuellen Stand der Projekte vor Augen zu haben, wurde eine neue Softwarelösung notwendig. Dipl.-Ing. (FH) Jürgen Schwochow, Geschäftsführer der Kovacic Ingenieure GmbH, erklärt die Entscheidung für Apsis 2008 und zur Ablösung des Altsystems: „Wir hatten vor Apsis ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle im Einsatz, das aber keine wirklich integrierte Lösung darstellte und das wir lediglich zur Stundenerfassung und Nachkalkulation nutzten. Zudem hatten wir inklusive Altsystem drei Instrumente im Einsatz, so dass wir drei Datensätze parallel pflegen mussten: Das war weder zukunftsfähig noch besonders wirtschaftlich.“ Im Zuge einer Marktsondierung stieß man dann auf Apsis 2008, „das“, so Herr Schwochow, „uns aufgrund seiner absoluten Praxisorientierung und Praxistauglichkeit, der integrierten HOAI und der Möglichkeit der degressiven Honorarberechnung schnell überzeugt hat.“

In der so genannten degressiven Honorarberechnung sieht Herr Schwochow gar ein Alleinstellungsmerkmal von Apsis 2008: „Bei uns ist es gängige Praxis, dass wir Honorarrechnungen teilweise aus der Gesamtsumme berechnen müssen, sprich: Wir rechnen nicht in Bezug auf Einzelobjekte wie Verkehrsanlagen oder Kanalarbeiten ab, sondern auf Basis der Gesamtsumme eines Auftraggebers. Dies war bei allen gesichteten Lösungen mit Ausnahme von Apsis 2008 so nicht machbar.“ So erfüllt die neue Software einerseits auch die für Kovacic Ingenieure verbindlichen, gesetzlichen HOAI-Vorgaben, ist aber andererseits sehr flexibel und lässt Platz für individuelle Besonderheiten in der täglichen (Abrechnungs-)Praxis, oder wie Jürgen Schwochow es formuliert: „Apsis ist aus der Praxis für die Praxis entwickelt.” In der Kostenübersicht sieht man auf einen Blick Überoder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade der letzte Aspekt ist bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie Kovacic mit vielen kleinen Projekten, darunter auch reine Beratungs und Dienstleistungsprojekte, in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität von größter Bedeutung.

Übernahme von Altdaten
Im Rahmen der Einführung der neuen Lösung und der Ablösung der Altsysteme Ende 2007/ Anfang 2008 mussten auch die Altdaten aus drei Datenquellen übernommen werden. Jürgen Schwochow erzählt: „Der komplette Umstieg auf Apsis und die komplexe Datenübernahme mit Stundenübernahme der letzten zehn bis zwölf Jahre liefen super und dauerten bis zur ersten Rechnungsstellung aus dem neuen System heraus gerade mal etwas mehr als einen Monat.“ Die einzelnen aktiven Projekte wurden mit Projektnummer und -namen sofort aus dem Altsystem per Mausklick in die neue Software übernommen. Auf laufende Projekte wurde dann innerhalb von einer Woche von allen Mitarbeitern bereits in der neuen Software gebucht. „Vor Apsis wurden die Stunden im Sekretariat eingepflegt, heute bucht jeder Mitarbeiter seine Stunden selbst, was wiederum eine Kostenersparnis bedeutet.“

Dazu kommt, dass die Verantwortlichen tagesaktuell den Leistungsstand in jedem Projekt einsehen, auf Engpässe, Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten schneller und zielgerichteter reagieren und Fehlerquellen identifizieren können. Bei Kovacic Ingenieure nutzen heute alle 18 Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Projektcontrolling und der Projektauftragsbearbeitung von Apsis inklusive Kostenkontrolle, Zeit- und Aufwandserfassung, Leistungsstandspflege, Abschlagsforderungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen, offene Posten und Mahnwesen sowie Dokumentenverwaltung. Jürgen Schwochow erläutert den letzten Punkt: „Die Suche nach Projektinformationen und Dokumenten erfordert sehr viel Zeit und verursacht damit immer hohe Kosten. Mit der projekt- und nichtprojektbezogenen Dokumentenverwaltung von Apsis sind hier erhebliche Einsparungen und Vereinfachungen erreicht worden.“ Dank der neuen Lösung ist die komplette Büroorganisation und Projektverwaltung bei Kovacic effizienter und effektiver geworden; für im Programm einmal angelegte Projekte können Angebote auf Basis der HOAI schneller, präziser gemacht und entsprechende Rechnungen einfacher und auch schneller bearbeitet werden.

Unternehmenskennzahlen im Blick
Für Jürgen Schwochow erfüllt die Software noch eine sehr wichtige Aufgabe: „Wir nutzen Apsis auch als Management Informationssystem (MIS), und Ende 2008, also ein Jahr nach Echtstart, hatten wir dann die ersten echten Unternehmenskennzahlen, die uns wiederum als Planungsgrundlage für die Zukunft dienen können.“ Die Software bildet heute die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Sichtweise aller Projekte. Und man kann davon ausgehen, dass Kovacic in naher Zukunft einen großen Teil des Unternehmens mit Apsis steuern wird.

Jürgen Schwochow fasst die wichtigsten, positiven Veränderungen seit der Einführung von Apsis zusammen: „Wir können verschiedene Auftraggeber in einem Projekt flexibel handhaben und jederzeit identifizieren; weiter haben wir die Möglichkeit einer wesentlich bessere Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität gegenüber den Vorjahren deutlich verbessert. Dazu kommt, dass wir mit Apsis auch auf dem Weg zu einem optimierten Qualitätsmanagement sind. Fakt ist auch: Die ganze Kommunikation rund um ein Projekt läuft über diese Projektcontrolling-Lösung und reduziert damit unseren Verwaltungsaufwand. Dank Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung kommt noch einmal eine Zeitersparnis dazu, so dass wir alle hier im Büro schlicht und einfach mehr Zeit für produktive, wertschöpfende Tätigkeiten haben.“   Tino M. Böhler, 01069 Dresden

Der Lösungsanwender: Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure Das Ingenieurbüro für Bauwesen Fritz Kovacic wurde 1985 gegründet und firmiert seit 2005 unter Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sigmaringen beschäftigt 18 Mitarbeiter, darunter Diplomingenieure, Techniker sowie Technische Zeichner.
Das Leistungsbild umfasst neben der Beratung und Planung auch die Bauabwicklung und die Projektsteuerung für die staatliche Bauverwaltung, Kommunen und die Privatindustrie. Die Ingenieurtätigkeit erstreckt sich von der Voruntersuchung bis zur baureifen Planung. Ausschreibung, Bauüberwachung, Oberleitung und Bauabrechnung schließen sich nahtlos an. Im Land Thüringen und Sachsen ist Kovacic mit dem Büro Kovacic & Partner GmbH in Langenwetzendorf im Landkreis Greiz vertreten.

b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft – Projektcontrolling in einer Ingenieurgesellschaft

Die Einführung einer neuen Software soll das Unternehmen erfolgreicher machen und Zeit, Geld und Nerven sparen. Dies gilt auch für ein Ingenieurunternehmen, das sich für die Anschaffung eines Projektmanagement- und Projektcontrolling-Systems entschieden hat.

Bernd Bechtold, geschäftsführender Gesellschafter hat ehrgeizige Ziele für sein Unternehmen: „b.i.g. ist ein Wachstumsunternehmen und unsere Dienstleistungen werden nachgefragt. Unser Ziel ist es, 2009 von 2700 auf 3000 Mitarbeiter zu wachsen.“ Um für die Zukunft im IT-Bereich gerüstet zu sein, entschied sich die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Anfang 2008 für die Anschaffung des Projektmanagement- und Projektcontrolling- Systems „wiko“ der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.

Software für ganzheitlichen Ansatz gesucht

Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die b.i.g.-Ingenieure einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte. Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling- Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft, erinnert sich: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote- Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich – es bestand „kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben“, so Sandra Koch, daher „war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“

Anschaffung einer neuen Software

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für „wiko“, eine Branchenlösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25 000 Anwender erfolgreich und wirtschaftlich arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko im Folgenden implementiert wurde: Im April 2008 begannen die wiko-Software-Spezialisten mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in „wiko“ vornehmen. „Die Umsetzung ging schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von gerademal zwei Wochen“, fasst Sandra Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.- Ingenieure und Planer die Vorteile von „wiko“ in gewünschtem Umfang nutzen. Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mit „wiko“ gesteuert und verwaltet.

Zufriedene Anwender

„Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“
, erläutert Sandra Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang der Software genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen. Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling- Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit „wiko“ erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Sandra Koch. Von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung würden alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden. So kann man an jeder Stelle Zeit sparen. Auch die Geschäftsführung der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting- Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen – ein Alleinstellungsmerkmal der Software.

Bei dieser Software liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zu einer Geschäftslösung, deren Einsatz stetig optimiert wird, wie Sandra Koch ausführt: „An „wiko“ nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. Im Jahr 2010 wird „wiko“ dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen.

© Holger Hoppe, wiko Bausoftware GmbH, 79098 Freiburg

Die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Aus der 1981 im badischen Karlsruhe von Gisela und Bernd Bechtold gegründeten b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft ist eine Unternehmensgruppe entstanden, die heute bundesweit und international an 31 Standorten tätig ist und mehr als 2700 Mitarbeiter beschäftigt. Referenzen im Bereich der Ingenieurleistungen sind u.a. die Allianz-Arena in München (Qualitätssicherung), die O2-Arena in Berlin und der neue Großflughafen BBI, Berlin Brandenburg International (Elektrotechnik).  Mit vier Niederlassungen und mehr als 80 Mitarbeitern in Deutschland ist die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz in Karlsruhe das Herz der Unternehmensgruppe. Zu den Geschäftsfeldern der Unternehmensgruppe zählen neben der Generalplanung als Ingenieurbüro und dem vollständigen Betrieb von Liegenschaften auch Sicherheitsdienstleistungen, Facility Management und Gebäudeservice, Einrichtungsservice, Personalservice, Schulung, Aus- und Weiterbildung sowie Komplex-Dienstleistungen.