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Frankfurt/Freiburg, Dezember 2014 – Die Fraport AG hat 200 Arbeitsplätze des Servicebereichs Immobilien und Facilitymanagement (IFM) mit der Projektmanagementlösung des Freiburger Controlling Spezialisten wiko Bausoftware GmbH ausgestattet.

Das zentrale Ziel der Neuanschaffung bestand darin, eine leistungsfähige Plattform für die Erfassung und Verrechnung aller geleisteten Dienstleistungen einzuführen.

Aus dem Auswahlverfahren der Fraport AG bezüglich diverser bestehender Standardsystemlösungen ging wiko als klarer Sieger hervor. Denn wiko besaß als einziger Anbieter die angeforderte baufachliche Unterstützung wie Integration eines leistungsfähigen HOAI-Moduls sowie hinterlegte Prozessmodelle für Bau- und Instandhaltung. Die differenzierte Rechteverwaltung in wiko ermöglicht es zudem, den unterschiedlichen Nutzergruppen passgenau ihren jeweils benötigten und zustehenden Funktionsumfang bereitzustellen.

Weitere Entscheidungskriterien für wiko Bausoftware GmbH waren deren fast 30 Jahre ausgewiesenes Praxiswissen im Projektmanagement und -controlling sowie die erfolgreiche Zusammenarbeit mit sehr großen Ingenieurbetrieben und Bauverwaltungen mit bis zu 1.300 Systembenutzern.

In Qualität und Kompetenz konnte wiko dadurch überzeugen, dass umfangreiche Erfahrungen beim Customizing und der Anpassung der Software an die Kundenanforderungen bestehen. Infolgedessen realisierte wiko für Fraport ein individuelles Modul für die Stapel-Rechnungsverarbeitung mit SAP-Anbindung.

Auch in Sachen Einhaltung der eng gesetzten Terminvorgaben für Implementierung und Einführung, konnten die wiko Experten voll und ganz überzeugen, so dass das Gesamtsystem termingerecht in Betrieb genommen werden konnte. Parallel zur Implementierung erfolgte die Schulung der Keyuser, Projektleiter und Nutzer durch die wiko Senior Consultants.

Die ganzheitliche, interdisziplinäre Abwicklung eines Projekts sorgt für mehr Erfolg und wirtschaftlichere Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten. Der ganzheitliche Ansatz sollte auch bei der Softwareunterstützung gewählt werden.

Vor über 50 Jahren als Architekturbüro gegründet, hat sich die agn Niederberghaus & Partner GmbH zum umfassenden Berater des Immobilienbetriebes entwickelt. Über 200 Mitarbeiter an den sieben Standorten in Düsseldorf, Ibbenbüren, Halle/ Saale, Potsdam, Ludwigsburg, München und Bremen planen und realisieren in den Bereichen Industrie, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung sowie Bildung und Erziehung.

agn bietet dabei alle Vorteile eines „echten Generalplaners“: Die ganzheitliche, interdisziplinäre Bearbeitung eines Projektes zur Erzielung wirtschaftlichster Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten integriert im eigenen Haus die komplette Bandbreite planerischer und ingenieurtechnischer Leistungen wie Bauphysik, Technische Gebäudeausrüstung, Garten- und Landschaftsplanung und Facility Management. Dazu gehören insbesondere ein umfassendes Projektmanagement und eine termin- und kostenorientierte Projektsteuerung, basierend auf einem detaillierten Controlling. Und um dies alles optimal umzusetzen und auch, um dem Wachstum der letzten drei Jahre von mehr als 50 % gerecht zu werden, entschied sich das Controllingteam, das neben dem Hauptsitz in Ibbenbüren die fünf weiteren Tochterunternehmen und Niederlassungen steuert, Anfang 2007 für die Anschaffung der 3pleP Project Suite, einer umfassenden Projektmanagement-Lösung.

Dazu erklärt André Welzel, Controlling agn: „Wir hatten vor der Einführung von 3pleP mit dem Vorgänger-System, Excel, Access und einem Stundenerfassungsprogramm de facto nur Insellösungen im Einsatz, die uns das Controlling und das Berichtwesen erschwerten.“ Langwierige und langsame Auswertungen waren an der Tagesordnung, Medienbrüche und mangelnde Aktualität inklusive. „Wir hatten schlicht und einfach sehr erschwerte Bedingungen für ein fundiertes Controlling“, ergänzt Controlling- Kollege Jens Suerbaum. So kam man beim Generalplaner agn schließlich an den Punkt, an dem alle merkten: „So geht es nicht weiter!“ Und um Projekt-Controlling letztendlich nicht zur reinen Datenerfassung und -auswertung verkommen zu lassen, sondern es zu einem vorausschauenden Instrument der Steuerung und inhaltlichen Begleitung der anfallenden Projekte zu machen, entschied man sich für die Neuanschaffung eines Projektmanagement- Systems.

„Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Sprich: kein Jonglieren mehr im Halbdunkel“, fasst Suerbaum die Situation zusammen. Nach Sichtung der in Frage kommenden Software-Anbieter landeten die Controller beim Freiburger IT-Anbieter 3pleP (www.3plep.com). Neben dem professionellen betriebswirtschaftlichen Konzept der 3pleP Project Suite überzeugte insbesondere die Möglichkeit der Planung, Abbildung und Abgrenzung von Subunternehmerverträgen und deren Controlling, wie André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner ist, nach dem Stundencontrolling, die Fremdleistungsverwaltung und das Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der 3pleP-Lösung hervorragend abbilden. Und: alle kaufmännischen Prozesse sind im Projektlebenszyklus vollständig abgedeckt. Für Architekturbüros unserer Größe konnten wir keine bessere Lösung bekommen.“

Denn die agn-Kompetenzen Wirtschaftlichkeit, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit haben oberste Priorität. Nachdem dann das Controlling die agn-Geschäftsführung von den Vorteilen des Systems überzeugt hat, ist der Startschuss gefallen. So hat sich das Controlling-Team aus eigener Initiative mit der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beschäftigt und dann auch eigenverantwortlich an der Umsetzung gearbeitet.

Der Entscheidung pro 3pleP folgten – neben dem Tagesgeschäft – die reibungslose Datenübernahme aus dem Altsystem mit seinen Satelliten, der modularen Ablösung des Altsystems sowie die Implementierung der neuen Software, zunächst für die kleineren agn-Büros. Damit schuf man sich die Möglichkeit, eventuelle Fehler bei den folgenden, größeren Installationen frühzeitig korrigieren zu können. Heute gehört die Projektmanagement- Lösung zum Büroalltag:  Zur Zeiterfassung wird 3pleP von allen Mitarbeitern genutzt, 30 Projektleiter steuern bis zu 150 Projekte damit und im kaufmännischen Bereich unterstützt die Lösung sechs Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.

Doch die Einführung der Software erfüllt für Jens Suerbaum noch einen ganz anderen Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir zudem bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren, damit diese bei Veränderungen im Projekt proaktiv agieren und schneller entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Die 3pleP-Lösung bildet für diese so wichtige betriebswirtschaftliche Sichtweise der Projekte die Basis. Und man kann durchaus sagen, dass wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit 3pleP steuern.“ Neben der Abbildung aller Honorarrechnungen im System, einem wesentlich schnelleren Soll/Ist-Abgleich der einzelnen Projekte, der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter, der Leistungsstandspflege durch die Projektleiter, der Nutzung des Controlling als Entscheidungsgrundlage für Projekte inklusive Budgeteinhaltung ermöglicht die ITLösung auch den Einsatz als Frühwarnsystem für „kränkelnde“ Projekte. Dabei können die Gründe etwa für Stundenoder Honorarabweichungen und die zu ergreifenden Gegenmaßnahmen schnell identifiziert werden. Controller André Welzel fasst weitere Pluspunkte zusammen: „Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine „echte“ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“ Rainer Trendelenburg, 3ple P Development GmbH, 79089 Freiburg i. Br.

Die agn-Gruppe: Erfahrung und Innovation Die agn Niederberghaus & Partner GmbH, 1952 von Paul Niederberghaus und Heinz Leistner in Mettingen als Architekturbüro gegründet, entwickelte sich durch die Erweiterung um ergänzende Ingenieurdisziplinen im Laufe der 60er Jahre zum umfassenden Generalplaner. Heute beschäftigt agn 200 Mitarbeiter am 1976 gewählten Hauptstandort Ibbenbüren sowie Niederlassungen an mehreren Standorten, wie Waiblingen, Potsdam, München, Bremen und Moskau. Als einer der ersten Generalplaner ist agn bereits seit 1998 nach DIN ISO 9001 bzw. seit 2001 nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert.

Dank neuer Projektmanagement-Lösung läuft nicht nur die Auftragsverwaltung bei der Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt runder als zuvor.

Die Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt arbeitet seit über einem Jahr mit der Projekt Suite des IT-Unternehmens 3pleP (wiko), Freiburg, einer umfassenden Lösung für die wirtschaftliche und organisatorische Steuerung von Geschäfts- und Projektprozessen. In allen Niederlassungen der Hochbauverwaltung sowie in der Landesbauabteilung mit 650 Mitarbeitern wurden die Module »Projekt-Controlling« und »Bauplanung« installiert, die Module »Ressourcenmanager« und »Prozessmanager« werden in Kürze folgen. Zu den Haupttätigkeiten der Landesbauabteilung gehört die Hochbauverwaltung sowie die Vergabe von Bauaufträgen an externe Bauunternehmen. Auftrageber sind der Bund, das Land sowie so genannte Dritte wie etwa Institute; als externe Dienstleister sind vorwiegend freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute wie Vermesser und Gutachter für die Landesbauverwaltung tätig.

Der Entschluss, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) generell einzuführen, basiert auf einer Landesentscheidung Ende der 90er Jahre. Der Zeitplan von damals sah vor, dass dies für jedes Ressort der Verwaltung des Bundeslandes Sachsen- Anhalt in den nächsten fünf Jahren geschehen musste. Neben dieser Landesentscheidung im Allgemeinen war die Bauverwaltung im Besonderen aufgefordert, im Rahmen einer wiederholten Umstrukturierung schon auf die landesweit einzuführende KLR vorzubreiten, dies unter Berücksichtigung von Privatisierungsgedanken, wie etwa der Gründung eines Landesbetriebes oder einer Anstalt des öffentlichen Rechts. »Im Zuge dieser Vorgaben haben wir uns dann in einem ersten Schritt an Schleswig-Holstein orientiert, um ohne kostspielige Unternehmensberatung und zügig an die Umsetzung dieser Aufgabe heranzugehen«, erläutert Axel Hartmann, Landesbauabteilung Sachsen-Anhalt. Schleswig-Holstein hatte damals schon wiko der ods GmbH, Freiburg, im Einsatz, die 1999 auch in Sachsen- Anhalt eingeführt wurde.

Nachdem dieses System dann auf die Apsis AG, heute Conject AG, übergegangen ist, und Apsis mehr und mehr nur ihr Eigensystem vorantrieb und pflegte, »waren wir mit der Betreuung überhaupt nicht mehr zufrieden und machten uns ernsthaft Gedanken, ob so Altdaten auf Dauer gesichert werden könnten; dazu kamen die sehr langen Antwortzeiten eines nicht mehr zukunftsweisenden dBase-Systems, bei dem wir schließlich auch an die (Speicher)- Grenzen gestoßen waren«, kommentiert Axel Hartmann den damals eingeschlagenen Weg. Schnelle Antwortzeiten So entschied man sich für die Projekt Suite von 3pleP (wiko) und war damit in Sachen Datenübernahme – von mehr als 2,5 Mio. Datensätze der letzten drei Jahre – und schnelle Antwortzeiten auf der sicheren Seite.

Dem aber ging im Rahmen einer Angebotsabfrage zunächst ein Preis- und Leistungsvergleich zwischen den Lösungen der Berliner Firma O.D.S., der Apsis AG und eben von 3pleP (wiko) voraus. Neben der kostenneutralen Datenübernahme, war es insbesondere die technologische Ausrichtung der Projekt Suite auf dem MSSQL Datenbank Managementsystem, die den Ausschlag gab. Weiter zeichnete sich die Lösung im Produktvergleich durch eine streng betriebswirtschaftliche Orientierung und eine sehr hohe Funktionalität im Bereich Projektsteuerung aus. Axel Hartmann erklärt: »Besonders hervorzuheben sind die Durchgängigkeit in der Darstellung von Bauprozessen, die offene Darstellung spezifischer Projektstrukturen, die Durchgängigkeit der Einzelmodule, die hohe Transparenz sowie die sehr flexiblen Auswertungsmöglichkeiten.«

Konzeptionsvorbereitung und Software-Einführung während der Implementierung mit voller Datenübernahme der 2,5 Mio. Datensätze aus wiko und bei voller Einsatzfähigkeit des Systems für sieben Hochbauämter und der Landesbauabteilung der Oberfinanzdirektion Magdeburg mit über 650 Mitarbeitern verstrichen elf Wochen. »Dies konnten wir in der kurzen Zeit nur bewerkstelligen«, so Axel Hartmann, »weil wir im Vorfeld mit 3pleP (wiko) und den KLR-Verantwortlichen der Hochbauämter und des KLR-Leitamtes Merseburg zwei Tage Konzeptionsvorbereitung hatten.« Ziel dieser Veranstaltung war die Erstellung eines Konzepts für den Software-Einstieg, das durch die Historie und die Verwandtschaft des Vorgängerprodukts mit der neuen Lösung schnell aufgestellt wurde; auch wurden die Ansprüche an die Software mit dem tatsächlich Machbaren durch die vorhandenen Features sinnvoll abgeglichen. Daneben veranstaltete die Landesbauabteilung in Eigenleistung für die KLR-Beauftragten und –Verantwortlichen der jeweiligen Ämter einen Einweisungs-Workshop. Optimierung der Aufgabensteuerung Die 650 Mitarbeiter aus Verwaltung, Hochbauplanung und Bauleitung nutzen die Lösung zur Zeiterfassung verschiedenster Tätigkeiten via Web, die Datenaufbereitung und -auswertung liegt in den Händen der acht KLR-Beauftragten. Axel Hartmann bringt es auf den Punkt: »Die Projekt Suite ist für die Verantwortlichen der Landesbauverwaltung zu einem Nachweisinstrument der eigenen Effizienz geworden.«

Man ist jetzt in der Lage, Ursachenforschung zu betreiben, zu analysieren, warum manche Prozesse, auch im Sinne eines eigenen Benchmarking, schneller und besser, andere langsamer und schlechter ablaufen. »Mit der Lösung kam es auch zu einer Optimierung der Personal-, Auftrags- und Aufgabensteuerung; für die nahe Zukunft ist mit Hilfe der Software die zentrale Aufgabenverteilung von Magdeburg aus auf die verschiedenen Ämter der Regionen geplant«, so Hartmann. Auch wird die Umbesetzung innerhalb der Hochbauämter durch die Projekt Suite aufgabenbezogen unterstützt. Transparenz deutlich erhöht Abschließend Axel Hartmann: »Insgesamt hat sich seit Einführung der Projekt Suite die Transparenz in den Projekten und Prozessen innerhalb der Landesbauverwaltung deutlich erhöht; Sinnhaftigkeit und Effizienz unseres eigenen Tuns und Handelns können wir jetzt kontinuierlich und fundiert analysieren, was wiederum zu einer erhöhten Planungs- und Handlungssicherheit führt, und damit zu einer Kosteneinsparung«. Auch notwendige und verordnete Personaleinsparungen bei der Landesbauverwaltung können – ohne Verlust von Qualität und ohne Vernachlässigung der anstehenden Aufgaben – sozialverträglich und langfristig mit der Lösung geplant werden.

Tino Böhler

Um künftig die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) noch besser zu managen, transparenter zu machen und um Kunden schnell und zuverlässig Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte zu ermöglichen, setzt die Kovacic Ingenieure GmbH seit Kurzem auf die Unterstützung einer neuen Softwarelösung.

Seit über 20 Jahren plant und realisiert die Kovacic Ingenieure GmbH, Sigmaringen, Bauprojekte in den Bereichen Siedlungswasserwirtschaft, Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerke. Geographische Informationssysteme und die Ingenieurvermessung runden die Dienstleistungen um das Thema Planen und Bauen ab. Um mehr Transparenz bei den Projekten zu erhalten und stets den aktuellen Stand der Projekte vor Augen zu haben, wurde eine neue Softwarelösung notwendig. Dipl.-Ing. (FH) Jürgen Schwochow, Geschäftsführer der Kovacic Ingenieure GmbH, erklärt die Entscheidung für Apsis 2008 und zur Ablösung des Altsystems: „Wir hatten vor Apsis ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle im Einsatz, das aber keine wirklich integrierte Lösung darstellte und das wir lediglich zur Stundenerfassung und Nachkalkulation nutzten. Zudem hatten wir inklusive Altsystem drei Instrumente im Einsatz, so dass wir drei Datensätze parallel pflegen mussten: Das war weder zukunftsfähig noch besonders wirtschaftlich.“ Im Zuge einer Marktsondierung stieß man dann auf Apsis 2008, „das“, so Herr Schwochow, „uns aufgrund seiner absoluten Praxisorientierung und Praxistauglichkeit, der integrierten HOAI und der Möglichkeit der degressiven Honorarberechnung schnell überzeugt hat.“

In der so genannten degressiven Honorarberechnung sieht Herr Schwochow gar ein Alleinstellungsmerkmal von Apsis 2008: „Bei uns ist es gängige Praxis, dass wir Honorarrechnungen teilweise aus der Gesamtsumme berechnen müssen, sprich: Wir rechnen nicht in Bezug auf Einzelobjekte wie Verkehrsanlagen oder Kanalarbeiten ab, sondern auf Basis der Gesamtsumme eines Auftraggebers. Dies war bei allen gesichteten Lösungen mit Ausnahme von Apsis 2008 so nicht machbar.“ So erfüllt die neue Software einerseits auch die für Kovacic Ingenieure verbindlichen, gesetzlichen HOAI-Vorgaben, ist aber andererseits sehr flexibel und lässt Platz für individuelle Besonderheiten in der täglichen (Abrechnungs-)Praxis, oder wie Jürgen Schwochow es formuliert: „Apsis ist aus der Praxis für die Praxis entwickelt.“ In der Kostenübersicht sieht man auf einen Blick Überoder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade der letzte Aspekt ist bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie Kovacic mit vielen kleinen Projekten, darunter auch reine Beratungs und Dienstleistungsprojekte, in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität von größter Bedeutung.

Übernahme von Altdaten
Im Rahmen der Einführung der neuen Lösung und der Ablösung der Altsysteme Ende 2007/ Anfang 2008 mussten auch die Altdaten aus drei Datenquellen übernommen werden. Jürgen Schwochow erzählt: „Der komplette Umstieg auf Apsis und die komplexe Datenübernahme mit Stundenübernahme der letzten zehn bis zwölf Jahre liefen super und dauerten bis zur ersten Rechnungsstellung aus dem neuen System heraus gerade mal etwas mehr als einen Monat.“ Die einzelnen aktiven Projekte wurden mit Projektnummer und -namen sofort aus dem Altsystem per Mausklick in die neue Software übernommen. Auf laufende Projekte wurde dann innerhalb von einer Woche von allen Mitarbeitern bereits in der neuen Software gebucht. „Vor Apsis wurden die Stunden im Sekretariat eingepflegt, heute bucht jeder Mitarbeiter seine Stunden selbst, was wiederum eine Kostenersparnis bedeutet.“

Dazu kommt, dass die Verantwortlichen tagesaktuell den Leistungsstand in jedem Projekt einsehen, auf Engpässe, Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten schneller und zielgerichteter reagieren und Fehlerquellen identifizieren können. Bei Kovacic Ingenieure nutzen heute alle 18 Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Projektcontrolling und der Projektauftragsbearbeitung von Apsis inklusive Kostenkontrolle, Zeit- und Aufwandserfassung, Leistungsstandspflege, Abschlagsforderungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen, offene Posten und Mahnwesen sowie Dokumentenverwaltung. Jürgen Schwochow erläutert den letzten Punkt: „Die Suche nach Projektinformationen und Dokumenten erfordert sehr viel Zeit und verursacht damit immer hohe Kosten. Mit der projekt- und nichtprojektbezogenen Dokumentenverwaltung von Apsis sind hier erhebliche Einsparungen und Vereinfachungen erreicht worden.“ Dank der neuen Lösung ist die komplette Büroorganisation und Projektverwaltung bei Kovacic effizienter und effektiver geworden; für im Programm einmal angelegte Projekte können Angebote auf Basis der HOAI schneller, präziser gemacht und entsprechende Rechnungen einfacher und auch schneller bearbeitet werden.

Unternehmenskennzahlen im Blick
Für Jürgen Schwochow erfüllt die Software noch eine sehr wichtige Aufgabe: „Wir nutzen Apsis auch als Management Informationssystem (MIS), und Ende 2008, also ein Jahr nach Echtstart, hatten wir dann die ersten echten Unternehmenskennzahlen, die uns wiederum als Planungsgrundlage für die Zukunft dienen können.“ Die Software bildet heute die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Sichtweise aller Projekte. Und man kann davon ausgehen, dass Kovacic in naher Zukunft einen großen Teil des Unternehmens mit Apsis steuern wird.

Jürgen Schwochow fasst die wichtigsten, positiven Veränderungen seit der Einführung von Apsis zusammen: „Wir können verschiedene Auftraggeber in einem Projekt flexibel handhaben und jederzeit identifizieren; weiter haben wir die Möglichkeit einer wesentlich bessere Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität gegenüber den Vorjahren deutlich verbessert. Dazu kommt, dass wir mit Apsis auch auf dem Weg zu einem optimierten Qualitätsmanagement sind. Fakt ist auch: Die ganze Kommunikation rund um ein Projekt läuft über diese Projektcontrolling-Lösung und reduziert damit unseren Verwaltungsaufwand. Dank Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung kommt noch einmal eine Zeitersparnis dazu, so dass wir alle hier im Büro schlicht und einfach mehr Zeit für produktive, wertschöpfende Tätigkeiten haben.“   Tino M. Böhler, 01069 Dresden

Der Lösungsanwender: Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure Das Ingenieurbüro für Bauwesen Fritz Kovacic wurde 1985 gegründet und firmiert seit 2005 unter Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sigmaringen beschäftigt 18 Mitarbeiter, darunter Diplomingenieure, Techniker sowie Technische Zeichner.
Das Leistungsbild umfasst neben der Beratung und Planung auch die Bauabwicklung und die Projektsteuerung für die staatliche Bauverwaltung, Kommunen und die Privatindustrie. Die Ingenieurtätigkeit erstreckt sich von der Voruntersuchung bis zur baureifen Planung. Ausschreibung, Bauüberwachung, Oberleitung und Bauabrechnung schließen sich nahtlos an. Im Land Thüringen und Sachsen ist Kovacic mit dem Büro Kovacic & Partner GmbH in Langenwetzendorf im Landkreis Greiz vertreten.

Die Einführung einer neuen Software soll das Unternehmen erfolgreicher machen und Zeit, Geld und Nerven sparen. Dies gilt auch für ein Ingenieurunternehmen, das sich für die Anschaffung eines Projektmanagement- und Projektcontrolling-Systems entschieden hat.

Bernd Bechtold, geschäftsführender Gesellschafter hat ehrgeizige Ziele für sein Unternehmen: „b.i.g. ist ein Wachstumsunternehmen und unsere Dienstleistungen werden nachgefragt. Unser Ziel ist es, 2009 von 2700 auf 3000 Mitarbeiter zu wachsen.“ Um für die Zukunft im IT-Bereich gerüstet zu sein, entschied sich die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Anfang 2008 für die Anschaffung des Projektmanagement- und Projektcontrolling- Systems „wiko“ der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.

Software für ganzheitlichen Ansatz gesucht

Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die b.i.g.-Ingenieure einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte. Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling- Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft, erinnert sich: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote- Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich – es bestand „kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben“, so Sandra Koch, daher „war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“

Anschaffung einer neuen Software

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für „wiko“, eine Branchenlösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25 000 Anwender erfolgreich und wirtschaftlich arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko im Folgenden implementiert wurde: Im April 2008 begannen die wiko-Software-Spezialisten mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in „wiko“ vornehmen. „Die Umsetzung ging schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von gerademal zwei Wochen“, fasst Sandra Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.- Ingenieure und Planer die Vorteile von „wiko“ in gewünschtem Umfang nutzen. Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mit „wiko“ gesteuert und verwaltet.

Zufriedene Anwender

„Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“
, erläutert Sandra Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang der Software genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen. Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling- Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit „wiko“ erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Sandra Koch. Von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung würden alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden. So kann man an jeder Stelle Zeit sparen. Auch die Geschäftsführung der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting- Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen – ein Alleinstellungsmerkmal der Software.

Bei dieser Software liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zu einer Geschäftslösung, deren Einsatz stetig optimiert wird, wie Sandra Koch ausführt: „An „wiko“ nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. Im Jahr 2010 wird „wiko“ dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen.

© Holger Hoppe, wiko Bausoftware GmbH, 79098 Freiburg

Die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Aus der 1981 im badischen Karlsruhe von Gisela und Bernd Bechtold gegründeten b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft ist eine Unternehmensgruppe entstanden, die heute bundesweit und international an 31 Standorten tätig ist und mehr als 2700 Mitarbeiter beschäftigt. Referenzen im Bereich der Ingenieurleistungen sind u.a. die Allianz-Arena in München (Qualitätssicherung), die O2-Arena in Berlin und der neue Großflughafen BBI, Berlin Brandenburg International (Elektrotechnik).  Mit vier Niederlassungen und mehr als 80 Mitarbeitern in Deutschland ist die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz in Karlsruhe das Herz der Unternehmensgruppe. Zu den Geschäftsfeldern der Unternehmensgruppe zählen neben der Generalplanung als Ingenieurbüro und dem vollständigen Betrieb von Liegenschaften auch Sicherheitsdienstleistungen, Facility Management und Gebäudeservice, Einrichtungsservice, Personalservice, Schulung, Aus- und Weiterbildung sowie Komplex-Dienstleistungen. 

Durch den zunehmenden Fachkräftemangel drohen Wirtschaft und Staat Milliardenverluste, doch in vielen Betrieben liegen bereits jetzt erste Umsatzpotenziale brach. Doch mit der richtigen Herangehensweise lassen sich interne Reserven durch den gezielten Einsatz von Fachkräften mobilisieren.

Die Unternehmensberatung McKinsey rechnet mit steigendem Arbeitskräftemangel in Deutschland: Schon in fünf Jahren würden Unternehmen mehr Jobs anbieten, als sie dann noch besetzen könnten. Bis 2020 steige die Zahl der fehlenden Arbeitskräfte auf zwei Millionen, heißt es in einer McKinsey-Studie aus dem Jahr 2010. „Vor dem Hintergrund des abzusehenden Fachkräftemangels sollten die Unternehmen grundsätzlich ein großes Interesse daran haben, ihre qualifizierte Stammbelegschaft zu halten“, wurde Frank Mattern, der McKinsey-Deutschland-Chef, im Mai 2010 in der „Welt am Sonntag“ zitiert. Was den absehbaren Mangel an Fachkräften betrifft, so hat die Politik schon gehandelt. Zu Beginn des vergangenen Jahres wurden die Hürden für die Anwerbung von Fachkräften aus dem Ausland beträchtlich gesenkt. Seit dem Jahr 2011 gilt damit auch bei uns die vollständige EU-Arbeitnehmerfreizügigkeit. Trotzdem suchen Unternehmen, die einen hohen Anteil an Auftrags- und Entwicklungsprojekten haben, immer noch händeringend nach hochqualifizierten Kräften. Hierzu zählen zum Beispiel der Maschinen- und Anlagebau, Engineering- und Planungsunternehmen, IT- und Consulting sowie Automotive-Unternehmen mit hohem Entwicklungsanteil. Gerade hier sind erfahrungsgemäß hohe interne Reserven ungenutzt, Untersuchungen sprechen von 25 bis 40 Prozent. Die Forderungen an die Politik, durch Veränderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Lockerung von Einwanderungsbestimmungen die wirtschaftliche Situation zu verbessern, werden immer lauter. Doch Deutschland konkurriert auch auf internationaler Ebene um immer noch um knappe Fachressourcen. So war zum Thema Einwanderungspolitik in der FAZ vom August letzten Jahres folgendes zu lesen: „Schon Bundeskanzler Schröder ließ sich vor Jahren von Klagen über Fachkräftemangel zu seiner Green-Card-Initiative verleiten. […] Mit Einwanderungspolitik nach Konjunkturlage hat die Bundesrepublik seit den sechziger Jahren schlechte Erfahrungen gesammelt.“ Diese Problem besteht auch weiterhin: In naher Zukunft lassen sich auch mit Hilfe der Familien und Bildungspolitik keine raschen Lösungen erzielen. Die Abwanderung von Unternehmen oder Unternehmensbereichen ist gerade in den genannten Branchen aufgrund hoher Opportunitätskosten nur bedingt möglich. Als Folge wird sich der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter weiter verschärfen. Die Lohnkosten steigen, Spezialisten werden von der Konkurrenz abgeworben. Der eigentliche Engpass bleibt bestehen, die
Qualitätsprobleme und Qualitätskosten steigen und belasten zusätzlich Kundenbeziehungen und Projektergebnisse.

Betriebsabläufe

Durch gezielte Kompetenzvergabe und passende ITWerkzeuge lassen sich Effizienzgewinne im Projektmanagement realisieren. So können durch effizientere Betriebsabläufen Personalresourcen frei werden

Veränderung des Qualifikationsmix
Viele Unternehmen haben in den vergangenen zehn Jahren die Qualifikationspyramide stark verändert. Durch den Einsatz von technischen Softwareprodukten schien zum Beispiel der Bedarf an Technikern und mittleren Qualifikationen nicht mehr so hoch, die Tendenz ging dahin, auch für Routinearbeiten höher qualifizierte Mitarbeiter einzusetzen. Der Arbeitsmarkt bot eine breite Auswahl an geeigneten Bewerbern zu relativ moderaten Lohnkosten. Die Folgen sind in der jetzigen Marktsituation deutlich zu spüren: Zum einen steigen die Lohnkosten, gleichzeitig sind Know-how-Träger und Mitarbeiter mit hohem Kreativitätspotenzial in Routinearbeit eingebunden. Als Folge werden Fachkräfte nicht effizient für Unternehmens- und Umsatzziele eingesetzt, gleichzeitig arbeit sie im Routinebetrieb häufig ineffizienter als angemessen Qualifizierte. Zuletzt steigt durch diese Problematik auch die Fluktuation, da auf dem gegenwärtigen Arbeitsmarkt attraktivere Angebote bestehen. Allein durch eine umsichtige Personalentwicklung ließen sich also Reserven kurzfristig aktivieren. Noch bietet der Arbeitsmarkt die Möglichkeit, mittlere Qualifikationen zu finden oder auch ältere Arbeitnehmer in die Unternehmen zu integrieren. Werden die vorhandenen hoch qualifizierten Mitarbeiter effizienter für den Projekt-und Unternehmenserfolg eingesetzt und übernehmen diese auch innerhalb der Projekte die Führungsrolle für den Mittelbau, lassen sich zusätzliche Kapazitäten schaffen. Die Qualität ist dennoch sichergestellt. Gleichzeitig werden die Projektkosten entlastet und die Wirtschaftlichkeit gesteigert.

Maßnahmen im Projektmanagement
Weitere Potenziale lassen sich durch organisatorische Maßnahmen erzielen. Fast jedes Unternehmen unternimmt Anstrengungen, seine Projektleiter beim Einsatz von Projektmanagementmethoden zu unterstützen. Doch häufig bleiben die erhofften Erfolge aus, wenn die Projektmanagementsysteme historisch aus Sicht und Bedarf des einzelnen Projektleiters entstanden und damit nur selten zur umfassenden, projektorientierten Steuerung eines Unternehmens geeignet sind. Ein geeignetes System muss daher die Sichtweise umkehren: Aus den Erfordernissen der Unternehmenssteuerung leitet sich der Anspruch an das verbindlich einzusetzende Instrumentarium nach dem Prinzip „So genau wie nötig …“ ab. Dem Projektleiter bleibt überlassen, welche zusätzlichen Methoden und Werkzeuge er im konkreten Projekt einsetzen möchte. Projektmanagement wird zum strategischen Werkzeug und somit zur Chefsache.

Veränderung des Qualifikationsmix

In diesem Rechenbeispiel wurden 40 Prozent der verfügbaren hochqualifizierten Mitarbeiter eines Unternehmens für ein mittleres Qualifikationsprofil in Projekten eingesetzt. Durch den Ausbau der mittleren Ebene konnte nicht nur die Rendite drastisch gesteigert werden, sondern es stehen zusätzlich 4.000 Personentage von Know-how-Trägern für neue Aufgaben im Betrieb zur Verfügung.

Unternehmer im Unternehmen
Unterschiedliche Untersuchungen zeigen, dass die Effizienzverluste bei der Durchführung von Projekten heute immer noch zwischen 25 und 40 Prozent liegen. Wer diese Effizienzverluste schnell in den Griff bekommt verbessert nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern mobilisiert auch weitere Ressourcen für neue Projekte. Ein Weg dorthin ist, den Projektleiter zum Unternehmer im Unternehmen zu machen und ihn auch in die wirtschaftliche Projektverantwortung zu nehmen. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch oftmals nehmen Linienverantwortliche nach zahlreichen gescheiterten Versuchen das Heft wieder in die Hand. Denn häufig sollen Projektleiter zwar Verantwortung übernehmen, erhalten aber nicht die nötigen Befugnisse. Daher sollten Verantwortliche darauf hinarbeiten, dass ihren Projektleitern die erforderlichen Controllingwerkzeuge zur Verfügung stehen, um ihre Führungsaufgaben wahrzunehmen. Dazu gehört neben Entscheidungsbefugnissen in jedem Fall ein schlankes Projektcontrolling und Ressourcenmanagement, damit den Projektleitern im laufenden Prozess benötigte Daten zeitnah und in einer geeigneten Lösung und Darstellung zur Verfügung stehen. Projektleiter benötigen Informationen, wo Kosten entstanden sind, an welchen Stellen der Projektfortschritt (Percentage of Completition, POC) zu aktualisieren ist oder Projektleistungen abgerechnet werden können. So lassen sich Projekte vom Vertrag bis zur Fakturierung effizient steuern. Gleichzeitig müssen mit jeder Ressourcenzuordnung die Konsequenzen projektübergreifend für Unternehmen, Abteilung und Team sichtbar werden. Die Auslastung der Mitarbeiter bleibt dabei Aufgabe der Linienverantwortlichen, die sich mit den Projektleitern, die ihre Ressourcen aus der eigenen Organisation oder als Fremdleistungen einkaufen müssen, abstimmen können.

Vom Projektcontrolling zur Geschäftslösung
Zeitgemäße Projektlösungen bilden sowohl im Projektcontrolling als auch im Ressourcenmanagement eine solche Matrixorganisation ab. Der Projektleiter entscheidet dabei, welche Managementmethoden der entsprechend dem Umfang und der Aufgabenstellung seiner konkreten Projekte einsetzen möchte. Als Architekturprinzip zählt hier ein schlankes Projektcontrolling im Kern der Lösung, um den sicheren Zugriff auf wirtschaftlich relevante Projektdaten zu sichern. Ein controllingorientierter Aufbau des Management-Instrumentariums gestattet dem Projektleiter, die wirtschaftliche Verantwortung zu übernehmen und die Effizienz seiner Arbeit zu verbessern. Ein einziger Prozentpunkt Effizienzsteigerung kann je nach Betriebsgröße eine Erhöhung von Umsatz und Gewinn im niedrigen sechsstelligen Bereich bedeuten. In der Regel liegen in vielen Unternehmen also erhebliche Potenziale, um dem Fachkräftemangel durch gezielteren Einsatz von vorhandenen Kräften zumindest entgegen zu wirken. Diese werden aus Unkenntnis oder wegen vermeintlich hoher Hürden jedoch nur selten mobilisiert. Dabei bietet eine Veränderung Struktur und den Organisationsgrad des eigenen Unternehmens langfristige Wettbewerbsvorteile.

Der Autor Diplom Betriebswirt Rainer Trendelenburg ist Geschäftsführer der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.
Quelle: www.it-production.com