Ingenieurgruppe Freiburg GmbH – So sind wir leistungsstärker geworden!

Auch eine Software kommt in die Jahre. So muss nicht immer wieder nur beim Betriebssystem auf eine neue Generation umgestiegen werden, auch bei der Anwendungssoftware kann ein Umstieg durchaus lohnenswert sein. Dies zeigt das Beispiel eines Ingenieurbüros, das seine Projektmanagementsoftware erneuert hat.

Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Auf der Suche nach einem neuen Projektmanagement-System wurde die Geschäftsführung der Ingenieurgruppe Freiburg – langjähriger Anwender von „wiko classic“ – Ende 2007 im Rahmen einer Informationsv eranstaltung schließlich bei Apsis 2008/wiko SQL fündig. Dipl.-Ing. (FH) Heinrich Haas, Mitglied der Geschäftsführung, zur Nachfolger- Software von wiko classic: „Alles, was ich von dieser neuen IT-Lösung für Projektcontrolling gesehen habe, hat mich sofort überzeugt. Zusammen mit meinen Partnern waren wir uns daher auch schnell darüber einig, von wiko auf das neue Apsis 2008/ wiko SQL umzusteigen.“ In der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der Apsis Anwenderzentrum GmbH – inzwischen eine Tochter der 3plePUnternehmensgruppe Freiburg – sind die erfolgreichen Methoden von „Apsis classic“ und „wiko classic“ auf einem einheitlichen Standard zusammengefasst, wurden aber auf Basis der innovativen und etablierten 3plePTechnologie vollkommen neu entwickelt.

Motivation zum Softwaretausch

Heinrich Haas erläutert die Situation, die eine neue, leistungsstärkere Projektmanagement- Software forderte: „Unser Büro und die damit zusammenhängenden Aufgabenbereiche sind größer geworden. Unser Tätigkeitsfeld erstreckt sich nicht nur über Planungsleistungen und Objektüberwachung für die technische Gebäudeausrüstung, sondern auch über diese Leistungen für die technische Ausrüstung im Ingenieurbau mit Tunnelanlagen und Straßenbau.“ Darüber hinaus hat man mit der Fraport AG und anderen namhaften Auftraggebern im Raum Frankfurt sowie mit der Deutschen Bahn AG seit einigen Jahren Kunden mit sehr großen Projekten, in denen die Ingenieurgruppe Freiburg als Generalplaner oder ARGE-Partner auch im Bereich Hochbau oft auf Arbeitsgemeinschaften und auf mehrere Subunternehmen trifft. Mit Apsis 2008/wiko SQL haben die Freiburger Ingenieure heute einen „hervorragenden Überblick über ihre Subunternehmer mit allen Leistungsphasen“, wie Heinrich Haas es formuliert; hinzu kommen in den Bereichen Zeiterfassung, Honorarangebote nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), Projektauswertung und Rechnungslegung eine besonders detaillierte und differenzierte Darstellung sowie ein daraus resultierender größerer Informationsgehalt der Daten selbst.

Rascher Umstieg möglich

Dank der stärkeren Transparenz gerade in den Projekten mit Subunternehmen können auch die Leistungen, die abgerechnet werden, genauer nachvollzogen und kontrolliert werden. „Der Überblick in diesen Großprojekten ist einfach besser geworden, wir können exakter und nachhaltiger regulieren und steuern; in Summe wir sind mit dem neuen APSIS leistungsstärker geworden“, erläutert Heinrich Haas die Situation nach Einführung des neuen Projekt-Controlling Anfang Januar 2008. Diese Einführung bzw. der Umstieg von wiko classic auf Apsis 2008/wiko SQL verlief reibungslos und dauerte im laufenden Betrieb gerade einmal zwei Wochen inklusive kompletter Datenübernahme für 200 Projekte – laufende und abgeschlossene – und kleinerer Anpassungen. Heute nutzen die Freiburger Ingenieure die neue Projektcontrolling- Lösung – im eigentlichen Sinne des Wortes – als Projektsteuerungsinstrument, wie Heinrich Haas ausführt: „Neben der einmal im Monat erstellten Gesamtübersicht haben wir per Mausklick immer den aktuellen Projektstand, das heißt, wir sehen sofort, ob und wie ein Projekt läuft und können jederzeit eingreifen. Wir haben mit Apsis eigentlich auch ein Managementinformationssystem (MIS) bekommen, das uns immer die entscheidenden Informationen zur Verfügung stellt. Gerade im Bereich der Budgetkontrolle und Rechnungsstellung bei fertigen Teilprojekten ist Apsis zu einem wichtigen Werkzeug geworden.“ Neben den sehr guten und flexiblen Reportingmöglichkeiten und – dank Online- Zeiterfassung – der feineren Projektauswertung hat es Haas ein Feature noch besonders angetan: „Über das Menü ‚Budgetkontrolle’ und die Unterpunkte „Leistungsstand“, „Basisdaten“ und „Details“ erhält man auf einfache Art und Weise sowohl eine sehr schöne, übersichtliche grafische Darstellung als auch eine sehr übersichtliche Darstellung in reinen Zahlen.“

Akzeptanz im Büro

All diese Vorzüge haben auch bei den Mitarbeitern schnell zu einer hohen Akzeptanz beim Umgang mit dem neuen Projektcontrolling geführt, nicht zuletzt auch deshalb, weil die einzelnen Projekte besser und genauer analysiert und Plus- und Minuspunkte exakt identifiziert werden können. „Man kann sagen, dass wir mit Hilfe von Apsis in den Segmenten Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und Leistungsstandpflege unser Unternehmen steuern, unsere Projekte zeitund budgetgerecht über die Bühne bringen und damit unser oberstes Unternehmensziel erreichen“, fasst Heinrich Haas die wichtigsten Vorteile zusammen, Haas weiter: „Es „läuft“ in unserem Büro heute insofern besser, als dass wir neben einer spürbaren Zeitersparnis auch zu jeder Zeit einen schnelleren und besseren Überblick über alle Projekte haben, der wiederum zu einer erhöhten Handlungssicherheit und zu mehr Planungssicherheit hinsichtlich kaufmännischer Aspekte führt – ein ganz wesentlicher Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und zum Fortbestand unseres Unternehmens.“ Tino M. Böhler, Dresden

Der Lösungsanwender Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Ingenieurleistungen werden für die Bereiche Wärmeversorgung, Lüftungs- und Klimatechnik, elektrische Energieanlagen, Schwachstrom- und Sicherheitstechnik, Aufzugs- und Förderanlagen sowie Tunnelbetriebstechnik erbracht. Bei allen Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung legt das Ingenieurbüro Wert auf nachhaltige, umweltverträgliche technische Konzepte und ist bestrebt, unter Beachtung wirtschaftlicher Aspekte regenerative Energien zu nutzen. Zu den Ingenieurleistungen im Bereich Gebäudeausrüstung zählen Stark- und Schwachstromtechnik, Aufzugsund Fördertechnik, Lüftungs-, Klima- und Reinraumtechnik, Heizungs- und Kältetechnik/Solartechnik, Sanitär-, Schwimmbad- und Küchentechnik, Medizinische Gasversorgung, Thermische Bauphysik/Gebäudesimulation, baulicher und anlagentechnischer Brandschutz. Das Unternehmen, das sowohl für die staatliche Bauverwaltung, für Kommunen als auch für die Privatindustrie tätig ist, beschäftigt an den Standorten Freiburg und Frankfurt/Airport 37 Mitarbeiter. 

b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft – Projektcontrolling in einer Ingenieurgesellschaft

Die Einführung einer neuen Software soll das Unternehmen erfolgreicher machen und Zeit, Geld und Nerven sparen. Dies gilt auch für ein Ingenieurunternehmen, das sich für die Anschaffung eines Projektmanagement- und Projektcontrolling-Systems entschieden hat.

Bernd Bechtold, geschäftsführender Gesellschafter hat ehrgeizige Ziele für sein Unternehmen: „b.i.g. ist ein Wachstumsunternehmen und unsere Dienstleistungen werden nachgefragt. Unser Ziel ist es, 2009 von 2700 auf 3000 Mitarbeiter zu wachsen.“ Um für die Zukunft im IT-Bereich gerüstet zu sein, entschied sich die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Anfang 2008 für die Anschaffung des Projektmanagement- und Projektcontrolling- Systems „wiko“ der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.

Software für ganzheitlichen Ansatz gesucht

Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die b.i.g.-Ingenieure einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte. Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling- Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft, erinnert sich: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote- Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich – es bestand „kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben“, so Sandra Koch, daher „war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“

Anschaffung einer neuen Software

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für „wiko“, eine Branchenlösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25 000 Anwender erfolgreich und wirtschaftlich arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko im Folgenden implementiert wurde: Im April 2008 begannen die wiko-Software-Spezialisten mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in „wiko“ vornehmen. „Die Umsetzung ging schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von gerademal zwei Wochen“, fasst Sandra Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.- Ingenieure und Planer die Vorteile von „wiko“ in gewünschtem Umfang nutzen. Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mit „wiko“ gesteuert und verwaltet.

Zufriedene Anwender

„Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“
, erläutert Sandra Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang der Software genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen. Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling- Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit „wiko“ erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Sandra Koch. Von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung würden alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden. So kann man an jeder Stelle Zeit sparen. Auch die Geschäftsführung der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting- Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen – ein Alleinstellungsmerkmal der Software.

Bei dieser Software liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zu einer Geschäftslösung, deren Einsatz stetig optimiert wird, wie Sandra Koch ausführt: „An „wiko“ nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. Im Jahr 2010 wird „wiko“ dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen.

© Holger Hoppe, wiko Bausoftware GmbH, 79098 Freiburg

Die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Aus der 1981 im badischen Karlsruhe von Gisela und Bernd Bechtold gegründeten b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft ist eine Unternehmensgruppe entstanden, die heute bundesweit und international an 31 Standorten tätig ist und mehr als 2700 Mitarbeiter beschäftigt. Referenzen im Bereich der Ingenieurleistungen sind u.a. die Allianz-Arena in München (Qualitätssicherung), die O2-Arena in Berlin und der neue Großflughafen BBI, Berlin Brandenburg International (Elektrotechnik).  Mit vier Niederlassungen und mehr als 80 Mitarbeitern in Deutschland ist die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz in Karlsruhe das Herz der Unternehmensgruppe. Zu den Geschäftsfeldern der Unternehmensgruppe zählen neben der Generalplanung als Ingenieurbüro und dem vollständigen Betrieb von Liegenschaften auch Sicherheitsdienstleistungen, Facility Management und Gebäudeservice, Einrichtungsservice, Personalservice, Schulung, Aus- und Weiterbildung sowie Komplex-Dienstleistungen. 

agn Niederberghaus & Partner GmbH – Erfolg mit einer Projektmanagement-Lösung

Die ganzheitliche, interdisziplinäre Abwicklung eines Projekts sorgt für mehr Erfolg und wirtschaftlichere Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten. Der ganzheitliche Ansatz sollte auch bei der Softwareunterstützung gewählt werden.

Vor über 50 Jahren als Architekturbüro gegründet, hat sich die agn Niederberghaus & Partner GmbH zum umfassenden Berater des Immobilienbetriebes entwickelt. Über 200 Mitarbeiter an den sieben Standorten in Düsseldorf, Ibbenbüren, Halle/ Saale, Potsdam, Ludwigsburg, München und Bremen planen und realisieren in den Bereichen Industrie, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung sowie Bildung und Erziehung.

agn bietet dabei alle Vorteile eines „echten Generalplaners“: Die ganzheitliche, interdisziplinäre Bearbeitung eines Projektes zur Erzielung wirtschaftlichster Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten integriert im eigenen Haus die komplette Bandbreite planerischer und ingenieurtechnischer Leistungen wie Bauphysik, Technische Gebäudeausrüstung, Garten- und Landschaftsplanung und Facility Management. Dazu gehören insbesondere ein umfassendes Projektmanagement und eine termin- und kostenorientierte Projektsteuerung, basierend auf einem detaillierten Controlling. Und um dies alles optimal umzusetzen und auch, um dem Wachstum der letzten drei Jahre von mehr als 50 % gerecht zu werden, entschied sich das Controllingteam, das neben dem Hauptsitz in Ibbenbüren die fünf weiteren Tochterunternehmen und Niederlassungen steuert, Anfang 2007 für die Anschaffung der 3pleP Project Suite, einer umfassenden Projektmanagement-Lösung.

Dazu erklärt André Welzel, Controlling agn: „Wir hatten vor der Einführung von 3pleP mit dem Vorgänger-System, Excel, Access und einem Stundenerfassungsprogramm de facto nur Insellösungen im Einsatz, die uns das Controlling und das Berichtwesen erschwerten.“ Langwierige und langsame Auswertungen waren an der Tagesordnung, Medienbrüche und mangelnde Aktualität inklusive. „Wir hatten schlicht und einfach sehr erschwerte Bedingungen für ein fundiertes Controlling“, ergänzt Controlling- Kollege Jens Suerbaum. So kam man beim Generalplaner agn schließlich an den Punkt, an dem alle merkten: „So geht es nicht weiter!“ Und um Projekt-Controlling letztendlich nicht zur reinen Datenerfassung und -auswertung verkommen zu lassen, sondern es zu einem vorausschauenden Instrument der Steuerung und inhaltlichen Begleitung der anfallenden Projekte zu machen, entschied man sich für die Neuanschaffung eines Projektmanagement- Systems.

„Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Sprich: kein Jonglieren mehr im Halbdunkel“, fasst Suerbaum die Situation zusammen. Nach Sichtung der in Frage kommenden Software-Anbieter landeten die Controller beim Freiburger IT-Anbieter 3pleP (www.3plep.com). Neben dem professionellen betriebswirtschaftlichen Konzept der 3pleP Project Suite überzeugte insbesondere die Möglichkeit der Planung, Abbildung und Abgrenzung von Subunternehmerverträgen und deren Controlling, wie André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner ist, nach dem Stundencontrolling, die Fremdleistungsverwaltung und das Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der 3pleP-Lösung hervorragend abbilden. Und: alle kaufmännischen Prozesse sind im Projektlebenszyklus vollständig abgedeckt. Für Architekturbüros unserer Größe konnten wir keine bessere Lösung bekommen.“

Denn die agn-Kompetenzen Wirtschaftlichkeit, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit haben oberste Priorität. Nachdem dann das Controlling die agn-Geschäftsführung von den Vorteilen des Systems überzeugt hat, ist der Startschuss gefallen. So hat sich das Controlling-Team aus eigener Initiative mit der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beschäftigt und dann auch eigenverantwortlich an der Umsetzung gearbeitet.

Der Entscheidung pro 3pleP folgten – neben dem Tagesgeschäft – die reibungslose Datenübernahme aus dem Altsystem mit seinen Satelliten, der modularen Ablösung des Altsystems sowie die Implementierung der neuen Software, zunächst für die kleineren agn-Büros. Damit schuf man sich die Möglichkeit, eventuelle Fehler bei den folgenden, größeren Installationen frühzeitig korrigieren zu können. Heute gehört die Projektmanagement- Lösung zum Büroalltag:  Zur Zeiterfassung wird 3pleP von allen Mitarbeitern genutzt, 30 Projektleiter steuern bis zu 150 Projekte damit und im kaufmännischen Bereich unterstützt die Lösung sechs Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.

Doch die Einführung der Software erfüllt für Jens Suerbaum noch einen ganz anderen Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir zudem bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren, damit diese bei Veränderungen im Projekt proaktiv agieren und schneller entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Die 3pleP-Lösung bildet für diese so wichtige betriebswirtschaftliche Sichtweise der Projekte die Basis. Und man kann durchaus sagen, dass wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit 3pleP steuern.“ Neben der Abbildung aller Honorarrechnungen im System, einem wesentlich schnelleren Soll/Ist-Abgleich der einzelnen Projekte, der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter, der Leistungsstandspflege durch die Projektleiter, der Nutzung des Controlling als Entscheidungsgrundlage für Projekte inklusive Budgeteinhaltung ermöglicht die ITLösung auch den Einsatz als Frühwarnsystem für „kränkelnde“ Projekte. Dabei können die Gründe etwa für Stundenoder Honorarabweichungen und die zu ergreifenden Gegenmaßnahmen schnell identifiziert werden. Controller André Welzel fasst weitere Pluspunkte zusammen: „Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine „echte“ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“ Rainer Trendelenburg, 3ple P Development GmbH, 79089 Freiburg i. Br.

Die agn-Gruppe: Erfahrung und Innovation Die agn Niederberghaus & Partner GmbH, 1952 von Paul Niederberghaus und Heinz Leistner in Mettingen als Architekturbüro gegründet, entwickelte sich durch die Erweiterung um ergänzende Ingenieurdisziplinen im Laufe der 60er Jahre zum umfassenden Generalplaner. Heute beschäftigt agn 200 Mitarbeiter am 1976 gewählten Hauptstandort Ibbenbüren sowie Niederlassungen an mehreren Standorten, wie Waiblingen, Potsdam, München, Bremen und Moskau. Als einer der ersten Generalplaner ist agn bereits seit 1998 nach DIN ISO 9001 bzw. seit 2001 nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert.