Gefängnis oder nicht – Projektänderungen sind gefährlich

Staatsanwaltliche Ermittlungen, wie aktuell bei – auch deshalb in den Medien sehr präsenten – Bauunternehmens IMTECH, zeigen eines ganz deutlich: Das heutige Projektänderungsmanagement muss zwar aus Kostengründen, allerdings auch aus strafrechtlicher Sicht klar strukturiert sein und systematisch ablaufen. Will man als Projektleiter oder -steuerer in Bauprojekten nicht in der ständigen Gefahr leben, mit strafrechtlichen Anschuldigungen und die sich daran anschließenden Regressforderungen konfrontiert zu werden, sollte man heute …
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Bilfinger Construction GmbH – Viele wertvolle Stunden

Die Bilfinger Construction GmbH ist eine Beteiligungsgesellschaft der Bilfinger SE mit Sitz in Wiesbaden. Bis zur Umfirmierung im Herbst 2012 wurde das Unternehmen unter dem Namen Bilfinger Berger Ingenieur­bau GmbH geführt. Die Bilfinger Construction GmbH legt den Schwerpunkt vor allem auf europäische Märkte und ist auf die Planung und Realisierung von Ingenieurbauprojekten im Bereich Infrastruktur und Energie spezia­lisiert.

Nachtragsmanagement Bilfinger Construction konzentriert sich mit seinen 3.100 Mitarbeitern sowohl national als auch international auf intelligente Ingenieur­bauleistungen. Referenz-Projekte, an denen das Unternehmen mitgewirkt hat, sind unter anderem der 55 Kilometer lange Bang Na Expressway in Thailand, der Bangkok mit dem Umland verbindet, die 1 Kilometer lange Gol­den Ears Bridge über den Fraser River (Kana­da) sowie ein 10 Kilometer langer Tunnelab­schnitt des Gotthard-Basistunnels bei Sedrun. Der Gesamtumsatz lag 2011 bei 1,5 Milliar­den Euro. Die für diese Bauleistung benötig­te Planung erfordert ein professionelles und leistungsfähiges Projekt-Controlling mit einem aktiven Nachtragsmanagement. wiko Bausoftware und das Technische Büro von Bilfinger Construction haben gemeinsam das IT-Tool für das Nachtragsmanagement von Planungsleistungen entwickelt, das seit Mit­te 2013 dort im Einsatz ist.

Wirtschaftlichkeit Claudia Bennighof vom kaufmännischen Bereich des Technischen Büros von Bilfinger Construction, erinnert sich an den Erstkon­takt mit wiko und an die Einführung des wiko-Projekt-Controlling vor acht Jahren: „Wir suchten nach einer Verbesserung der Reports unseres Vorgängersystems. Die Erstellung der Auswertungen für unsere Ergebnisrechnung war umständlich und zeitaufwändig.“ Nach einer umfassenden Marktsondierung habe man sich dann für die Lösung der wiko Bau­software entschieden. „Die Reporting-Mög­lichkeiten in wiko waren und sind einfach gut“, so Claudia Bennighof, „schon nach kur­zer Einarbeitungszeit konnten wir in wiko viele aussagekräftige Reports erzeugen.“ Dazu kam noch ein weiteres, bedeutsames Kriterium: die Einfachheit der Stundenerfas­sung in wiko. „Es war uns sehr wichtig, dass dieser betriebswirtschaftlich so relevante Vorgang, den alle 80 Mitarbeiter im Techni­schen Büro täglich machen müssen, einfach und verständlich zu handhaben ist.“ Und das sei mit wiko der Fall.

An die 30 Mitarbeiter des Technischen Büros von Bilfinger Construction nutzen auch die Reports, darunter die kauf­männischen Mitarbeiter für die Ergebnisrech­nung sowie die Projektleiter zur Steuerung ihrer Projekte, dazu Rainer Bennighof, der Standortleiter des Technisches Büros in Mün­chen: „Die Projektleiter nutzen wiko, um zu sehen, wo die einzelnen Projekte vom Ergeb­nis her stehen. Neben den Projektständen müssen sie immer die gebuchten Stunden auf ihren Projekten kontrollieren, auch in Hinblick auf die Zuordnung zu den relevan­ten Arbeitspaketen. Die kaufmännischen Standortbetreuungen in Wiesbaden, Ham­burg, Köln, und München arbeiten mit wiko im Bereich der Rechnungsstellung und der Fakturierung – und am Ende des Monats nut­zen sie wiko für die komplette Ergebnisrech­nung.“ Das Technische Büro von Bilfinger Construction steuert also mit dem wiko-Projektcontrolling seine Projektabwicklung, wie Rainer Bennighof erläutert: „Wir steuern mit wiko unser Business, und zwar dahinge­hend, dass man bei den Projekten kontrol­liert, ob man im Budget ist oder nicht. Von daher steuert man das Geschäft zu einem bestimmten Grad schon mit der IT-Lösung.“ Als Projektleiter kann man entsprechende Maßnahmen ergreifen und mit den Mitarbei­tern mögliche Optimierungspotenziale suchen, um effektiver zu arbeiten. Andern­falls laufe das Projekt aus dem Ruder und schade damit dem Gesamtergebnis. Das betrifft vor allem sogenannte Langläufer, also Projekt mit einer Laufzeit von über einem Jahr.

„Bei kleineren Projekten, die vier Wochen oder auch zwei Monate dauern, ist dieses Gegensteuern und Eingreifen natürlich schwieriger“, sagt Rainer Bennighof. Aus die­sem Grund gibt es im Technischen Büro von Bilfinger Construction eine strikte Vorgabe: Alle Projektleiter müssen bei den Pauschal­projekten am Monatsende immer die Leis­tungsstandspflege in wiko machen, also sowohl den Leistungsstand wie auch den Restaufwand eingeben. So können die Ver­antwortlichen im Technischen Büro per Mausklick oder per Knopfdruck in wiko sehen, wo und wie die einzelnen Projekte stehen. Claudia Bennighof resümiert: „Für uns ist das Projektergebnis oder das Ergebnis eines Teams jederzeit abrufbar; dazu kommen die Kontrolle der auf die Projekte gebuchten Stunden sowie die Rechnungsstellung aus wiko. Drei Nutzenaspekte, die die Wirtschaft­lichkeit unseres Büros nachhaltig sichern.“

Notes-Datenbank abgelöst Dem wiko-Projekt-Controlling folgte jetzt das Modul Nachtragsmanagement. Rainer Ben­nighof zum Prozedere: „Wir arbeiten exklusiv für den Bilfinger-Konzern. Das heißt für uns, die Projektleiter müssen genau prüfen, was nach unserem Vertrag zu leisten ist oder was eben vom Vertrag abweicht. Bei Abweichun­gen wird eine Ergänzung des Auftrags gestellt, die dann mit dem internen Auftrag­geber, also der Baustelle, verhandelt werden muss.“ Diese Ergänzung des Auftrags kann unter Umständen an den Bauherrn durchge­reicht werden, was dann entsprechend kom­muniziert wird. „Wenn also erkannt wird, dass eine Leistung zu erbringen ist, die nicht Teil unseres Auftrags ist, sprechen wir zum einen mit der Baustelle, zum anderen wird in wiko ein Nachtrags-Paket anlegt und die Mitarbei­ter werden entsprechend informiert, dass diese Leistungen auf eben dieses Paket zu buchen sind. Danach werden die Mehrkos­tenanmeldung und das Nachtragsschreiben aufgesetzt.“

Was dann an tatsächlichen Erlösen her­auskomme, hänge auch davon ab, wie die zusätzlichen Leistungen mit dem Bauherrn verhandelt werden. Besonders wichtig ist hier die rechtzeitige Verhandlung dieser Leistungen als Voraussetzung für die Siche­rung des eigenen Honorars. Häufig beste­hen Vorbehalte, „besondere“ und „zusätzli­che“ Leistungen bei den Bauherren abzu­rechnen. Das mit dem Technischen Büro von Bilfinger Construction gemeinsam ent­wickelte wiko-Nachtragsmanagement ver­waltet daher Ergänzungen des Auftrages schon vor der Aufnahme in einen Projekt­auftrag übersichtlich. Die Historie vom „erkannten“ über den „angemeldeten“ bis zur „beauftragen“ Vertragsergänzung kann dadurch nachvollzogen und wirtschaftlich beurteilt werden. Auftragswahrscheinlich­keiten, Zuordnung von Dokumenten und auch projektübergreifende Sichten stehen für eine effiziente Verwaltung und Auswer­tung der Vertragsergänzung bereit. „Wir können mit dem wiko-Nachtragsmanage­ment einfach und schnell nachvollziehen, wann und in welcher Höhe angefallene Mehrkosten angemeldet, als Vertragsergän­zung eingereicht, genehmigt und schließ­lich in Rechnung gestellt wurden“, fasst Claudia Bennighof zusammen

Anlass für die Kooperation wiko und Bilfin­ger Construction war unter anderem die Kon­zernentscheidung für eine Nachfolgeregelung des Lotus-Notes-Systems und somit auch die Abschaffung der auf Lotus Notes basierenden Nachtrags-Datenbank des Technischen Büros in 2011. „Wir suchten im Rahmen der Notes-Ablösung nach einer Möglichkeit, nur noch mit einem System zu arbeiten“, erläutert Clau­dia Bennighof weiter: „Die Stun­denerfassung erfolgt bereits in wiko. Das heißt, die Nachtragspa­kete werden zur Stundenerfassung schon angelegt. Auch die Abrech­nung der zusätzlichen Leistungen erfolgt in wiko. Aber dieser ganz wesentliche Zwischenschritt mit Dokumentation und Kontrolle und dem Aspekt, wann ist die Mehrkos­tenanmeldung eingereicht wor­den, wann der Nachtrag, erfolgte an einer anderen Stelle.” Mit dieser Fragestellung wurde dann auch wiko 2012 konfrontiert, wie Rainer Bennighof sagt: „Damit war der Grundstein gelegt, und wir haben dann schnell gemerkt, dass wir zusammenpassen, sprich: dass unse­re Vorstellungen, unsere Wünsche und unser Bedarf beim Thema Nachtragsmanagement problemlos von und in wiko umsetzbar sind.“

Nachtragsmanagement Nach nur zwei Monaten Entwicklungszeit war das Modul Nachtragsmanagement fertig, Rai­ner Bennighof zeigt sich darüber erfreut: „Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden.“ Heute ist das Nachtragsmanagement – wie das wiko-Projekt-Controlling – beim Technischen Büro der Bilfinger Construction ein unersetzliches Instrument im Büroalltag oder wie es Claudia Bennighof formuliert: „Es ist die Motivation der Projektleiter und Projektmitarbeiter, sich für den wirtschaftlichen Projekterfolg verant­wortlich zu fühlen – als Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg eines Planungsbüros. Und mit nur einem System ist es wesentlich einfacher, die relevanten Zahlen einzupfle­gen, als wenn man mit zwei Systemen arbei­ten muss. Auch von der Auswertungsseite bringt es erhebliche Vorteile im Geschäftsall­tag.“ Dazu kommt die einfache Überwachung der Pakete für Zusatzleistungen per Knopf­druck, die das mühsame manuelle Verglei­chen zwischen wiko- und Notes-Daten über­flüssig gemacht hat.

Ein weiterer großer Vor­teil ist für Claudia Bennighof, „dass wir sofort sehen, wenn Stunden auf einen Nachtrag gebucht werden beziehungsweise, ob es hier­für auch schon eine Mehrkostenanmeldung gibt.“ Dies müsste eigentlich parallel zur Bear­beitung erfolgen, damit die relevanten Zusatzleistungen beim Kunden auch einge­reicht werden. „Diese Dokumentation ist jetzt auf Knopfdruck vorhanden und vereinfacht unsere kaufmännische Betreuung an den vier Standorten ganz wesentlich. Denn so können wir den Projektleitern auch schnell mal auf die Füße treten und nachfragen, was mit den zusätzlichen Leistungen geschehen ist.“ Das ist umso wichtiger, als dass das reine Anlegen und Abrechnen eines Nachtrags immer durch die jeweilige kaufmännische Standortbetreu­ung erfolgt, die Erfassung der Nachtragshöhe, die Erfolgsprognose sowie die Änderung des Status hingegen immer durch die Projektlei­tung. Rainer Bennighof bilanziert: „Allein die Tatsache, dass wir heute mit wiko ein durch­gängiges System haben, hat die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite erhöht und fördert zudem die konsequente Kostenverfolgung für Zusatzleistungen.“ Zudem habe man mehr Zeit für die Dinge, die wirklich relevant sind und müsse nicht mehrere Listen abgleichen und kontrollieren – für das Technische Büro der Bilfinger Construction eine Menge wert­voller Stunden.