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Auch eine Software kommt in die Jahre. So muss nicht immer wieder nur beim Betriebssystem auf eine neue Generation umgestiegen werden, auch bei der Anwendungssoftware kann ein Umstieg durchaus lohnenswert sein. Dies zeigt das Beispiel eines Ingenieurbüros, das seine Projektmanagementsoftware erneuert hat.

Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Auf der Suche nach einem neuen Projektmanagement-System wurde die Geschäftsführung der Ingenieurgruppe Freiburg – langjähriger Anwender von „wiko classic“ – Ende 2007 im Rahmen einer Informationsv eranstaltung schließlich bei Apsis 2008/wiko SQL fündig. Dipl.-Ing. (FH) Heinrich Haas, Mitglied der Geschäftsführung, zur Nachfolger- Software von wiko classic: „Alles, was ich von dieser neuen IT-Lösung für Projektcontrolling gesehen habe, hat mich sofort überzeugt. Zusammen mit meinen Partnern waren wir uns daher auch schnell darüber einig, von wiko auf das neue Apsis 2008/ wiko SQL umzusteigen.“ In der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der Apsis Anwenderzentrum GmbH – inzwischen eine Tochter der 3plePUnternehmensgruppe Freiburg – sind die erfolgreichen Methoden von „Apsis classic“ und „wiko classic“ auf einem einheitlichen Standard zusammengefasst, wurden aber auf Basis der innovativen und etablierten 3plePTechnologie vollkommen neu entwickelt.

Motivation zum Softwaretausch

Heinrich Haas erläutert die Situation, die eine neue, leistungsstärkere Projektmanagement- Software forderte: „Unser Büro und die damit zusammenhängenden Aufgabenbereiche sind größer geworden. Unser Tätigkeitsfeld erstreckt sich nicht nur über Planungsleistungen und Objektüberwachung für die technische Gebäudeausrüstung, sondern auch über diese Leistungen für die technische Ausrüstung im Ingenieurbau mit Tunnelanlagen und Straßenbau.“ Darüber hinaus hat man mit der Fraport AG und anderen namhaften Auftraggebern im Raum Frankfurt sowie mit der Deutschen Bahn AG seit einigen Jahren Kunden mit sehr großen Projekten, in denen die Ingenieurgruppe Freiburg als Generalplaner oder ARGE-Partner auch im Bereich Hochbau oft auf Arbeitsgemeinschaften und auf mehrere Subunternehmen trifft. Mit Apsis 2008/wiko SQL haben die Freiburger Ingenieure heute einen „hervorragenden Überblick über ihre Subunternehmer mit allen Leistungsphasen“, wie Heinrich Haas es formuliert; hinzu kommen in den Bereichen Zeiterfassung, Honorarangebote nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), Projektauswertung und Rechnungslegung eine besonders detaillierte und differenzierte Darstellung sowie ein daraus resultierender größerer Informationsgehalt der Daten selbst.

Rascher Umstieg möglich

Dank der stärkeren Transparenz gerade in den Projekten mit Subunternehmen können auch die Leistungen, die abgerechnet werden, genauer nachvollzogen und kontrolliert werden. „Der Überblick in diesen Großprojekten ist einfach besser geworden, wir können exakter und nachhaltiger regulieren und steuern; in Summe wir sind mit dem neuen APSIS leistungsstärker geworden“, erläutert Heinrich Haas die Situation nach Einführung des neuen Projekt-Controlling Anfang Januar 2008. Diese Einführung bzw. der Umstieg von wiko classic auf Apsis 2008/wiko SQL verlief reibungslos und dauerte im laufenden Betrieb gerade einmal zwei Wochen inklusive kompletter Datenübernahme für 200 Projekte – laufende und abgeschlossene – und kleinerer Anpassungen. Heute nutzen die Freiburger Ingenieure die neue Projektcontrolling- Lösung – im eigentlichen Sinne des Wortes – als Projektsteuerungsinstrument, wie Heinrich Haas ausführt: „Neben der einmal im Monat erstellten Gesamtübersicht haben wir per Mausklick immer den aktuellen Projektstand, das heißt, wir sehen sofort, ob und wie ein Projekt läuft und können jederzeit eingreifen. Wir haben mit Apsis eigentlich auch ein Managementinformationssystem (MIS) bekommen, das uns immer die entscheidenden Informationen zur Verfügung stellt. Gerade im Bereich der Budgetkontrolle und Rechnungsstellung bei fertigen Teilprojekten ist Apsis zu einem wichtigen Werkzeug geworden.“ Neben den sehr guten und flexiblen Reportingmöglichkeiten und – dank Online- Zeiterfassung – der feineren Projektauswertung hat es Haas ein Feature noch besonders angetan: „Über das Menü ‚Budgetkontrolle’ und die Unterpunkte „Leistungsstand“, „Basisdaten“ und „Details“ erhält man auf einfache Art und Weise sowohl eine sehr schöne, übersichtliche grafische Darstellung als auch eine sehr übersichtliche Darstellung in reinen Zahlen.“

Akzeptanz im Büro

All diese Vorzüge haben auch bei den Mitarbeitern schnell zu einer hohen Akzeptanz beim Umgang mit dem neuen Projektcontrolling geführt, nicht zuletzt auch deshalb, weil die einzelnen Projekte besser und genauer analysiert und Plus- und Minuspunkte exakt identifiziert werden können. „Man kann sagen, dass wir mit Hilfe von Apsis in den Segmenten Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und Leistungsstandpflege unser Unternehmen steuern, unsere Projekte zeitund budgetgerecht über die Bühne bringen und damit unser oberstes Unternehmensziel erreichen“, fasst Heinrich Haas die wichtigsten Vorteile zusammen, Haas weiter: „Es „läuft“ in unserem Büro heute insofern besser, als dass wir neben einer spürbaren Zeitersparnis auch zu jeder Zeit einen schnelleren und besseren Überblick über alle Projekte haben, der wiederum zu einer erhöhten Handlungssicherheit und zu mehr Planungssicherheit hinsichtlich kaufmännischer Aspekte führt – ein ganz wesentlicher Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und zum Fortbestand unseres Unternehmens.“ Tino M. Böhler, Dresden