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Die Einführung einer neuen Software soll das Unternehmen erfolgreicher machen und Zeit, Geld und Nerven sparen. Dies gilt auch für ein Ingenieurunternehmen, das sich für die Anschaffung eines Projektmanagement- und Projektcontrolling-Systems entschieden hat.

Bernd Bechtold, geschäftsführender Gesellschafter hat ehrgeizige Ziele für sein Unternehmen: „b.i.g. ist ein Wachstumsunternehmen und unsere Dienstleistungen werden nachgefragt. Unser Ziel ist es, 2009 von 2700 auf 3000 Mitarbeiter zu wachsen.“ Um für die Zukunft im IT-Bereich gerüstet zu sein, entschied sich die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Anfang 2008 für die Anschaffung des Projektmanagement- und Projektcontrolling- Systems „wiko“ der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.

Software für ganzheitlichen Ansatz gesucht

Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die b.i.g.-Ingenieure einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte. Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling- Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft, erinnert sich: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote- Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich – es bestand „kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben“, so Sandra Koch, daher „war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“

Anschaffung einer neuen Software

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für „wiko“, eine Branchenlösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25 000 Anwender erfolgreich und wirtschaftlich arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko im Folgenden implementiert wurde: Im April 2008 begannen die wiko-Software-Spezialisten mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in „wiko“ vornehmen. „Die Umsetzung ging schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von gerademal zwei Wochen“, fasst Sandra Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.- Ingenieure und Planer die Vorteile von „wiko“ in gewünschtem Umfang nutzen. Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mit „wiko“ gesteuert und verwaltet.

Zufriedene Anwender

„Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“, erläutert Sandra Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang der Software genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen. Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling- Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit „wiko“ erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Sandra Koch. Von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung würden alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden. So kann man an jeder Stelle Zeit sparen. Auch die Geschäftsführung der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting- Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen – ein Alleinstellungsmerkmal der Software.

Bei dieser Software liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zu einer Geschäftslösung, deren Einsatz stetig optimiert wird, wie Sandra Koch ausführt: „An „wiko“ nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. Im Jahr 2010 wird „wiko“ dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen.

© Holger Hoppe, wiko Bausoftware GmbH, 79098 Freiburg