Gefängnis, oder nicht? Gefährliche Projektänderungen

Gefängnis, oder nicht? Gefährliche Projektänderungen

Veröffentlicht im CS – Computer Spezial, Ausgabe 2/2015, Seite 46/47

Staatsanwaltliche Ermittlungen, wie aktuell bei – auch deshalb in den Medien sehr präsenten – dem Bauunternehmen Imtech, zeigen eines ganz deutlich: Das heutige Projektänderungsmanagement muss zwar aus Kostengründen, allerdings auch aus strafrechtlicher Sicht, klar strukturiert sein und systematisch ablaufen.

Will man als Projektleiter oder -steuerer in Bauprojekten nicht in der ständigen Gefahr leben, mit strafrechtlichen Anschuldigungen und die sich daran anschließenden Regressforderungen konfrontiert zu werden, sollte man heute ein softwaregestütztes Projektänderungssystem zur Hand haben, das bestimmte Kriterien erfüllt.

Ein solches System muss:
1. transparent in allen Schritten sein,
2. strukturiert aufgebaut sein sowie ablaufen und
3. in allen Phasen auch nach Jahren noch nachvollziehbar sein.

Um diese Kriterien zu erfüllen, ist die erste Anforderung an ein Projektänderungsmanagement eine lückenlos versionierte und revisionssichere Dokumentation. Um nicht nur Nachträge, sondern
auch Zusatzaufträge und Nach- bzw. Erweiterungsbeauftragungen einzuschließen, wird hier der Begriff Projektänderung verwendet, der alle Änderungen eines Bauprojekts umschreibt.

Kritische Situationen

wiko_DMS_Dokumente_zu_ProjektJeder, der bei Bauprojekten mitarbeitet, weiß, dass jede Projektänderung, die große und sehr reale Gefahr in sich birgt, den gesamten Bauablauf zu stören, so gut wie sicher die Einhaltung
des Budgets zu gefährden und den Terminplan kräftig durcheinanderzubringen. Projektänderungen führen geradezu immer auf einen kritischen Pfad. Verschärfend kommen seit Neuestem sogar
strafrechtliche Aspekte mit ins Spiel. Eine sensibilisierte Öffentlichkeit und aus dem Dämmerschlaf erwachte Strafverfolgungsbehörden, die vor allem die Kostenexplosionen und Terminverschiebungen bei öffentlichen Aufträgen argwöhnisch hinterfragen, stellen jeden am Bauprojekt beteiligten Verantwortlichen vor neue Herausforderungen in Bezug auf das Projektänderungsmanagement.

Compliance-Regeln aus den USA und Großbritannien, die nach deren Ansicht nicht nur in ihren Ländern wirken, sondern deren Einhaltung weltweit verfolgt wird, verkomplizieren die aktuelle Situation zusätzlich. Um diesen kritischen Prozessen ihren Schrecken zu nehmen, die Gefährdung der Zielerreichung und strafrechtlichen Anschuldigungen zu bannen, greift man am besten auf ein softwaregestützes Projektänderungsmanagement-System zurück. Solche Software-Tools stellen ein ganzes System zur Verfügung, um diese kritischen Prozesse beherrschbar zu machen.

Lückenlos erfassen und revisionssicher dokumentieren

wiko_DMS_DokumentenablageDer erste Schritt zum Beherrschen von Projektänderungen ist die Erfassung all dieser Vorgänge, die bei größeren Bauprojekten durchaus auf eine Zahl von über 1.000 ansteigen können. Nur wer jederzeit einen Überblick über diese kritischen Vorgänge hat, kann diese wirkungsvoll überwachen und steuern. Hier setzt auch die Softwarelösung von wiko Bausoftware GmbH an. Mit einem
eigens dafür entwickelten Tool werden alle Projektänderungen revisionssicher erfasst, klassifiziert, berechnet, in jeder Phase dokumentiert und natürlich jederzeit überwacht.

Schon bei der Erfassung jeder Projektänderung wird eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung von der Software vergeben. Anhand dieser Nummerierung, der Erfassung der Änderung, des Bearbeiters und des Bearbeitungsdatums ergibt sich eine Projektänderungshistorie, die über die Art der Änderung, wer was geändert hat und was geändert wurde, Auskunft gibt. Der Nutzer kann zwischen den Projektänderungsklassen „Auftraggeberwunsch, technische Notwendigkeit, Planungsfortschritt, nachträgliche Auflage, Plankorrektur” oder eigene Klassen wählen.

In einem Scroll-Menü wird der Verursacher der Projektänderung gewählt. Diese Eingabe ist deshalb besonders wichtig, weil dadurch die Weiterberechnung der Kosten gesteuert wird. Konkret bedeutet dies, dass – wenn beispielsweise der Verursacher der Bauherr ist – sich eine Position im Abrechnungsmodul findet, die die Kosten der Projektänderung diesem in Rechnung stellt.

Sobald eine Projektänderung angelegt wird, erhält sie den Status „angelegt”. Dieser Status wird je nach Fortschritt geändert in „beantragt” , ,,genehmigt” oder „abgelehnt”. Ebenfalls festgehalten wird, wer die Projektänderung genehmigt hat – in den meisten Fällen wird dies der Bauleiter oder bei großen Bauprojekten der Projektsteuerer sein. Um die Revisionssicherheit zu bieten, wird jeder Schritt versioniert. Deshalb wird nichts überschrieben, sondern eine neue Version angelegt und gespeichert. So bleibt jeder Schritt während des gesamten Projektzeitraums und darüber hinaus nachvollziehbar.

Nachträge im Controlling-Dashboard

Sowohl die Kosten der Nachträge als auch die erwartete Terminverschiebung werden eingegeben. Sobald die Projektänderung den Status „genehmigt” erhält, rechnet die Software automatisch das Auftragsbudget neu. Dieses neue Auftragsbudget wird ins Controlling-Dashboard übernommen und überwacht. Es wird auch in den Prognosewert (auf das Bauzeitende) übernommen. So ist
sofort ersichtlich, welche Kostenauswirkung diese Position verursacht.

Selbstverständlich kann diese Funktion auch zur Darstellung von Szenarien eingesetzt werden. So kann eine „angedachte” Nachtragsposition als angelegt, aber noch nicht genehmigt klassifiziert werden. Durch eine Markierung können die Kosten- und Terminauswirkungen jetzt bereits prognostiziert und simuliert werden. Das heißt, die Mehrkosten und Terminverschiebungen sind auf einen Blick erkennbar. Damit steht eine sehr gute Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, für die Entscheidung der Realisierung der Projektänderung oder nicht. Da jeder Schritt dokumentiert wird, nutzen Bauleiter oder Projektsteuerer diese Funktion auch, um sich nach einer anderen Seite abzusichern. Projektänderungen, die sie für nötig halten, werden von ihnen beantragt, selbst
wenn sie wissen, dass diese nicht genehmigt werden.

Kommt es zur Ablehnung und treten deshalb im Verlauf des Bauprozesses Probleme und Schuldzuweisungen auf, können sie genau belegen, dass sie eine andere Vorgehensweise für sinnvoll erachtet hatten und wer anderer Meinung war. Durch die Protokollierung, Typisierung, Abschätzung und Verfolgung aller Auswirkungen und Dokumentierung steht eine Funktion zur Verfügung, die die negativen Auswirkungen der einzelnen Projektänderungen frühzeitig aufzeigt, diese abfedert und die Unberechenbarkeit auflöst.

Sie ist Begründung und Beweis.

von Tina Mattern-Brucker,
Business Direktor,
wiko Bausoftware GmbH

 

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wiko webbasierendes DMS

Weltweite Verfügbarkeit aller Dokumente und trotzdem sicher!

Was ist Ihr dringendstes Problem? Diese Frage beantworten viele Planungsbüros damit, dass unübersichtliche Strukturen und die Verwaltung einer hohen Anzahl von Dokumenten eins der dringendsten Probleme für sie darstellt.

Einerseits ergeben sich aus gesetzlichen oder standesrechtlichen Regelungen immer höhere Anforderungen an eine saubere Dokumentation aller Schritte, andererseits fehlt bisher gerade für diese Zielgruppe eine brauchbare, alltagstaugliche Software, die die speziellen Anforderungen dieser Nutzer berücksichtigt.

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Vollkommen automatisiert können eingehende Dokumente – ganz unabhängig ob Sie per Mail, Fax oder Brief eintreffen – erfasst und archiviert werden. Die Software liest automatisch Angaben aus den Dokumenten aus und ordnet diese den richtigen Projekten zu. Dokumente, die nicht automatisiert zugeordnet werden können, werden in ein Verzeichnis geschrieben und der Nutzer wird darüber informiert, dass diese auf Zuordnung warten. Mit einfacher drag & drop-Funktion kann die manuelle Zuordnung dieser Dokumente erfolgen.

Während des Einlesens der Dokumente findet ohne Zutun des Anwenders eine Verstichwortung des gesamten Textes statt. Als Folge steht eine sehr komfortable google-like Suche mit Autofill-Funktion zur Verfügung. Schon die Eingabe von Wortteilen im Suchfeld genügt, um schnell zu allen relevanten Dokumenten zu gelangen. Durch Doppelklick wird das Dokument dann genau mit dem Programm geöffnet, mit dem es erstellt wurde. Das Dokument kann sofort aktualisiert, verändert oder letztendlich gespeichert werden.

Um Dokumentationspflichten zu erfüllen wird beim Speichern das Ursprungsdokument nicht überschrieben, sondern es wird davon eine neue Version erzeugt und gespeichert. So ist eine lückenlose Historisierung aller Änderungen, aller Änderungsdaten und aller Nutzer, die die Änderungen vollzogen haben, vorhanden.

Dieses Dokumentenmanagement kann plattformunabhängig genutzt werden. Ganz gleichgültig welches Betriebssystem Sie nutzen, das neue wiko Dokumentenmanagement läuft auf allen Systemen.

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