Bilfinger Construction GmbH – Viele wertvolle Stunden

Die Bilfinger Construction GmbH ist eine Beteiligungsgesellschaft der Bilfinger SE mit Sitz in Wiesbaden. Bis zur Umfirmierung im Herbst 2012 wurde das Unternehmen unter dem Namen Bilfinger Berger Ingenieur­bau GmbH geführt. Die Bilfinger Construction GmbH legt den Schwerpunkt vor allem auf europäische Märkte und ist auf die Planung und Realisierung von Ingenieurbauprojekten im Bereich Infrastruktur und Energie spezia­lisiert.

Nachtragsmanagement Bilfinger Construction konzentriert sich mit seinen 3.100 Mitarbeitern sowohl national als auch international auf intelligente Ingenieur­bauleistungen. Referenz-Projekte, an denen das Unternehmen mitgewirkt hat, sind unter anderem der 55 Kilometer lange Bang Na Expressway in Thailand, der Bangkok mit dem Umland verbindet, die 1 Kilometer lange Gol­den Ears Bridge über den Fraser River (Kana­da) sowie ein 10 Kilometer langer Tunnelab­schnitt des Gotthard-Basistunnels bei Sedrun. Der Gesamtumsatz lag 2011 bei 1,5 Milliar­den Euro. Die für diese Bauleistung benötig­te Planung erfordert ein professionelles und leistungsfähiges Projekt-Controlling mit einem aktiven Nachtragsmanagement. wiko Bausoftware und das Technische Büro von Bilfinger Construction haben gemeinsam das IT-Tool für das Nachtragsmanagement von Planungsleistungen entwickelt, das seit Mit­te 2013 dort im Einsatz ist.

Wirtschaftlichkeit Claudia Bennighof vom kaufmännischen Bereich des Technischen Büros von Bilfinger Construction, erinnert sich an den Erstkon­takt mit wiko und an die Einführung des wiko-Projekt-Controlling vor acht Jahren: „Wir suchten nach einer Verbesserung der Reports unseres Vorgängersystems. Die Erstellung der Auswertungen für unsere Ergebnisrechnung war umständlich und zeitaufwändig.“ Nach einer umfassenden Marktsondierung habe man sich dann für die Lösung der wiko Bau­software entschieden. „Die Reporting-Mög­lichkeiten in wiko waren und sind einfach gut“, so Claudia Bennighof, „schon nach kur­zer Einarbeitungszeit konnten wir in wiko viele aussagekräftige Reports erzeugen.“ Dazu kam noch ein weiteres, bedeutsames Kriterium: die Einfachheit der Stundenerfas­sung in wiko. „Es war uns sehr wichtig, dass dieser betriebswirtschaftlich so relevante Vorgang, den alle 80 Mitarbeiter im Techni­schen Büro täglich machen müssen, einfach und verständlich zu handhaben ist.“ Und das sei mit wiko der Fall.

An die 30 Mitarbeiter des Technischen Büros von Bilfinger Construction nutzen auch die Reports, darunter die kauf­männischen Mitarbeiter für die Ergebnisrech­nung sowie die Projektleiter zur Steuerung ihrer Projekte, dazu Rainer Bennighof, der Standortleiter des Technisches Büros in Mün­chen: „Die Projektleiter nutzen wiko, um zu sehen, wo die einzelnen Projekte vom Ergeb­nis her stehen. Neben den Projektständen müssen sie immer die gebuchten Stunden auf ihren Projekten kontrollieren, auch in Hinblick auf die Zuordnung zu den relevan­ten Arbeitspaketen. Die kaufmännischen Standortbetreuungen in Wiesbaden, Ham­burg, Köln, und München arbeiten mit wiko im Bereich der Rechnungsstellung und der Fakturierung – und am Ende des Monats nut­zen sie wiko für die komplette Ergebnisrech­nung.“ Das Technische Büro von Bilfinger Construction steuert also mit dem wiko-Projektcontrolling seine Projektabwicklung, wie Rainer Bennighof erläutert: „Wir steuern mit wiko unser Business, und zwar dahinge­hend, dass man bei den Projekten kontrol­liert, ob man im Budget ist oder nicht. Von daher steuert man das Geschäft zu einem bestimmten Grad schon mit der IT-Lösung.“ Als Projektleiter kann man entsprechende Maßnahmen ergreifen und mit den Mitarbei­tern mögliche Optimierungspotenziale suchen, um effektiver zu arbeiten. Andern­falls laufe das Projekt aus dem Ruder und schade damit dem Gesamtergebnis. Das betrifft vor allem sogenannte Langläufer, also Projekt mit einer Laufzeit von über einem Jahr.

„Bei kleineren Projekten, die vier Wochen oder auch zwei Monate dauern, ist dieses Gegensteuern und Eingreifen natürlich schwieriger“, sagt Rainer Bennighof. Aus die­sem Grund gibt es im Technischen Büro von Bilfinger Construction eine strikte Vorgabe: Alle Projektleiter müssen bei den Pauschal­projekten am Monatsende immer die Leis­tungsstandspflege in wiko machen, also sowohl den Leistungsstand wie auch den Restaufwand eingeben. So können die Ver­antwortlichen im Technischen Büro per Mausklick oder per Knopfdruck in wiko sehen, wo und wie die einzelnen Projekte stehen. Claudia Bennighof resümiert: „Für uns ist das Projektergebnis oder das Ergebnis eines Teams jederzeit abrufbar; dazu kommen die Kontrolle der auf die Projekte gebuchten Stunden sowie die Rechnungsstellung aus wiko. Drei Nutzenaspekte, die die Wirtschaft­lichkeit unseres Büros nachhaltig sichern.“

Notes-Datenbank abgelöst Dem wiko-Projekt-Controlling folgte jetzt das Modul Nachtragsmanagement. Rainer Ben­nighof zum Prozedere: „Wir arbeiten exklusiv für den Bilfinger-Konzern. Das heißt für uns, die Projektleiter müssen genau prüfen, was nach unserem Vertrag zu leisten ist oder was eben vom Vertrag abweicht. Bei Abweichun­gen wird eine Ergänzung des Auftrags gestellt, die dann mit dem internen Auftrag­geber, also der Baustelle, verhandelt werden muss.“ Diese Ergänzung des Auftrags kann unter Umständen an den Bauherrn durchge­reicht werden, was dann entsprechend kom­muniziert wird. „Wenn also erkannt wird, dass eine Leistung zu erbringen ist, die nicht Teil unseres Auftrags ist, sprechen wir zum einen mit der Baustelle, zum anderen wird in wiko ein Nachtrags-Paket anlegt und die Mitarbei­ter werden entsprechend informiert, dass diese Leistungen auf eben dieses Paket zu buchen sind. Danach werden die Mehrkos­tenanmeldung und das Nachtragsschreiben aufgesetzt.“

Was dann an tatsächlichen Erlösen her­auskomme, hänge auch davon ab, wie die zusätzlichen Leistungen mit dem Bauherrn verhandelt werden. Besonders wichtig ist hier die rechtzeitige Verhandlung dieser Leistungen als Voraussetzung für die Siche­rung des eigenen Honorars. Häufig beste­hen Vorbehalte, „besondere“ und „zusätzli­che“ Leistungen bei den Bauherren abzu­rechnen. Das mit dem Technischen Büro von Bilfinger Construction gemeinsam ent­wickelte wiko-Nachtragsmanagement ver­waltet daher Ergänzungen des Auftrages schon vor der Aufnahme in einen Projekt­auftrag übersichtlich. Die Historie vom „erkannten“ über den „angemeldeten“ bis zur „beauftragen“ Vertragsergänzung kann dadurch nachvollzogen und wirtschaftlich beurteilt werden. Auftragswahrscheinlich­keiten, Zuordnung von Dokumenten und auch projektübergreifende Sichten stehen für eine effiziente Verwaltung und Auswer­tung der Vertragsergänzung bereit. „Wir können mit dem wiko-Nachtragsmanage­ment einfach und schnell nachvollziehen, wann und in welcher Höhe angefallene Mehrkosten angemeldet, als Vertragsergän­zung eingereicht, genehmigt und schließ­lich in Rechnung gestellt wurden“, fasst Claudia Bennighof zusammen

Anlass für die Kooperation wiko und Bilfin­ger Construction war unter anderem die Kon­zernentscheidung für eine Nachfolgeregelung des Lotus-Notes-Systems und somit auch die Abschaffung der auf Lotus Notes basierenden Nachtrags-Datenbank des Technischen Büros in 2011. „Wir suchten im Rahmen der Notes-Ablösung nach einer Möglichkeit, nur noch mit einem System zu arbeiten“, erläutert Clau­dia Bennighof weiter: „Die Stun­denerfassung erfolgt bereits in wiko. Das heißt, die Nachtragspa­kete werden zur Stundenerfassung schon angelegt. Auch die Abrech­nung der zusätzlichen Leistungen erfolgt in wiko. Aber dieser ganz wesentliche Zwischenschritt mit Dokumentation und Kontrolle und dem Aspekt, wann ist die Mehrkos­tenanmeldung eingereicht wor­den, wann der Nachtrag, erfolgte an einer anderen Stelle.” Mit dieser Fragestellung wurde dann auch wiko 2012 konfrontiert, wie Rainer Bennighof sagt: „Damit war der Grundstein gelegt, und wir haben dann schnell gemerkt, dass wir zusammenpassen, sprich: dass unse­re Vorstellungen, unsere Wünsche und unser Bedarf beim Thema Nachtragsmanagement problemlos von und in wiko umsetzbar sind.“

Nachtragsmanagement Nach nur zwei Monaten Entwicklungszeit war das Modul Nachtragsmanagement fertig, Rai­ner Bennighof zeigt sich darüber erfreut: „Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden.“ Heute ist das Nachtragsmanagement – wie das wiko-Projekt-Controlling – beim Technischen Büro der Bilfinger Construction ein unersetzliches Instrument im Büroalltag oder wie es Claudia Bennighof formuliert: „Es ist die Motivation der Projektleiter und Projektmitarbeiter, sich für den wirtschaftlichen Projekterfolg verant­wortlich zu fühlen – als Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg eines Planungsbüros. Und mit nur einem System ist es wesentlich einfacher, die relevanten Zahlen einzupfle­gen, als wenn man mit zwei Systemen arbei­ten muss. Auch von der Auswertungsseite bringt es erhebliche Vorteile im Geschäftsall­tag.“ Dazu kommt die einfache Überwachung der Pakete für Zusatzleistungen per Knopf­druck, die das mühsame manuelle Verglei­chen zwischen wiko- und Notes-Daten über­flüssig gemacht hat.

Ein weiterer großer Vor­teil ist für Claudia Bennighof, „dass wir sofort sehen, wenn Stunden auf einen Nachtrag gebucht werden beziehungsweise, ob es hier­für auch schon eine Mehrkostenanmeldung gibt.“ Dies müsste eigentlich parallel zur Bear­beitung erfolgen, damit die relevanten Zusatzleistungen beim Kunden auch einge­reicht werden. „Diese Dokumentation ist jetzt auf Knopfdruck vorhanden und vereinfacht unsere kaufmännische Betreuung an den vier Standorten ganz wesentlich. Denn so können wir den Projektleitern auch schnell mal auf die Füße treten und nachfragen, was mit den zusätzlichen Leistungen geschehen ist.“ Das ist umso wichtiger, als dass das reine Anlegen und Abrechnen eines Nachtrags immer durch die jeweilige kaufmännische Standortbetreu­ung erfolgt, die Erfassung der Nachtragshöhe, die Erfolgsprognose sowie die Änderung des Status hingegen immer durch die Projektlei­tung. Rainer Bennighof bilanziert: „Allein die Tatsache, dass wir heute mit wiko ein durch­gängiges System haben, hat die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite erhöht und fördert zudem die konsequente Kostenverfolgung für Zusatzleistungen.“ Zudem habe man mehr Zeit für die Dinge, die wirklich relevant sind und müsse nicht mehrere Listen abgleichen und kontrollieren – für das Technische Büro der Bilfinger Construction eine Menge wert­voller Stunden.

agn Niederberghaus & Partner GmbH – Erfolg mit einer Projektmanagement-Lösung

Die ganzheitliche, interdisziplinäre Abwicklung eines Projekts sorgt für mehr Erfolg und wirtschaftlichere Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten. Der ganzheitliche Ansatz sollte auch bei der Softwareunterstützung gewählt werden.

Vor über 50 Jahren als Architekturbüro gegründet, hat sich die agn Niederberghaus & Partner GmbH zum umfassenden Berater des Immobilienbetriebes entwickelt. Über 200 Mitarbeiter an den sieben Standorten in Düsseldorf, Ibbenbüren, Halle/ Saale, Potsdam, Ludwigsburg, München und Bremen planen und realisieren in den Bereichen Industrie, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung sowie Bildung und Erziehung.

agn bietet dabei alle Vorteile eines „echten Generalplaners“: Die ganzheitliche, interdisziplinäre Bearbeitung eines Projektes zur Erzielung wirtschaftlichster Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten integriert im eigenen Haus die komplette Bandbreite planerischer und ingenieurtechnischer Leistungen wie Bauphysik, Technische Gebäudeausrüstung, Garten- und Landschaftsplanung und Facility Management. Dazu gehören insbesondere ein umfassendes Projektmanagement und eine termin- und kostenorientierte Projektsteuerung, basierend auf einem detaillierten Controlling. Und um dies alles optimal umzusetzen und auch, um dem Wachstum der letzten drei Jahre von mehr als 50 % gerecht zu werden, entschied sich das Controllingteam, das neben dem Hauptsitz in Ibbenbüren die fünf weiteren Tochterunternehmen und Niederlassungen steuert, Anfang 2007 für die Anschaffung der 3pleP Project Suite, einer umfassenden Projektmanagement-Lösung.

Dazu erklärt André Welzel, Controlling agn: „Wir hatten vor der Einführung von 3pleP mit dem Vorgänger-System, Excel, Access und einem Stundenerfassungsprogramm de facto nur Insellösungen im Einsatz, die uns das Controlling und das Berichtwesen erschwerten.“ Langwierige und langsame Auswertungen waren an der Tagesordnung, Medienbrüche und mangelnde Aktualität inklusive. „Wir hatten schlicht und einfach sehr erschwerte Bedingungen für ein fundiertes Controlling“, ergänzt Controlling- Kollege Jens Suerbaum. So kam man beim Generalplaner agn schließlich an den Punkt, an dem alle merkten: „So geht es nicht weiter!“ Und um Projekt-Controlling letztendlich nicht zur reinen Datenerfassung und -auswertung verkommen zu lassen, sondern es zu einem vorausschauenden Instrument der Steuerung und inhaltlichen Begleitung der anfallenden Projekte zu machen, entschied man sich für die Neuanschaffung eines Projektmanagement- Systems.

„Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Sprich: kein Jonglieren mehr im Halbdunkel“, fasst Suerbaum die Situation zusammen. Nach Sichtung der in Frage kommenden Software-Anbieter landeten die Controller beim Freiburger IT-Anbieter 3pleP (www.3plep.com). Neben dem professionellen betriebswirtschaftlichen Konzept der 3pleP Project Suite überzeugte insbesondere die Möglichkeit der Planung, Abbildung und Abgrenzung von Subunternehmerverträgen und deren Controlling, wie André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner ist, nach dem Stundencontrolling, die Fremdleistungsverwaltung und das Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der 3pleP-Lösung hervorragend abbilden. Und: alle kaufmännischen Prozesse sind im Projektlebenszyklus vollständig abgedeckt. Für Architekturbüros unserer Größe konnten wir keine bessere Lösung bekommen.“

Denn die agn-Kompetenzen Wirtschaftlichkeit, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit haben oberste Priorität. Nachdem dann das Controlling die agn-Geschäftsführung von den Vorteilen des Systems überzeugt hat, ist der Startschuss gefallen. So hat sich das Controlling-Team aus eigener Initiative mit der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beschäftigt und dann auch eigenverantwortlich an der Umsetzung gearbeitet.

Der Entscheidung pro 3pleP folgten – neben dem Tagesgeschäft – die reibungslose Datenübernahme aus dem Altsystem mit seinen Satelliten, der modularen Ablösung des Altsystems sowie die Implementierung der neuen Software, zunächst für die kleineren agn-Büros. Damit schuf man sich die Möglichkeit, eventuelle Fehler bei den folgenden, größeren Installationen frühzeitig korrigieren zu können. Heute gehört die Projektmanagement- Lösung zum Büroalltag:  Zur Zeiterfassung wird 3pleP von allen Mitarbeitern genutzt, 30 Projektleiter steuern bis zu 150 Projekte damit und im kaufmännischen Bereich unterstützt die Lösung sechs Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.

Doch die Einführung der Software erfüllt für Jens Suerbaum noch einen ganz anderen Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir zudem bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren, damit diese bei Veränderungen im Projekt proaktiv agieren und schneller entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Die 3pleP-Lösung bildet für diese so wichtige betriebswirtschaftliche Sichtweise der Projekte die Basis. Und man kann durchaus sagen, dass wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit 3pleP steuern.“ Neben der Abbildung aller Honorarrechnungen im System, einem wesentlich schnelleren Soll/Ist-Abgleich der einzelnen Projekte, der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter, der Leistungsstandspflege durch die Projektleiter, der Nutzung des Controlling als Entscheidungsgrundlage für Projekte inklusive Budgeteinhaltung ermöglicht die ITLösung auch den Einsatz als Frühwarnsystem für „kränkelnde“ Projekte. Dabei können die Gründe etwa für Stundenoder Honorarabweichungen und die zu ergreifenden Gegenmaßnahmen schnell identifiziert werden. Controller André Welzel fasst weitere Pluspunkte zusammen: „Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine „echte“ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“ Rainer Trendelenburg, 3ple P Development GmbH, 79089 Freiburg i. Br.

Die agn-Gruppe: Erfahrung und Innovation Die agn Niederberghaus & Partner GmbH, 1952 von Paul Niederberghaus und Heinz Leistner in Mettingen als Architekturbüro gegründet, entwickelte sich durch die Erweiterung um ergänzende Ingenieurdisziplinen im Laufe der 60er Jahre zum umfassenden Generalplaner. Heute beschäftigt agn 200 Mitarbeiter am 1976 gewählten Hauptstandort Ibbenbüren sowie Niederlassungen an mehreren Standorten, wie Waiblingen, Potsdam, München, Bremen und Moskau. Als einer der ersten Generalplaner ist agn bereits seit 1998 nach DIN ISO 9001 bzw. seit 2001 nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert.

agn Niederberghaus & Partner

“Für Planungsbüros unserer Größe mit 270 Mitarbeitern konnten wir keine bessere Lösung bekommen.”

Die Einführung von wiko im Jahr 2007 hatte für Jens Suerbaum, Controlling Architekturbüro agn Niederberghaus & Partner GmbH, u.a. folgenden Zweck:

Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren … man kann durchaus sagen, das wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit wiko steuern.

Jens Suerbaum weiter: „Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen.”

Jens Suerbaums Controlling-Kollege André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner sind Stundencontrolling, Fremdleistungsverwaltung und Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der wiko-Lösung hervorragend abbilden. Für Planungsbüros unserer Größe mit 270 Mitarbeitern konnten wir keine bessere Lösung bekommen. Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine ‚echte’ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.

Viele Unternehmen, viele Anforderungen – eine Lösung mit vielen positiven Effekten: wiko

„Uns war klar, dass wiko diese Voraussetzungen in mustergültiger Weise erfüllt.“

Controlling bei agn Niederberghaus & Partner
Die Einführung von wiko im Jahr 2007 hatte für JensSuerbaum, Controlling Architekturbüro agn Niederberghaus & Partner GmbH, u.a. folgenden Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren … man kann durchaus sagen, das wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit wiko steuern.“ Jens Suerbaum weiter: „Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Jens Suerbaums Controlling-Kollege André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner sind Stundencontrolling, Fremdleistungsverwaltung und Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der wiko-Lösung hervorragend abbilden. Für Planungsbüros unserer Größe mit 270 Mitarbeitern konnten wir keine bessere Lösung bekommen. Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine ‚echte’ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“

Controlling bei Grontmij
Ca. 680 Mitarbeiter hat deutsche Grontmij-Gruppe, die an mehr als 30 Standorten ist und zu Grontmij N.V., einer 11.000 Mitarbeiter starken Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt gehören. So meistern die Mitarbeiter der deutschen Grontmij-Gruppe Jahr für Jahr mehr als 2.000 Projekte in unterschiedlichen Bereichen. 2008 entschloss sich die Grontmij-Tochter ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen “Agresso Business World” und “wiko” für die täglichen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projektcontrolling und -management abzulösen. Gerrit Meinken, Bereichsleiter Controlling/Finanzen zur wiko-Entscheidung: „Nicht ausreichend war der Daten- Output im Projektcontrolling des bisherigen Systems. Auch die Anlage eines Projektes ist für unsere Nicht-ITSpezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. wiko hat uns auch im Projektcontrolling voll und ganz überzeugt. Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Ich kann im ERP-System eine OP-Liste (offene Posten) generieren und kann diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt bzw. bei dieser Rechnung ist.“ Heute arbeiten 200 Nutzer tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Gerrit Meinken, „dass an einigen Standorten beispielsweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung macht. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende
Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“ Gerrit Meinken abschließend: Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung: Wenn beispielsweise einer unserer 15 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung einen Kontenabruf startet, dauerte der im Altsystem zwei Minuten und heute eben nur noch sieben Sekunden. Oder ein Mitarbeiter des Projektcontrollings fordert einen Report über die ganze Gesellschaft, der bei wiko nur 15 Minuten dauert – statt vorher zwei Stunden. Noch ein Beispiel: Eine Projektanlage ging im Vorgängersystem nicht unter 15 Minuten zu handeln, bis man endlich alles Erforderliche eingegeben hatte. Aber wenn ich heute unsere Projektleiter sehe, die vielleicht nur alle drei Monate ein
neues Projekt anlegen, dann geht das in zweieinhalb bis drei Minuten. Hier entsteht dank wiko wieder ein Zeitgewinn im wahrsten Sinne des Wortes: gewinnbringend für wertschöpfende Tätigkeiten.“

Softwareeinsatz bei Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH
„Die Entscheidung für wiko stand jedoch eigentlich schon 2003 fest. Im Grunde genommen kannte ich wiko noch länger, da ich diese Lösung als Unternehmensberaterin vor meiner Zeit bei HPP bei einem Mandanten im Einsatz sah und schon damals feststellte: wiko ist das Controlling-System für ein modernes Architekturbüro“, sagt Diplom-Kauffrau Claudia Berger-Koch, Geschäftsführerin der füralle kaufmännischen Belange inklusive effizienter Büround Projektstrukturen zuständigen Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH, einer Tochter der Hentrich-Petschnigg & Partner (HPP) GmbH + Co. KG. Weltweite Beachtung fand HPP durch die gewonnenen Wettbewerbe „EXPO Village Shanghai“ (2006) sowie „Europe Tower Sofia“ (2007). Der Hauptsitz von HPP Architekten mit seinen 200 Mitarbeitern befindet sich im modernen Düsseldorfer Medienhafen, weitere Bürostandorte sind Berlin, Bukarest, Frankfurt, Hamburg, Köln, Leipzig, Stuttgart, Shanghai und Sofia. Um auch für die Zukunft in diesem hart umkämpften Markt gut gerüstet zu sein und um die weltweit verteilten Projekte bessern steuern zu können, entschieden sich Geschäftsführung und Gesellschafter von HPP 2007 für die Anschaffung der Projektmanagement- und Controlling-Lösung wiko, dazu Claudia Berger-Koch: „Die Software sollte interaktiv, datenbankgestützt und mandantenfähig sein und es HPP erlauben, alle Tochterunternehmen und Projektleiter weltweit einzubinden. Darüber hinaus sollte sie eine geringe Komplexität haben, denn wir wollten ein System mit betriebswirtschaftlichem Fokus, das für Architekten leicht verständlich ist und das sie folglich auch gerne benutzen“ Dazu kam der Ruf nach einer Standard-Software mit Updates, die immer die aktuelle Rechtslage zeitnah berücksichtigen und abbilden – wie gegenwärtig bei der HOAI. Claudia Berger-Koch zu endgültigen Entscheidung für wiko: „Uns war schon 2003 klar, dass wiko diese Voraussetzungen mit seiner architektenspezifischen Ausrichtung in mustergültiger Weise erfüllt. Dabei wurde die Entscheidung durch ein fundiertes Pflichtenheft untermauert und sowohl von kaufmännischer, Gesellschafter- und sogar von Wirtschaftsprüferseite abgesegnet.“ Das System läuft heute zentral auf der Datenbank in Düsseldorf, Mitarbeiter anderer Standorte bundes- und weltweit sowie auf allen Baustellen nutzen die Web-Zeiterfassung. wiko ist heute integraler Bestandteil im Geschäftsablauf von HPP und hinsichtlich der Integrationsfähigkeit, Anwendung und Kommunikation mit anderen IT-Systemen bestens aufgestellt. „Wenn ich das in Schulnoten sagen darf, verdient wiko hier eine Bestnote“, fasst Claudia Berger-Koch diesen Punkt zusammen. wiko sorgt auch für mehr Transparenz für die Geschäftsführung: „Auch da würde ich eine 1 vergeben“, so Claudia Berger-Koch. Denn mit wiko hat HPP heute die Möglichkeit, über alle Kostenstellen und Partnerbereiche die Projekte mit ihren
Deckungsbeiträgen auszugeben. Selbst in der Gesellschafterversammlung ist es so möglich, sich diese topaktuell anzeigen zu lassen. Einzelne Problemprojekte können schnell identifiziert und herausgefiltert werden, wie Claudia Berger-Koch erläutert. Berger-Koch weiter: „Wir waren erstaunt, wie sich wiko der Denkstruktur unseres Planungsbüros in idealer Weise angepasst hat. Wir haben
die Prozesse zwar etwas vereinheitlicht, aber die HPP Grundprozesse sind geblieben.“ HPP hat mit wiko zudem Auswertungsmöglichkeiten gewonnen, die besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Liquidität des Büros mitabsichern, dazu Claudia Berger-Koch: „Es gibt immer wirtschaftlich angespannte Zeiten, in denen ein kaufmännischer Leiter auf der Suche nach Liquidität ist, wissend, dass der nächste Lohnlauf vor der Tür steht. Das war dann immer mit einer Reihe von Telefonaten und viel Aufwand verbunden. Hier gibt es doch einige schöne Reports in wiko, die auf Knopfdruck belegen, wo Abrechnungspotential besteht und wo man eine Abschlagszahlung stellen kann. Zum Glück geht es uns heute wirtschaftlich gut.“ Fazit: HPP konnte mit wiko eine Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erreichen, das Unternehmen denkt heute wirtschaftlicher und die Partner nutzen diese wirtschaftlichen Informationen, um sich Steuerungsmaßnahmen auszudenken und gewinnbringend einzusetzen. Man erkennt die kritischen Projekte sehr viel schneller und es ist nicht mehr so, dass diese kritischen Projekte ein zu akzeptierendes Grundübel darstellen. Es liegen heute viele Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen auf der Hand, wie Claudia Berger-Koch abschließend formuliert: „Das ist vielleicht auch ein Stück neue und gute HPPUnternehmenskultur, mit wirtschaftlichen Daten eigenverantwortlich so umzugehen, dass man daraus Steuerungsdaten ableitet. Nichts anderes soll Controlling sein – kein Kontroll-, sondern ein Steuerungsinsturment.“

Projektkostencontrolling bei Obermeyer
Im Jahre 1958 in München gegründet, gehört die Unternehmensgruppe Obermeyer heute zu den führenden unabhängigen Planungsgesellschaften in Deutschland. Mit mehr als 1.200 Beschäftigten in zahlreichen Niederlassungen und Beteiligungen im In- und Ausland deckt Obermeyer in gesamtplanerischer Verantwortung alle Bereiche der Bauplanung in den Geschäftsbereichen Gebäude, Verkehr und Umwelt ab. Dr. rer. Nat. Robert Balder, Fachbereichsleiter Software-Entwicklung und -Betreuung bei Obermeyer Planen + Beraten, zur Situation vor der wiko-Einführung: „Wir hatten selbstverständlich eine Projektkostenrechnung, in der Zeiten und Projektkosten erfasst wurden. Um eine geeignete Software für die Ausgabe verlässlicher Planzahlen als Vorschau auf zukünftige Entwicklungen zu finden, wurde von der Geschäftsführung eine Marktsondierung in Auftrag gegeben. Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied man sich neben einem ERP-System für die Projektmanagement-Lösung wiko. „Da die ERP-Software keine Branchenlösung für Projektsteuerung anzubieten hatte, haben wir uns für die Lösung des Projektmanagement-Spezialisten wiko entschieden. wiko war einer der wenigen Anbieter, dem wir unser Geschäft nicht erklären mussten, sondern der es im Wording und in den Funktionalitäten der Software beherrscht“, kommentiert Robert Balder die Entscheidung pro wiko im Jahr 2008. Obermeyer hat mit wiko ein System eingeführt, das eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen erlaubt – basierend auf den Einzelplanungen in den Projekten. „Unsere Geschäftsführung und die Projektleiter erhalten eine Vorschau über die Projekte, wer in den Projekten gebunden ist oder ab wann nicht mehr genügend
Auslastung vorhanden ist“, so Balder zur Auslastungsplanung mittels wiko. Fehle die Auslastung ab einem bestimmten Zeitpunkt, könne man frühzeitig gegensteuern. „Und auch im Bereich der Kalkulation der Plankosten lässt sich so ein nachvollziehbarer Zustand herstellen, indem Sachkosten und Fremdleistungen nicht als reine Zahl hinterlegt werden, sondern aufgegliedert und für jeden sichtbar“, so Balder weiter. Und auch an den Stellen, wo wiko in der Anwendung auf Daten aus dem ERP-System trifft, kann die Projektmanagement-Lösung punkten, dazu Fachbereichsleiter Balder: „In wiko wird heute die komplette Projektstruktur sowie die Rechnungsplanung abgebildet. Die Schnittstellen zum ERP-System und die beiden Lösungen miteinander laufen reibungsfrei. Auch das Reporting von wiko bringt laut Robert Balder für Obermeyer einen großen Nutzen: „Die Reportingmöglichkeiten in wiko sind sehr gut; man kann sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit viele
aussagekräftige Reports ausgeben lassen.“

Projektmanagement bei UmweltPlan
Das UmweltPlan-Team in Stralsund besteht heute aus 60 hochqualifizierten und erfahrenen Regionalplanern, Landschaftsplanern, Landschaftsarchitekten, Stadtplanern, Wasserwirtschaftler, Geographen, Biologen, Kartographen, Geologen, Hydrologen und Physiker. Diplom-Geographin Synke Ahlmeyer, Geschäftsführerin UmweltPlan GmbH, zum Erfolgsgeheimnis des Unternehmens: „Mit unserem Know-how, unserer Manpower und der schon vor Jahren eingeführten betriebswirtschaftlich fundierten Projektmanagement- und -Controlling-Lösung der wiko Bausoftware GmbH sind wir in der Lage, unsere zahlreichen Projekte verantwortungsbewusst und effizient zu planen sowie kompetent zu betreuen, zu moderieren und verlässlich zu steuern.“ Synke Ahlmeyer im Vorfeld der wiko-Einführung
zu den Anforderungen an die neue Projektmanagement und Controlling-Lösung: „Die Abarbeitung der einzelnen Projekte aus völlig unterschiedlichen Feldern zeigte uns, dass wir ein Projektmanagement wie wiko brauchen, mit dem man den Schriftverkehr, die Projektplanung und sämtliche Rahmenbedingungen der Projekte wieder finden kann, und zwar nicht nur für den Projektleiter oder die Buchhaltung einschließlich Rechnungslegung, sondern dass eben alle Mitarbeiter nach einem einheitlichen System – mit hierarchischen Zugriffsrechten – arbeiten.“ Ahlmeyer weiter: „Mit der wiko-Dokumentenverwaltung haben wir ein hohes Maß an Disziplin in diesem Thema erreicht. Praktisch durch die Struktur des Programms‚ wurden und werden alle Mitarbeiter somit angehalten, sauber und nachvollziehbar ihre Projekte zu stemmen, was gerade für unser Qualitätsmanagement und die damit zusammenhängende QM-Zertifizierung von elementarer Bedeutung ist.“ Schließlich führt die Softwarelösung wiko auch zu einer Reduzierung der Kosten bei UmweltPlan, Synke Ahlmeyer erläutert, wie es dazu kommt: „Wir führen sowohl das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung als auch die Zeiterfassung ganz stringent und konsequent über dieses Management- und Controlling-Instrument und gehen dabei sehr kontinuierlich vor. Wenn das Ganze jetzt anders, also manuell im Nachweis zu führen wäre, dann bräuchten wir natürlich viel mehr Ressourcen, die aber dank wiko betriebswirtschaftlich sinnvolle und wertschöpfende Tätigkeiten im Unternehmen übernehmen können. UmweltPlan hat und pflegt mit wiko auch eine sehr offene Projekt- und Unternehmenskultur. So haben alle Mitarbeiter hierarchische Zugriffsrechte und sehen – egal ob Projektbearbeiter, Projektleitung, kaufmännische Mitarbeiter oder Geschäftsführung – zu jedem Zeitpunkt die Projektleistungsstände die damit verbundene Ertragslage in Euro, dazu Synke Ahlmeyer: „Das ist eine sehr transparente Herangehensweise. …… Diese Transparenz ist so auch gewollt, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass mit der wachsenden Transparenz auch die persönliche Verantwortung für das Betriebsergebnis wächst.“ Und diese Verantwortung ist neben einer guten Auftragslage die beste Zukunftsgarantie für das Stralsunder Planungsbüro.

Fazit:
Das wiko-Projektcontrolling nimmt im Bereich Betriebswirtschaft bei allen Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Neben der kompletten Projektabrechnung erfüllt die wiko-Lösung alle an ein modernes Projektcontrolling-System gestellten Forderungen. In der Komplettheit der Software ist wiko ein großer Nutzen für alle Beteiligten im Unternehmen.

wiko-Nutzen für das Management:
• Reduktion Verwaltungsaufwand,
• Verstärkte Übernahme von Verantwortung und wirtschaftlichem Denken der Projektleiter,
• Verbesserung Liquidität durch schnelle Honorarabrechnungen,
• Stets transparente Auftragslage und Erfolgsdarstellung je Abteilung,
• Transparente Darstellung der Unternehmensentwicklung, auch langfristig,
• Deutliche Senkung der Betriebskosten,
• Risikominimierung in Projekten durch Voraussicht,
• Integrationsmöglichkeit mit Finanzen bietet eine schlanke und effiziente Geschäftslösung,
• Schnelle Einarbeitung von neuen Mitarbeitern durch gesicherte Prozesse.

wiko-Nutzen für den Projektleiter:
• Die Projektleiter finden sich in Ihrer Arbeitswelt wieder –hohe Akzeptanz,
• Zeitersparnis und Wirtschaftlichkeit bei Projektarbeit, z.B. durch Projektvorlagen,
• Durchgängige Abbildung der Verträge und Honorare bis zum Subunternehmer,
• Transparenz über Projektstand und Projekterfolg,
• Zeitersparnis durch schnelle Verfügbarkeit von Projektinformationen,
• Einfacher Verkauf und Abrechnung von Nachweisleistungen,
• Schnelle Reaktion bei Projektabweichungen,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit.

wiko-Nutzen für den Projektmitarbeiter:
• Direkte Zeiterfassung auf die Projekt- und Vertragsstruktur erhöht den Komfort,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit,
• Die benötigten Projektinformationen stehen direkt zur Verfügung,
• Der Mitarbeiter findet Motivation und Orientierung in klaren Vorgaben und Erfolgskontrollen

Quelle:
Ausgabe: CS Online Autor: Tino M. Böhler, Dresden