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Softwareeinführung bei GRONTMIJ

Grontmij ist eine 7.500 Mitarbeiter starke, europaweit tätige Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt. Darin eingebunden sind die Unternehmen der deutschen Grontmij-Gruppe mit rund 650 Mitarbeitern an mehr als 30 Standorten. Die Gruppe wurde 1959 gegründet und erwirtschaftete im Jahr 2008 mit Beratung, Planung, Steuerung, Überwachung und Moderation komplexer Projekte in den Marktsektoren Wasser, Verkehr, Bau, Umwelt, Energie und Industrie 50 Millionen Euro Umsatz. Um Projekte auch in Zukunft gewinnbringend über die Bühne zu bringen, entschloss sich die deutsche Grontmij-Tochter 2008, ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen Agresso Business World und wiko der wiko Bausoftware GmbH für die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projekt-Controlling und -management abzulösen. Die Entscheidung für die Kombi-Lösung und gegen die Verlängerung des bestehenden Vertrags mit dem Anbieter des Altsystems fiel nicht zuletzt aufgrund der Skalierbarkeit, der Mehrsprachigkeit des neuen Systems sowie der exzellenten Branchenkenntnisse der wiko Bausoftware GmbH im Bereich Architektur- und Ingenieurgesellschaften. Die Umsetzung und Einführung der integrierten Lösung für über 650 Grontmij-Mitarbeiter übernahmen dann auch die Experten von wiko.

Implementierung

Gerrit Meinken, Leiter der Finanzbuchhaltung der deutschen Grontmij-Gruppe, erklärt: „Wir haben jahrelang mit einem System gearbeitet, mit dem wir eigentlich zufrieden waren. 2007 kam es dann zur kon-zernweiten Entscheidung für das System eines amerikanischen Software-Unternehmens, von dem das Headquarter absolut überzeugt war, dass es auch in Deutschland unter den hier bestehenden wirtschaftlichen Anforderungen und Bedingungen bestens funktionieren würde. Dem war leider nicht so, im Gegenteil.“ So war in diesem ERP-System auf der Finanzbuchhaltungsseite kein von der deutschen Gesetzgebung geforderter Anlagenspiegel vorgesehen; dieser hätte hinzuprogrammiert werden müssen. Zudem reichte der Daten-Output im Projekt-Controlling des „neuen“ Systems nicht aus; dazu Gerrit Meinken: „Die Zugriffszeiten waren schlecht, lagen für einen Report beispielsweise schon mal bei zehn Minuten; das System war nicht konstant sicher von den Ausfallzeiten her. Wenn man das jetzt hochrechnet, dass heute in wiko ein Report im Schnitt 15 Sekunden dauert und im Vorgängersystem etwa viereinhalb Minuten, dann kommt eine ganze Menge verlorener Arbeitszeit zusammen, die heute für gewinnbringende und sinnvolle Tätigkeiten verwendet werden kann. Auch die Anlage eines Projekts gestaltet sich für unsere Nicht-IT-Spezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. Wiko hat uns auch im Projekt-Controlling voll und ganz überzeugt.“ Auch die Abruf- und die Output-Möglichkeiten bei wiko und bei Agresso, einen eigenen Report zusammenstellen zu können, ja überhaupt auf diese Daten auf der SQL-Datenbank Zugriff zu haben, sind erheblich besser. Gerrit Meinken verdeutlicht dies mit Zahlen: „Im Altsystem konnte ich von den 100 Prozent, die ich eingeben musste, 70 Prozent wieder rausbekommen. Bei wiko gebe ich 100 Prozent ein, bekomme aber 120 Prozent heraus, weil ich auch problemlos und schnell auf die Daten im Agresso-System zugreifen kann.“ Dieses Zusammenspiel der Systeme der Software-Partner, die Flexibilität und die Geschwindigkeit im Output sowohl von der Finanzbuchhaltungsseite als auch im Projekt-Controlling waren schließlich die schlagkräftigsten Argumente pro wiko und Agresso.Nachdem im Juni 2008 endgültig die Entscheidung zugunsten dieser Anwendungen gefallen war, hatte Grontmij die ehrgeizige Zielvorgabe, am 26. Januar 2009 in Echtbetrieb zu gehen. Das Projektteam hat zunächst bei Grontmij IHP in Stade eine Testumgebung aufgebaut, in die die Projektdaten aus dem Altsystem inklusive Finanzbuchhaltung übernommen wurden. In dieser vierwöchigen Testphase wurden die Daten parallel zum Altsystem auch in wiko (Leistungsmeldung und Zeiterfassung) und Agresso (Rechnungen) erfasst. Zudem hat man die Funktionstüchtigkeit der Schnittstelle der beiden Systeme live erfolgreich getestet, sprich: die Übereinstimmung der Reports auf Finanzbuchhaltungsseite und Projekt- oder Kostenertragsübersichten auf Seiten von wiko überprüft. Im November starteten die Mitarbeiterschulungen auf den neuen Systemen, allerdings noch ohne die Echtdaten. Daran schloss sich der eigentliche Hauptteil der Implementierung an, so dass Ende Dezember 2008 damit begonnen werden konnte, die Daten aus dem Altsystem zu ziehen; diese wurden von den wiko-Mitarbeitern entsprechend aufbereitet und Mitte Januar problemlos in das neue System überführt. Im Januar war die Implementierung erfolgreich abgeschlossen, und die Mitarbeiter konnten auf beiden Systemen mit den „echten“ Projektdaten umfassend geschult werden. Minimale Nacharbeiten an Reports, Daten, Change Requests sowie Individualanpassungen wurden vom Generalunternehmer wiko in beiden IT-Lösungen schnell und zuverlässig umgesetzt. Gerrit Meinken fasst die Implementierung zusammen: „Der zeitliche Rahmen für die Einführung der neuen, voll integrierten Lösung zum Jahreswechsel (während der Urlaubsphase) war sehr eng. Und dennoch hat die Implementierung planmäßig stattgefunden, was uns sehr freut und auch stolz macht. Am 26. Januar starteten wir live im Echtbetrieb, genau an dem Tag, den wir uns von Anfang an gesetzt hatten.“

Datenaktualität

Wenn heute einer der 200 im Projektbereich tätigen Grontmij-Mitarbeiter in wiko irgendwelche Stammdaten eingibt, laufen die über die Schnittstelle sofort zu Agresso. Wenn in Agresso Kosten wie etwa Eingangsrechnungen erfasst werden, dann ist die Schnittstelle so eingerichtet, dass mittags die Daten vom Vormittag überspielt werden und in der Nacht die Daten vom Nachmittag. So haben die Kollegen nachmittags den Stand vom Vormittag auf Seiten der Projekte in wiko und morgens den Stand vom letzten Nachmittag des Vortags. „Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output“, erläutert Gerrit Meinken, „ich kann in Agresso eine Offene-Posten-Liste generieren und diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt beziehungsweise bei dieser Rechnung ist. Ich habe also immer die Möglichkeit, mir alle offenen Posten von allen Projektleitern schnell im Überblick anzusehen und kann gegebenenfalls zügig und zielgerichtet reagieren, auf Missstände hinweisen und Mahnungen anstoßen.“ Für den Bereichsleiter noch von großem Vorteil bei der Nutzerfreundlichkeit ist, „dass wir bei der Einführung von wiko immer sagen konnten, das hier soll ein Pflichtfeld werden, das hier hätten wir gerne anders, das soll der Nutzer gar nicht sehen oder das brauchen wir nicht. Hier kam uns wiko sehr entgegen und setzte nahezu alles um.“

Transparent und schlüssig

Heute arbeiten 200 User tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Meinken, „dass an einigen Standorten beispielweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung vornimmt. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“ Denn Grontmij muss regelmäßig an die holländische Mutter berichten: Es muss verlässlich gesagt werden können, in welchen Produktbereichen und in welchen Marktsektoren welcher Auftragszuwachs oder Umsatz erzielt wurde oder wie hoch die offenen Posten in welchen Marktbereichen sind. Gerrit Meinken erläutert das Verfahren: „Wir arbeiten mit Kostenstellen, und jede Kostenstelle ist quasi ein eigenes Profit-Center. So können wir sagen, welche Kostenstelle zu welchem Marktsektor gehört und somit auch über die Kostenstellen berichten, sie auswerten und den einzelnen Kostenstellen Umsatz, Auftragszugänge, Auftragsüberhang oder OP-Listen zuordnen. Genau diese Information bekommen wir aus wiko und Agresso.“ Im Projekt-Controlling bei wiko erzeugen die Bremer am Ende des Monats für jedes Projekt mindestens eine Liste, in der alle Änderungen etwa zu Auftragswert, Leistung und Kostenstand auf einen Blick zu sehen sind. Dazu kommt die so genannte detaillierte Projektübersicht oder Lebenslaufakte eines Projekts in wiko: Hier sieht man zuerst Projektnummer, Projektleiter, Auftraggeber, Laufzeit des Projekts und Auftragssumme. Im nächsten Bereich stehen die kalkulierten Kosten und der zu erwartende Gewinn. Die Kosten sind hier getrennt nach unter anderem Personalkosten und Reisekosten aufgeführt. Weiter hinten sieht man schließlich die gebuchten Kosten des Vorjahres, die des laufenden Jahres, die Gesamtkosten, die tatsächlich erbrachten Leistungen sowie das Ergebnis. Fazit: Für Vorstand und Geschäftsführung lassen sich die Daten aus wiko transparenter und schlüssiger darstellen.