wiko Projektmanagement Software im Einsatz bei OBERMEYER

„wiko bietet eine nachvollziehbare Vorschau auf ein Projektergebnis“

Autor: Tino M. Böhler, Dresden

Im Jahre1958 in München gegründet, gehört die Unternehmensgruppe OBERMEYER heute zu den führenden unabhängigen Planungsgesellschaften in Deutschland. Mit mehr als 1.200 Beschäftigten in zahlreichen Niederlassungen und Beteiligungen im In- und Ausland deckt OBERMEYER in gesamtplanerischer Verantwortung alle Bereiche der Bauplanung in den Geschäftsbereichen Gebäude, Verkehr und Umwelt ab.

Aktuelle Projekte von OBERMEYER:

  • Städteplanung: Culture Wave City and City Balcony,
    Hangzhou, China
  • Gesamtplanung Gebäude: SEHA-Krankenhaus Al Ain, Abu
    Dhabi, VAE
  • Planung Technische Gebäudeausrüstung: Umbau
    Einkaufszentrum Stachus, München
  • Projektsteuerung: DHL Central Air Hub Europe, Leipzig
  • Schienenverkehrsplanung: Neubau Eisenbahnstrecke
    Ebensfeld-Erfurt
  • U-Bahnplanung: U-Bahnlinie U4 HafenCity Hamburg
  • Straßenplanung: Ringstraße Aschaffenburg
  • Planung Wasser/Abwasser: Neubau Schlammfaulung
  • Hauptklärwerk Stuttgart-Mühlhausen

Komplexe Projekte (Kasten) dieser Art und Größenordnung können nur von entsprechend qualifiziertem Personal bearbeitet werden. So gehören dem OBERMEYER-Mitarbeiterstamm Fachkräfte aus der Architektur, dem Bauingenieurwesen, der Verkehrsplanung, der Tragwerksplanung, der Versorgungstechnik, der Elektro- und Informationstechnik, der Vermessung, aus den Naturwissenschaften, der IT sowie der Betriebswirtschaft an. Die Gesamtleistung der Unternehmensgruppe OBERMEYER liegt in 2009 bei über 100 Millionen Euro. Um auch in Zukunft den Überblick über Projekte und Kosten zu behalten, entschied sich die Geschäftsführung für die Einführung der Projektmanagement-Lösung wiko der wiko Bausoftware GmbH. So bewältigen heute 850 Mitarbeiter – gemäß dem Zugriffsberechtigungskonzept der OBERMEYER Planen + Beraten GmbH – deutschlandweit und international ihre täglichen Aufgaben in der Projektkalkulation, Projektsteuerung und Leistungserfassung mit wiko.

Dr. rer. Nat. Robert Balder, Fachbereichsleiter Software-Entwicklung und -Betreuung bei OBERMEYER Planen + Beraten, zur Situation vor der wiko-Einführung: „Wir hatten selbstverständlich eine Projektkostenrechnung, in der Zeiten und Projektkosten erfasst wurden. Im Intranet konnten die Projektleiter jederzeit eine Darstellung des Projekts im Ist-Zustand bekommen. Mittels der Zwischenkalkulation lagen OBERMEYER aktuelle Informationen darüber vor, wie etwa das Personal in einem Projekt in der verbleibenden Projektzeit eingesetzt werden soll, welche Gesamtkosten für Fremdleistungen und welche Sachkosten anfallen.“ Um eine geeignete Software für die Ausgabe verlässlicher Planzahlen als Vorschau auf zukünftige Entwicklungen zu finden, wurde von der Geschäftsführung eine Marktsondierung in Auftrag gegeben. Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied man sich neben einem ERP-System für die Projektmanagement Software wiko. „Da die ERPSoftware keine Branchenlösung für Projektsteuerung anzubieten hatte, haben wir uns für die Lösung des Projektmanagement-Spezialisten wiko entschieden. wiko war einer der wenigen Anbieter, dem wir unser Geschäft nicht erklären mussten, sondern der es im Wording und in den Funktionalitäten der Software beherrscht“, kommentiert Robert Balder die Entscheidung pro wiko.

Konkret waren das die OBERMEYER-Standardvorgaben wie etwa Leistungserfassung, Personalplanung, Kalkulation und die Einrichtung von Projektstrukturen, ebenso Zusatz-Features wie die Freigabe von Stunden und die Rechnungsplanung, dazu nochmals Robert Balder: „Das waren in Summe viele Einzelpositionen, wo wiko etwas vorzuzeigen hatte. wiko war die einzige Lösung mit dieser Bandbreite an Funktionalitäten.“ So wurde Ende 2008 in einem ersten Unternehmen der Unternehmensgruppe OBERMEYER wiko implementiert, wie Dr. Balder erläutert: „Das erste wiko-System lief angebunden über einen Terminalserver in der Zentrale München.“ Im Sommer 2009 fiel die Entscheidung, dass OBERMEYER am Stammsitz in München Anfang Januar 2010 sowohl die ERP-Software als auch wiko einführen wollte. Danach wurden die Schnittstellen zum ERP-System definiert und etwas später auch Vorbereitungen der Datenübernahme eingeleitet. „Die Umsetzung der Datenübernahme von Ende Dezember 2009 bis Anfang Januar 2010 verlief störungsfrei. Wir hatten im Vorfeld mit unserem IT-Team und Mitarbeitern von wiko – gerade im Bereich Projektstruktur – einiges investiert, um das Ganze gut vorzubereiten,“ so Robert Balder. Insgesamt wurden 1.435 Projekte übernommen – zum Teil mit Stunden auf diesen Projekten seit dem Jahr 1992. „Das waren zehntausend Datensätze. Und das lief alles im Rahmen der Datenübernahme an einem Tag ab“, fasst Balder den erfolgreichen Schritt zusammen. OBERMEYER hat mit der Implementierung von wiko ein System eingeführt, das eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen erlaubt – basierend auf den Einzelplanungen in den Projekten. „Unsere Geschäftsführung und die Projektleiter erhalten eine Vorschau über die Projekte, wer in den Projekten gebunden ist oder ab wann nicht mehr genügend Auslastung vorhanden ist“, so Balder zur Auslastungsplanung mittels wiko. Fehle die Auslastung ab einem bestimmten Zeitpunkt, könne man frühzeitig gegensteuern. „Und auch im Bereich der Kalkulation der Plankosten lässt sich so ein nachvollziehbarer Zustand herstellen, indem Sachkosten und Fremdleistungen nicht als reine Zahl hinterlegt werden, sondern aufgegliedert und für jeden sichtbar“, so Balder weiter. An den Stellen, wo wiko in der Anwendung auf Daten aus dem ERP-System trifft, kann die Projektmanagement Software ebenfalls punkten, dazu Fachbereichsleiter Balder: „In wiko wird heute die
komplette Projektstruktur sowie die Rechnungsplanung abgebildet. Die Schnittstellen zum ERP-System und die beiden Lösungen miteinander laufen reibungsfrei. So werden die Mitarbeiterstammdaten, Adressen und Projekte vom ERP-System in wiko übernommen, andersherum liefert wiko wichtige Planwerte wie Kosten, Personaleinsatz, Kalkulation, Subunternehmer und natürlich die erfassten Stunden an das ERP-System, hier speziell an die Personalabteilung und das Rechnungswesen.“ Auch das Reporting von wiko bringt laut Robert Balder für OBERMEYER einen großen Nutzen: „Die Reportingmöglichkeiten in wiko sind sehr gut; man kann sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit viele aussagekräftige Reports ausgeben lassen.“ Eine weitere Komponente rund um die wiko-Einführung ist für den IT-Verantwortlichen Balder von ganz besonderer Bedeutung: „Das Unternehmen wiko bietet einen verlässlichen Service. Mit wiko haben wir einen kleinen aber kompetenten Software-Partner, wenn es beispielsweise um das Customizing geht. Fazit: bei wiko hat man einen direkten Kontakt zur Mannschaft,
aber auch zur Entwicklung. Da kommt man schnell zu einer Lösung, wenn ein Problem auftaucht oder wenn es bei der Weiterentwicklung um neue Features aus der Praxis für die Praxis geht.“