Restrukturierung der Organisation mit wiko

Die Dominanz von Tabellenkalkulationsprogrammen in Deutschland, wahrscheinlich weltweit, ist unumstritten. Überall dort, wo Zahlen sinnvoll zusammengeführt, verknüpft, analysiert und aufbereitet werden müssen, kommen diese Tools zum Einsatz.

Vor allem, wenn es um vielschichtige Anforderungen geht, sind jedoch Spezialisten gefragt. So hat das renommierte Architektur- und Designbüro blocher partners im Jahr 2010 nach einer Branchenlösung im Bereich Architektur/Innenarchitektur und Planung gesucht.

Zu diesem Zeitpunkt waren bereits mehr als 100 Mitarbeiter bei blocher partners beschäftigt. Michael Schmidt, Leiter des Unternehmensbereichs Finanzen und Controlling, erinnert sich: „Anforderung der Unternehmensführung war, die internen Prozesse zu optimieren. Gewünscht war ein zentrales System, eine zentrale Datenhaltung, um Prozesse standardisiert zu steuern. “

Parallel zur Restrukturierung der Organisation hielt man Ausschau nach einem passenden System und konkretisierte die Anforderungen. Im ersten Schritt wurden die Aufgaben in einem Rollenmodell zwischen „Mitarbeiter“, „Projektleiter“ und „Teamleiter“ unterteilt, um wechselseitige Arbeitsabläufe klar zu definieren. Gewünscht waren vor allem eine hohe Transparenz und keine Schnittstellenverluste.

Von zentraler Bedeutung war auch die Möglichkeit einer übergreifenden Personalplanung. Mitarbeiter haben projektbezogen von einem in das andere Team gewechselt. Je nach Kompetenzanforderungen ist das bis heute in dem interdisziplinär arbeitendem Büro Usus. Umso wichtiger ist es, einen guten Überblick über das jeweilige Zeitkontingent zu haben. Mit diesem Anforderungsprofil wurde der Markt sondiert und nach einer passenden Lösung gesucht.

 

Transparente Unternehmensführung, überzeugendes wiko

Unter den vielen Angeboten hat sich blocher partners für wiko entschieden, besonders gefallen hat die hier gebotene Möglichkeit der Mitarbeiterverwaltung sowie Projekt- und Auftragssteuerung. Denn bis hin zur Faktura und Zahlung kann alles in einem System bearbeitet werden. Dieses Leistungsspektrum von wiko hat blocher partners überzeugt.

Hinzu kam, dass wiko die HOAI integriert hat und auch sehr flexibel ist. Michael Schmidt fügt hinzu: „Der direkte Zugriff auf die HOAI erleichtert uns nach wie vor das Leben in der Praxis. Die HOAI spielt in der Projektkalkulation und Plausibilisierung eine zentrale Rolle.“

Die zentrale Bedeutung von wiko im täglichen Ablauf stellt Michael Schmidt dar: „Wir nutzen nahezu das gesamte Spektrum von wiko, sei es die Projektsteuerung oder das Controlling. Wir schaffen möglichst viele Nebenschauplätze außerhalb des Systems ab – Mitarbeiterstammdaten, Zeitmanagament, Auftragsverwaltung, Rechnungen schreiben, all das machen wir in wiko.“

Die Anpassungen an die Bedürfnisse von blocher partners waren in diesem Zuge allerdings auch sehr umfangreich – von der Ausarbeitung eines individuellen Rechtekonzepts bis hin zu einem umfangreichen und unternehmensspezifischen Reportingpakets. In dieser Phase war wiko Ansprechpartner und Berater zugleich. „Heute zeigt sich, dass es die richtige Entscheidung gewesen ist, diesen großen Schritt gemacht zu haben“, resümiert Michael Schmidt die wiko-Einführung.

 

Gute Vorbereitung, flüssige Umsetzung

Die Implementierung wurde in einer kleinen Pilotgruppe umgesetzt. Der Treiber dieses Prozesses war der Unternehmensbereich Finanzen & Controlling. Ausgewählte, erfahrene Projekt- und Teamleiter wurde in diese Phase eingebunden und bereiteten die Implementierung in der Pilotgruppe vor. Danach wurden alle Projekt- und Teamleiter einzeln geschult, die weiteren Schulungen für alle Mitarbeiter erfolgten teamweise. Diesen Weg geht man auch heute, wenn neue Mitarbeiter an wiko herangeführt werden. Der Fachbereich Finanzen & Controlling ist Systemeigner und methodisch führend. Alle Veränderungen, die sich ergeben, werden über die Teamstrukturen gesteuert.

Ein weiterer wichtiger Schritt war die Definition der wiko-Keyuser. Diese sind für spezielle Fragen zuständig und koordinieren die Schulungen für die Teamleiter. Somit ist gewährleistet, dass relevante Informationen sämtliche Mitarbeiter von blocher partners erreichen.

 

Übersichtliche Projekte, erfolgreiche Teams

Natürlich ist es erforderlich den Beteiligten umfänglich zu vermitteln, wo die Chancen im Einsatz von wiko liegen – Steuerung der Projekte, Einplanung der Mitarbeiter, zielgerichteter Einsatz der Ressourcen, wirtschaftliche Planung und Steuerung der Projektphasen, Einhaltung der Budgets, robuste Prozesse. Michael Schmidt ergänzt: „Wir zeigen die Freiheiten und Gestaltungsmöglichkeiten, die sich in der Steuerung der Projekte ergeben. Dabei haben wir den Kollegen bewusst Freiräume gelassen, Entscheidungen selbst treffen zu können.“

In regelmäßigen Zyklen wird ein gemeinsames, vom Controlling gesteuerter Reportingprozess durchgeführt, was einen genauen Überblick über den jeweiligen Projektstand gibt.

 

Gute Entscheidung, freudige Erwartungen

blocher partners zieht eine positive Bilanz: Der Leistungsumfang von wiko ist sehr gut. Der durchgängige Nutzen von der Kalkulation über die Ressourcenplanung bis hin zum Beleg, der in die Buchhaltung übergeben wird, eröffnete neue Chancen in der Projekt- und Unternehmensführung. Die Prozesse lassen sich trotz der Unternehmensgröße sehr gut steuern und die notwendige Transparenz über die Ressourcen und die Wirtschaftlichkeit sind gewährleistet. „Wir sichern uns auf diesem Weg den Überblick oder kurz gesagt: Wir wissen, was los ist“, berichtet Michael Schmidt zufrieden.

Der Wunsch von blocher partners für die Zukunft ist, dass sich alle Daten, die sich in einem Planungsprozess ergeben, noch harmonischer zu einem sinnvollen Ergebnis zusammenführen lassen. Die digitale Bearbeitung der projektrelevanten Daten und deren Weiterverarbeitung könnten über entsprechende Schnittstellen zwischen eingesetzten System gelöst werden. Mit dem Vertrauen in eine gute Zusammenarbeit mit wiko und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Systems sieht man sich bei blocher partners sehr gut für Künftiges gerüstet. „In Zukunft werden wir weiterhin auf wiko als Leitsystem setzen. Wir sind gespannt, was sich da noch entwickeln wird und freuen uns auf neue Lösungsansätze“, verdeutlicht Michael Schmidt.

Unternehmen: blocher partners
Autor: Henrik Schwiedeßen