Softwarebasierte Projektsteuerung im Umweltingenieurbüro

Es herrscht eine betriebsame Atmosphäre auf dem Firmengelände von R & H Umwelt in Nürnberg. Das Zentrum der Firmenzentrale gibt schnell Aufschluss über die Unternehmensgeschichte. Umgeben von einem in den 90er Jahren neu erbauten Hauptgebäude, zugekauften Nachbargebäuden und weiteren Bürobehelfslösungen lässt sich der Code des Unternehmenswachstums entschlüsseln: Schnelles Wachstum und akute Notwendigkeiten.

R & H Umwelt versammelt Spezialisten für Fragestellungen rund um Boden, Wasser, Energie, Infrastruktur und Baugrund. Das Unternehmen ist das größte in Bayern ansässige Umweltingenieurbüro und seit über 30 Jahren erfolgreich am Markt. Über 70 Mitarbeiter bearbeiten die Wünsche der Kunden.

Projektmanagement und -controlling sind eine zentrale Funktionsachse für R & H Umwelt. Einsatzzeiten, Angebote und Rechnungen wurden mithilfe einer softwarebasierten Branchenlösung erfasst, welche mangels Weiterentwicklung von den steigenden Anforderungen überholt wurde.

Abb. 2: Heike Reiser

Heike Reiser

Heike Reiser, Bereichsleiterin für Auftrags- und Projektmanagement, erinnert sich: „Dem Anbieter sind die Programmierer entschwunden und die Software war nicht ausreichend dokumentiert. Mit jeder Änderung und Anpassung, die gemacht wurde, hat etwas Anderes nicht mehr funktioniert. Es war in dem Sinne kein rundes Produkt mehr; es war nur noch eine Datenbank, die irgendwie zusammengestöpselt war.“

Schnelles Handeln war gefragt. „Wir hatten keinen Wartungsvertrag mehr, und ein Damoklesschwert schwebte über uns, dass mit dem nächsten Browserupdate alle im System gepflegten Finanzen und Buchhaltungen verlorengehen würden“, so Heike Reiser.

Im Jahr 2014 wurde deshalb von einem Projektteam um Frau Reiser und der kaufmännischen Leiterin Sabine Williams-Hemmer der Markt nach einer passenden Lösung sondiert. Auf Basis eines hausintern definierten Anforderungskatalogs wurde jetzt ein für R & H Umwelt passendes Softwaretool gesucht. Heike Reiser: „Wir hatten mehrere Lösungen ins Auge gefasst, allerdings war mit den meisten Produkten ein hoher Anpassungsaufwand verbunden. Und es gab keine Lösung, die wirklich auf unsere Bedürfnisse gepasst hätte.“

Erst nach einer zweijährigen Suche traf man bei einem Vortrag im „Forum Projektcontrolling“ in Stuttgart auf Rainer Trendelenburg. Frau Williams-Hemmer und Frau Reiser nutzten die Chance sich beim Geschäftsführer der Bausoftware wiko näher zu informieren – das passende Produkt schien gefunden.

Der erste Eindruck bestätigte sich, und wiko wurde nach einer eingehenden Präsentation als die Lösung für die Anforderungen von R & H Umwelt erkannt. Ausschlaggebend für die Entscheidung pro wiko war, dass die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens hier am besten abgebildet und in den flexiblen Strukturen bedient werden.

Die folgenden Schritte gingen in Windeseile voran. Während der Suche nach der digitalen Neuaufstellung waren parallel alle bestehenden Prozesse und Projektstrukturen auf den Prüfstand gestellt worden. Der Restrukturierungsprozess mit neuer Software sollte allumfänglich sein.

Jetzt wurden die über Jahre gewachsenen Unternehmensprozesse neu designt. Beginnend bei den Projektnummern, den Einteilungen der Leistungsbereiche bis hin zur Frage der Zeiten- und Personalerfassung, wurden wesentliche Verbesserungen angestrebt und umgesetzt. Dies galt auch für komplexe Projekte im Bereich der Wasserwirtschaft sowie die getätigten Zukäufe von Ingenieurbüros mit anderen Arbeitsweisen und Leistungsspektren.

„Es gab in der Zentrale in Nürnberg eine gewachsene Projektstruktur, welche sich auf ein zugekauftes Ingenieurbüro mit anderem Leistungsspektrum schwer übertragen ließ“, blickt Bereichsleiterin Heike Reiser zurück. „Der letztendlichen Entscheidung für wiko als neues System lag auch die Chance zugrunde, die Projektstrukturen für alle Niederlassungen nach dem Vorbild der Zentrale zu vereinheitlichen.“

Als 2016 der „wiko-Startknopf“ gedrückt wurde, konnte sich R& H Umwelt vor und während der Implementierungsphase stets auf die Unterstützung der wiko-Consultants verlassen, die so auch als Prozessberater fungierten. Die Variabilität von wiko begeistere Frau Reiser: „Es gab die Vorgabe, alte Strukturen weitgehend zu übernehmen, damit die alten Projekte weitergeführt werden konnten. wiko war so flexibel das zu schaffen und gleichzeitig neue Strukturen aufzubauen.“

Die strategisch durchdachte Vorgehensweise bei der Implementierung zahlte sich aus. Zunächst wurden die Assistenzen aus allen Unternehmensbereichen einschließlich der externen Niederlassungen als „Key-User“ geschult. Schnell erhielten sie den nötigen Überblick über alle Vorgänge in den jeweiligen Bereichen und fungierten als interne Ansprechpartner.

Im zweiten Schritt wurden die Projektleiter miteinbezogen – zunächst nur in der Zeiterfassung. Denn: „Die Zeiterfassung an sich war von der Logik ähnlich wie beim Vorgängerprodukt“, so Heike Reiser. So waren die Hürden nicht hoch im Erschließen des Umgangs mit dem neuen Produkt. R & H Umwelt gestaltete die Umsetzung gewöhnungsstrategisch „step by step“; nicht gleich wurde alles für alle freigeschaltet.

Abb.3: Philipp Samland

Marketingleiter Philipp Samland berichtet von der Einführungsphase: „Es hat überraschend gut geklappt: Schon nach einem halben Jahr war bei den Mitarbeitern die Akzeptanz spürbar da. Alle haben schnell gemerkt, dass das neue System deutlich besser ist.“ Der sanfte Einstieg in die ‚neue Digitalwelt‘ führte mit dazu, dass die Einführung von wiko erfolgreich über die Bühne ging. Auch Werner Drahtring, IT-Leiter bei R & H Umwelt, kommentiert den beschrittenen Weg der Implementierung wie folgt: „Eine schlanke Einführung ist sinnvoll, nach Themen und Modulen vorzugehen und nicht gleich das ganze Paket einzuführen.“

Nach der abgeschlossenen Implementierungsphase soll nun mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein weiteres Modul eingeführt werden. Alle Dokumente sollen projektbezogen abgelegt werden. Frau Reiser begründet die Einführung des DMS: „Wir versprechen uns dadurch vor allem eine Vereinfachung und damit Zeitersparnis und Sicherheit, vor allem im Auffinden von projektrelevanten Dokumenten über die Suche bis zur Verschlagwortung.“

Mit der zentralen Ablage der Projektdokumente wird in der Nutzung und Bearbeitung faktisch ein neues Level erreicht. „Wenn man ein DMS einführen will, und wiko bietet solch ein Modul an, dann hat man auch die ganze Schnittstellenproblematik nicht“, weiß IT-Leiter Werner Drahtring um die Vorzüge dieser wiko-internen Lösung. Das DMS wird nun ein weiterer, wesentlicher Baustein in der Digitalisierungsstrategie bei R & H Umwelt sein. In spätestens zwei Jahren sollen die Kernprozesse durchgängig digitalisiert sein.

Mit dem Angebot für das DMS wurde von R & H Umwelt auch gleich ein Angebot für Beratungsdienstleistung als Stundenkontingent angefragt. Die Schulungen für die Mitarbeiter sollen themenbezogen über Schulungsblöcke abgerufen werden. Mit den Schulungen sollen auch die Vorzüge eines durchgängigen Systems gemeinsam mit den Consultants herausgearbeitet und vermittelt werden. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter ein auf Ihren jeweiligen Bereich perfekt abgestimmtes Arbeitsumfeld vorfinden. Dazu gilt: Ein kurzer Anruf und es wird geholfen.

„Unser Ziel ist es, dass die Projektleiter bald alles in wiko machen können“, stellt Heike Reiser heraus. wiko soll zum Leitsystem werden; daher wird der Fokus auf die zukunftsfähige Webversion von wiko gerichtet. Die Vorzüge liegen auf der Hand, wenn man sie unter den Stichwörtern ‚Standortunabhängigkeit‘, ‚Datenzugriff in Echtzeit‘, ‚Datensicherheit‘ und ‚lückenlose Dokumentation‘ durchleuchtet. Selbst auf der Baustelle ist der Datenzugriff via Tablet durchgängig gegeben; umgekehrt können hier Daten erfasst und alle rechtlichen Dokumentationspflichten direkt gewährleistet werden.

Das Zwischenfazit aus Sicht von R & H Umwelt fällt durchgängig positiv aus: Die Altdatenübernahme funktionierte lückenlos, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen laufen rund, alle wichtigen Zahlen und Daten stehen im System zur Verfügung. Der Datenbankaufbau ist logisch nachvollziehbar, die Benutzeroberfläche sehr ansprechend und die Nutzer finden sich in den klaren Strukturen schnell zurecht. Im Vergleich zum vorher eingesetzten System gehen auch die Auswertungen blitzschnell von der Hand. Es bleibt wieder deutlich mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Unternehmen: R & H Umwelt
Autor: Henrik Schwiedeßen
Medium: Bauplaner