Dokumente einfach erfassen und archivieren

Dokumente einfach erfassen und archivieren

Freiburg (ABZ). – Vollkommen automatisiert können mit dem neuen wiko Dokumentenmanagementsystem eingehende Dokumente – ganz unabhängig ob sie per Mail, Fax oder Brief eintreffen – erfasst und archiviert werden.

Die Software liest automatisch Angaben aus den Dokumenten aus und ordnet diese den richtigen Projekten zu. Dokumente, die nicht automatisiert zugeordnet werden können, werden in ein Verzeichnis geschrieben und der Nutzer wird darüber informiert, dass diese auf Zuordnung warten. Mit einfacher Drag-and-drop-Funktion kann die manuelle Zuordnung dieser Dokumente erfolgen.

Während des Einlesens der Dokumente findet ohne Zutun des Anwenders eine Verstichwortung des gesamten Textes statt, heißt es vonseiten der wiko Bausoftware GmbH aus Freiburg. Als Folge stehe eine sehr komfortable google-like Suche mit Autofill-Funktion zur Verfügung. Schon die Eingabe von Wortteilen im Suchfeld genüge, heißt es weiter, um schnell zu allen relevanten Dokumenten zu gelangen.

Durch Doppelklick wird das Dokument dann genau mit dem Programm geöffnet, mit dem es erstellt wurde. Das Dokument kann sofort aktualisiert, verändert oder letztendlich gespeichert werden.

Um Dokumentationspflichten zu erfüllen wird beim Speichern das Ursprungsdokument nicht überschrieben, sondern es wird davon eine neue Version erzeugt und gespeichert.

So ist eine lückenlose Historisierung aller Änderungen, aller Änderungsdaten und aller Nutzer, die die Änderungen vollzogen haben, vorhanden. Dieses Dokumentenmanagement kann plattformunabhängig genutzt werden. Ganz gleichgültig welches Betriebssystem genutzt wird, das neue wiko Dokumentenmanagement läuft nach eigenen Angaben auf allen Systemen.

Quelle: Allgemeine Bauzeitung

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