Controlling bei Grontmij

Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende Funktionalitäten. Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung.

Ca. 680 Mitarbeiter hat deutsche Grontmij-Gruppe, die an mehr als 30 Standorten ist und zu Grontmij N.V., einer 11.000 Mitarbeiter starken Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt gehören. So meistern die Mitarbeiter der deutschen Grontmij-Gruppe Jahr für Jahr mehr als 2.000 Projekte in unterschiedlichen Bereichen. 2008 entschloss sich die Grontmij-Tochter ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen “Agresso Business World” und “wiko” für die täglichen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projektcontrolling und -management abzulösen.

Gerrit Meinken, Bereichsleiter Controlling/Finanzen zur wiko-Entscheidung: „Nicht ausreichend war der Daten- Output im Projektcontrolling des bisherigen Systems. Auch die Anlage eines Projektes ist für unsere Nicht-IT Spezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. wiko hat uns auch im Projektcontrolling voll und ganz überzeugt. Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Ich kann im ERP-System eine OP-Liste (offene Posten) generieren und kann diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt bzw. bei dieser Rechnung ist.

Heute arbeiten 200 Nutzer tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Gerrit Meinken, „dass an einigen Standorten beispielsweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung macht. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“

Gerrit Meinken abschließend: “Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung: Wenn beispielsweise einer unserer 15 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung einen Kontenabruf startet, dauerte der im Altsystem zwei Minuten und heute eben nur noch sieben Sekunden. Oder ein Mitarbeiter des Projektcontrollings fordert einen Report über die ganze Gesellschaft, der bei wiko nur 15 Minuten dauert – statt vorher zwei Stunden. Noch ein Beispiel: Eine Projektanlage ging im Vorgängersystem nicht unter 15 Minuten zu handeln, bis man endlich alles Erforderliche eingegeben hatte. Aber wenn ich heute unsere Projektleiter sehe, die vielleicht nur alle drei Monate ein neues Projekt anlegen, dann geht das in zweieinhalb bis drei Minuten. Hier entsteht dank wiko wieder ein Zeitgewinn im wahrsten Sinne des Wortes: gewinnbringend für wertschöpfende Tätigkeiten.

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