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Internationalisierung ist Chance und Herausforderung

Internationalisierung ist Chance und Herausforderung

Kürzlich erzählte mir ein chinesischer Ingenieur von einer deutschen Firma, die die erste eiserne Eisenbahnbrücke in China baute. Nach 100 Jahren sandte diese deutsche Firma kürzlich einen Brief an die zuständige Behörde und wies darauf hin, dass die Brücke – nachdem Sie jetzt 100 Jahre alt ist – einer Wartung bedürfe und man die damals verbauten Schrauben wohl austauschen sollte. Dieser Brief erlangte eine landesweite mediale Beachtung, denn sein Inhalt steht nach Einschätzung der chinesischen Behörden für herausragende Qualität und nachhaltige Wertigkeit, die sie sich als leuchtendes Beispiel auch für ihre chinesischen Ingenieure wünschen.

Weltweit steht auch heute noch der Mythos der „deutschen Ingenieurskunst“ für ein Qualitätsversprechen, das mit solider Baukunst, hoher Wertigkeit und innovativen Ideen assoziiert wird. Selbst die „never ending story“ Berliner Hauptstadtflughafen kann – Gott sei Dank – diesem sehr positiven Image bisher wenig schaden. Deshalb verwundert es nicht, dass deutsche Ingenieure auf den prosperierenden, ausländischen Märkten gefragte Anbieter sind.

Viele deutsche Ingenieurgesellschaften haben die sich bietenden Chancen ergriffen und sind zwischenzeitlich „Global player“ auf vielen Baustellen weltweit – mit steigender Tendenz. Während 2014 der Anteil von deutschen Planerleistungen weltweit bei ca. 5 % lag, hat er sich zwischenzeitlich mit mehr als 15 % mehr als verdreifacht. Und die meisten bleiben nicht nur für ein Projekt, sondern gründen beispielsweise Auslandstöchter, Vertriebspartnerschaften oder gehen Joint Ventures ein.

„Follow your customer“-Strategie
Während für einige Ingenieurgesellschaften die Auslandsexpansion einer geplanten, strategischen Ausrichtung des Unternehmens folgt, ergeben sich die meisten Auslandsengagements aus den Anforderungen von Kunden, die international tätig sind und die auch für ihre Auslandsprojekte auf die bewährten Partner aus Deutschland vertrauen. Die Ingenieurbüros folgen der Globalisierungsstrategie ihrer Kunden.

Für solche Unternehmen stellt sich schnell die Frage, wie man diese Auslandsengagements organisatorisch in das bestehende Unternehmen integriert: Einerseits sind länderspezifische Eigenheiten zu berücksichtigen, die sich beispielsweise aus anderslautenden, gesetzlichen Regelungen ergeben. Andererseits möchte man wissen, wo die Risiken liegen, wie man diese frühzeitig erkennt und im besten Fall vermeidet und – last but not least – wie erfolgreich man im fremden Land agiert.

Um alle diese Aspekte ideal zu beleuchten, bedarf es einer durchgängigen Projektmanagement und –controlling-Software, die so flexibel ist, dass sie die Organisationsstrukturen der deutschen Gesellschaft und zusätzlich die Besonderheiten der Auslandsengagements abbildet.

Diese berechtigten Forderungen, sind Herausforderungen, die nicht jede gängige Software erfüllt, was sich unter anderem in der sehr geringen Anzahl der Anbieter widerspiegelt.

Neben technischen Voraussetzungen sind funktionale Aspekte maßgebend. Einige signifikante Bereiche sollen hier dargestellt werden.

Flexible Projektstrukturen
Das wichtigste „Must-have“-Kriterium ist die Möglichkeit flexibler Projektstrukturen. Während in Deutschland der Aufbau zwar nicht aller, aber vieler Projekte der HOAI-Struktur folgt, benötigt man im Ausland ganz andere Projektgliederungen. Je nach Land gelten unterschiedlichen Anforderungen: von komplexen, mehrstufigen bis zu ganz flachen Projekthierarchien ist alles möglich. Diese Anforderungen können nur wenige Softwarelösungen erfüllen.

Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
Weiteres „Muss-Kriterium“ ist die Mehrsprachigkeit. Ohne englische Version der Software ist der internationale Einsatz nicht vorstellbar. Mehr Usability bieten Softwareoberflächen und Eingabemasken in der jeweiligen Landessprache, die die Benutzerakzeptanz erhöhen, die Schulung und die Einarbeitung erleichtern. Technisch betrachtet hängt die Erfüllung dieses Kriteriums von den möglichen Zeichensätzen ab, die die Software verarbeiten kann.

Davon losgelöst ist die Eingabesprache festzulegen: Die Eingabe von nummerischen Werten ist problemlos, da weltweit gleich. Anders verhält es sich bei alphanummerischen Werten. Hier muss eine durchdachte Lösung entwickelt werden, die einerseits das Handling in den Auslandsgesellschaften erleichtert, andererseits den Bedarf der deutschen Gesellschaft deckt. Da kann es keine Standardlösungen geben – zu unterschiedlich sind die Anforderungen! Bewährt haben sich Mischformen, die – je nach Ingenieurgesellschaft – sehr unterschiedlich sein können, aber genau den individuellen Bedarf abbilden.

Ein durchgängiges, aggregierendes Reporting bis zur deutschen Gesellschaft muss unter diesem Aspekt ebenfalls frühzeitig evaluiert werden.

Ebenfalls „Muss-Kriterium“ ist die Mehrwährungsfähigkeit: Projekte im Ausland werden vorwiegend in der Landeswährung oder in $-Dollar gerechnet. Eine durchgängige Software-Lösung muss deshalb sowohl mehrere Projekt- als auch mindestens eine Leitwährung abbilden können. Sowohl feste Währungskurse als auch  Wechselkurse sind Pflicht, um sowohl ein von Wechselkursschwankungen freies Projektcontrolling als auch ein „Hedging“ zu ermöglichen. Die Bedeutung des Hedgings nimmt bei den zurzeit vorzufindenden stark volatilen Devisenmärkten zu. Damit lassen sich die erheblichen Risiken der Währungsschwankungen, die die eigenen Margen bedrohen, abfedern.

Mehrere Kalender und flexible Arbeitszeitmodelle
Da man in China, im Nahen Osten oder in Südamerika andere arbeitsfreie Feiertage als in Deutschland vorfindet, bedarf es einer Abbildung dieser Unterschiede durch eine unbegrenzte Anzahl von Kalendern, die bedarfsgesteuert herangezogen werden. Sie bilden auch die Basis für länderspezifische Arbeitszeitmodelle, die sehr von den deutschen Standards abweichen können.

Nötig sind deshalb auch hier flexible Modelle, die bis auf Tagesebene Individualisierungen erlauben.

Reporting über verschiedene Zeitzonen hinweg
Ein wesentlicher Aspekt für ein funktionierendes Reporting über Länder, Zeitzonen und Datumsgrenzen hinweg, ist die Festlegung der relevanten Zeiten.

Anders als in Deutschland beginnt beispielsweise die Woche in  vielen Ländern bereits an Sonntagen. Auswertungen oder Einstellungen auf Wochenbasis bedürfen aber eines gemeinsamen Standards, um aussagekräftige Reports zu generieren. Hier gilt es, diese Standards zu definieren.

Aus dem gleichen Grund, müssen Arbeitszeitmodelle, die den Sonntag als Wochenstart definieren, andere Parameter nutzen.

Berücksichtigt man dies nicht, können Anomalien auftreten, die zwar mit erheblichem Mehraufwand beherrschbar, aber herausfordernd sind.

wiko International
In vielen Ländern der Welt wird bereits mit wiko geplant und gebaut. Nicht nur in Deutschland, sondern in vielen Ländern und – außer in Australien – auf allen Kontinenten der Welt ist wiko die bevorzugte Projektmanagement und –controlling-Software für Ingenieure und Architekten.

Da auch wiko  – wie viele seiner Kunden – der „follow your customer“-Strategie folgt, ergibt sich fast zwangsläufig die Internationalisierung:

  • Die wiko Anwender, die die wiko Software in Deutschland kennen und schätzen gelernt haben, suchen sich immer wieder neue Märkte und Potentiale im Ausland. Prosperierende Märkte in Südostasien, im Nahen Osten oder Südamerika trafen auf eine dynamische, mutige und veränderungswillige Unternehmenskultur in den deutschen Planungsbüros, die die Chancen erkannten und das Glück beim Schopf packten. Neue Märkte mit enormen Potentialen, die erobert werden wollen, zeichnen sich bereits ab. Da liegt es nahe, dass sie ihre bewährte wiko Software-Lösung auch in ihren Auslandsvertretungen nutzen wollen.
  • Andererseits beflügelt die systemimmanente wiko Flexibilität die Internationalisierung. Die wiko Strukturen erlauben eine effiziente Lokalisierung auf die Bedürfnisse der neuen ausländischen Märkte.
  • Die inzwischen große Erfahrung in allen Bereichen der internationalen Implementierung und die vorhandenen Lösungsstrategien für die besonderen Herausforderungen hieraus, machen aus wiko die bevorzugte Softwarelösung für international arbeitende Ingenieurgesellschaften.

Heute wird wiko in vielen Ländern wie beispielsweise Frankreich, Spanien, Türkei, Abu Dhabi, Bahrain, Brasilien, Mexiko, USA, Nigeria, Azerbaijan, Malaysia, Hong Kong oder China verwendet.

BVBS-Gemeinschaftsstand auf der Deubaukom 2016

BVBS-Gemeinschaftsstand auf der Deubaukom 2016

Wichtiger Schwerpunkt Bausoftware

Vom 13. bis 16. Januar 2016 findet die Deubaukom 2016 (www.deubaukom.de), die wichtigste Baufachmesse für Westdeutschland und die Beneluxländer statt. Die Fachmesse hat ihr Profil geschärft und ist nun die Kommunikationsplattform für das Baunetzwerk in Nordrhein-Westfalen. Konsequent ausgerichtet auf Architekten, Ingenieure, Experten aus Wohnungswirtschaft und Industriebau bietet sie diesen Besucherzielgruppen in thematisch geordneten Kompetenzzentren einen umfassenden Überblick über die für sie relevanten Produkte und Dienstleistungen. Ergänzt wird die Deubaucom durch die InfraTech, der Fachmesse für den Straßen- und Tiefbau, der Dconex, der Spezialmesse rund um das Schadstoffmanagement und die Altlastensanierung, sowie der Hochwassermesse aqua alta.

Bau-IT, generationengerechtes Bauen und Energieeffizienz sind Bereiche, die die Fachbesucher der Deubaukom stark nachfragen und die sich daher 2016 in eigenen Kompetenzzentren widerspiegeln. Dabei bildet IT den größten produktspezifischen Bereich der Deubaukom. Nach der erfolgreichen Premiere des Kompetenzzentrums IT in 2014 richten die beiden Partner Messe Essen und der BVBS – Bundesverband Bausoftware e.V. erneut diese gemeinsame Plattform für die Bausoftwarebranche aus. Der BVBS e.V. (www.bvbs.de) ist mitten in der Halle 1 mit einem 156 m2 großen Gemeinschaftsstand mit folgenden BVBS-Mitgliedern vertreten:

– 123 erfasst.de GmbH

mobile Projektdokumentation für Bauunternehmer

– BEDAV GmbH

ERP-System für Kostenplanung, Einkauf, Kalkulation, Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung

– M-Soft Organisationsberatung mbH

Kaufmännische Komplettlösung für Büro und Baustelle, Baulohn, Finanzbuchhaltung

– NEVARIS Bausoftware GmbH

Nevaris die neue die neue Bausoftware von Nemetschek für BIM, Build und Finance

– MWM Software und Beratung GmbH

Aufmass, Mengenermittlung, mobile Baustellenlösungen

– wiko Bausoftware GmbH

Projektcontrolling Software für die Bau- und Planungsbranche

Ein Themenschwerpunkt auf dem Gemeinschaftsstand wird im Bereich der BIM-Anwendungen liegen. „BIM“ (Building Information Modeling) ist zur Zeit das meist diskutierte Thema der gesamten Baubranche. Die Baubranche steht vor der Herausforderung, die Produktivität, Effizienz, und die Qualität und von Bauwerken zu erhöhen. Da Bauprojekte zunehmend komplexer geworden sind, müssen alle am Planungs- und Bauprozess Beteiligten rasch auf geänderte Gegebenheiten reagieren. Hinzu kommt, dass die Projekte immer schneller und kostengünstiger abgewickelt werden müssen, weshalb Zeit- und kostenintensive Planungs- und Abstimmungsfehler schon im Vorfeld zu vermeiden sind. Der Einsatz der BIM-Methodik bietet hierbei entscheidende Vorteile. Zu nennen sind hier beispielsweise die Erhöhung der Transparenz gegenüber allen am Bau Beteiligten, erhebliche Kosten-einsparpotentiale, sowie die Betrachtung des Bauwerks über den gesamten Lebenszyklus. Um BIM erfolgreich anzuwenden, müssen jedoch alle an einem Bauprojekt Beteiligten, ihre bisherigen Planungs- und Bauprozesse an die BIM-Methodik anpassen, um eine durchgängige, Gewerke übergreifende Kommunikation sicherzustellen. Die Bausoftwarehersteller bieten den Anwendern eine große Auswahl moderner und intelligenter Softwarelösungen, die auf die individuellen Aufgaben und Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sind.

Quelle: Computer Spezial

Die Auswirkungen des BFH-Urteils auf die Baubranche

Die Auswirkungen des BFH-Urteils auf die Baubranche

Umsetzung des BFH-Urteils zur Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen:

Die Auswirkungen werden wohl schon dieses Jahr spürbar

Noch dieses Jahr soll es, laut dem Verband der beratenden Ingenieure VBI, ein weiteres Gespräch mit Frau Ministerialrätin Ingetraut Meurer (Leiterin des Referats IV C 6 am Bundesministerium der Finanzen) geben. Dieser Termin, in dem konkrete, praktische Probleme bei der Umsetzung der BFH-Entscheidung angesprochen und diskutiert werden sollen, wird auf Wunsch des BDI stattfinden.

Klar ist inzwischen, dass der Bitte der „großen Acht“ (Deutscher Industrie – und Handelskammertag e.V., Bundesverband der deutschen Industrie e. V., Zentralverband des deutschen Handwerks e. V., Bundesvereinigung deutscher Arbeitgeberverbände e. V., Bundesverband deutscher Banken e. V., Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft e. V., Handelsverband Deutschland – HDE e.. V., Bundesverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistungen e. V.) die BFH-Entscheidung erst ab dem Bilanzjahr 2016 anzuwenden, nicht entsprochen wird. Diese Information wurde bisher von Frau Ministerialrätin Meurer mündlich gegeben. Eine schriftliche Stellungnahme ist allerdings bisher nicht erfolgt.

Falls das BMF diese Linie weiter verfolgt und nicht doch in letzter Minute noch, die Durchführung dieser Entscheidung verschiebt, muss leider davon ausgegangen werden, dass bereits 2015 die volle Wirkung der BFH-Entscheidung die Planungsbüros treffen wird.

Damit gilt bereits für das Bilanzjahr 2015, dass die Gewinnrealisierung bei Planungsleistungen nicht erst mit der Abnahme oder Stellung der Honorarschlussrechnung eintritt, sondern bereits dann, wenn der Anspruch auf Abschlagszahlung nach § 8 Abs. 2 HOAI entstanden ist. Diese Regelung ist auch bei Abschlagszahlungen nach § 632a BGB und bei Abschlagszahlungen nach § 15 Abs. 2 HOAI n. F. anzuwenden. Denn bei diesen Abschlagszahlungen, so die Argumentation des BFH, handelt es sich um die Abrechnung von bereits verdienten Ansprüchen, denn der Schuldner des Werkvertrags hat seine Leistung bereits erbracht. Andernfalls gäbe es keine Berechtigung zur Forderung dieser Abschlagszahlung.

Die Abschlagszahlungen sind von Forderungen auf einen Vorschuss abzugrenzen, bei denen auch weiterhin keine Gewinnrealisierung eintritt.

Zur Vermeidung von Härten kann der aus der erstmaligen Anwendung der Grundsätze der BFH-Entscheidung resultierenden Gewinn gleichmäßig entweder auf das Wirtschaftsjahr der erstmaligen Anwendung und das folgende Wirtschaftsjahr oder auf das Wirtschaftsjahr der erstmaligen Anwendung und die beiden folgenden Wirtschaftsjahre verteilen.

Ist das Wirtschaftsjahr 2015 – das wird für die meisten Planungsbüro der Fall sein – das Jahr der erstmaligen Anwendung des BFH-Urteils, so kann der resultierende Gewinn gleichmäßig

  • auf die Jahre 2015 und 2016
  • oder auf die Jahre 2015, 2016 und 2017

verteilt werden.

Die Argumentationskette

Der Entscheidung des BFH ist durch die folgenden Leitsätze begründet:

  1. Die Gewinnrealisierung tritt bei Planungsleistungen nicht erst mit der Abnahme oder Stellung der Honorarschlussrechnung ein, sondern bereits dann, wenn der Anspruch auf Abschlagszahlung nach § 8 Abs. 2 HOAI a.F. entstanden ist und
  2. Abschlagszahlungen nach § 8 Abs. 2 HOAI a.F. sind nicht wie Anzahlungen auf schwebende Geschäfte zu bilanzieren.

Ein Sonderfall der Gewinnrealisierung

Grundsätzlich wird der Zeitpunkt der Gewinnrealisierung gemäß § 4 Abs. 1 EStG nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) geregelt. Hier ist in § 252 Abs. 1, Nr. 4, 2. Halbsatz HGB das Realisationsprinzip maßgebend. Das Realisationsprinzip legt fest, dass Gewinne nur dann zu berücksichtigen sind, wenn sie am Bilanzstichtag realisiert sind.

Bei Lieferungen und anderen Leistungen ist der Gewinn realisiert, wenn der Leistungsschuldner die von ihm geschuldeten Erfüllungshandlungen „wirtschaftlich erfüllt“ hat und ihm die dafür zu leistende Zahlung sicher ist. Dabei ist unerheblich, ob eine Rechnung bereits erstellt wurde.

Analog hierzu ist eine Dienst- oder Werkleistung „wirtschaftlich erfüllt“, wenn sie erbracht ist, auch wenn unwesentliche Nebenleistungen noch ausstehen.

Werkverträge im Sinne des § 631 BGB sehen grundsätzlich für die handels- und steuerrechtliche Gewinnrealisierung die Übergabe und Abnahme des Werks durch den Besteller (§ 640 BGB) vor. Damit sind Anzahlungen bis zur Abnahme nicht gewinnwirksam, sondern nach den Grundsätzen für schwebende Geschäfte, zu bilanzieren.

Anders regelt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) die „wirtschaftliche Erfüllung“ von Abschlagszahlungen. Nach dem in Entscheidungsjahr maßgeblichen § 8 Abs. 2 HOAI a.F. hat der Werkunternehmer in angemessenen zeitlichen Abständen für bereits nachgewiesene Leistungen einen Anspruch auf Abschlagszahlungen.

Dieser Anspruch entsteht schon dadurch, dass die (Teil-)Leistung abnahmefähig erbracht und eine prüfbare Rechnung vorgelegt wurde. Mit der auftragsgemäßen Erbringung der Planungsleistung ist die Abschlagszahlung bereits verdient. Sie ist dem Leistenden auch “ sicher“, da eine Rückforderung geleisteter Abschlagszahlungen ausgeschlossen ist, wenn der Auftragnehmer dafür eine prüfbare Honorarschlussrechnung vorlegt.

Somit erfüllen Abschlagszahlungen die zwei entscheidenden Kriterien:

  • die Leistung ist wirtschaftlich erfüllt und
  • die Zahlung ist sicher.

Damit bestehen nach dem BFH-Urteil bei Abschlagszahlungen nach § 8 Abs. 2 HOAI a.F. keine Gründe, sie wie Anzahlungen auf schwebende Geschäfte zu bilanzieren und von einer Gewinnrealisierung bis zur Abnahme des gesamten Werkes abzusehen.

Diese oben geschilderten Grundsätze sind durch eine durch das BMF mit den obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder einvernehmlich getroffenen Vereinbarung auch auf § 15 Abs. 2 HOAI n.F. anzuwenden.

Gefängnis, oder nicht? Gefährliche Projektänderungen

Gefängnis, oder nicht? Gefährliche Projektänderungen

Veröffentlicht im CS – Computer Spezial, Ausgabe 2/2015, Seite 46/47

Staatsanwaltliche Ermittlungen, wie aktuell bei – auch deshalb in den Medien sehr präsenten – dem Bauunternehmen Imtech, zeigen eines ganz deutlich: Das heutige Projektänderungsmanagement muss zwar aus Kostengründen, allerdings auch aus strafrechtlicher Sicht, klar strukturiert sein und systematisch ablaufen.

Will man als Projektleiter oder -steuerer in Bauprojekten nicht in der ständigen Gefahr leben, mit strafrechtlichen Anschuldigungen und die sich daran anschließenden Regressforderungen konfrontiert zu werden, sollte man heute ein softwaregestütztes Projektänderungssystem zur Hand haben, das bestimmte Kriterien erfüllt.

Ein solches System muss:
1. transparent in allen Schritten sein,
2. strukturiert aufgebaut sein sowie ablaufen und
3. in allen Phasen auch nach Jahren noch nachvollziehbar sein.

Um diese Kriterien zu erfüllen, ist die erste Anforderung an ein Projektänderungsmanagement eine lückenlos versionierte und revisionssichere Dokumentation. Um nicht nur Nachträge, sondern
auch Zusatzaufträge und Nach- bzw. Erweiterungsbeauftragungen einzuschließen, wird hier der Begriff Projektänderung verwendet, der alle Änderungen eines Bauprojekts umschreibt.

Kritische Situationen

wiko_DMS_Dokumente_zu_ProjektJeder, der bei Bauprojekten mitarbeitet, weiß, dass jede Projektänderung, die große und sehr reale Gefahr in sich birgt, den gesamten Bauablauf zu stören, so gut wie sicher die Einhaltung
des Budgets zu gefährden und den Terminplan kräftig durcheinanderzubringen. Projektänderungen führen geradezu immer auf einen kritischen Pfad. Verschärfend kommen seit Neuestem sogar
strafrechtliche Aspekte mit ins Spiel. Eine sensibilisierte Öffentlichkeit und aus dem Dämmerschlaf erwachte Strafverfolgungsbehörden, die vor allem die Kostenexplosionen und Terminverschiebungen bei öffentlichen Aufträgen argwöhnisch hinterfragen, stellen jeden am Bauprojekt beteiligten Verantwortlichen vor neue Herausforderungen in Bezug auf das Projektänderungsmanagement.

Compliance-Regeln aus den USA und Großbritannien, die nach deren Ansicht nicht nur in ihren Ländern wirken, sondern deren Einhaltung weltweit verfolgt wird, verkomplizieren die aktuelle Situation zusätzlich. Um diesen kritischen Prozessen ihren Schrecken zu nehmen, die Gefährdung der Zielerreichung und strafrechtlichen Anschuldigungen zu bannen, greift man am besten auf ein softwaregestützes Projektänderungsmanagement-System zurück. Solche Software-Tools stellen ein ganzes System zur Verfügung, um diese kritischen Prozesse beherrschbar zu machen.

Lückenlos erfassen und revisionssicher dokumentieren

wiko_DMS_DokumentenablageDer erste Schritt zum Beherrschen von Projektänderungen ist die Erfassung all dieser Vorgänge, die bei größeren Bauprojekten durchaus auf eine Zahl von über 1.000 ansteigen können. Nur wer jederzeit einen Überblick über diese kritischen Vorgänge hat, kann diese wirkungsvoll überwachen und steuern. Hier setzt auch die Softwarelösung von wiko Bausoftware GmbH an. Mit einem
eigens dafür entwickelten Tool werden alle Projektänderungen revisionssicher erfasst, klassifiziert, berechnet, in jeder Phase dokumentiert und natürlich jederzeit überwacht.

Schon bei der Erfassung jeder Projektänderung wird eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung von der Software vergeben. Anhand dieser Nummerierung, der Erfassung der Änderung, des Bearbeiters und des Bearbeitungsdatums ergibt sich eine Projektänderungshistorie, die über die Art der Änderung, wer was geändert hat und was geändert wurde, Auskunft gibt. Der Nutzer kann zwischen den Projektänderungsklassen „Auftraggeberwunsch, technische Notwendigkeit, Planungsfortschritt, nachträgliche Auflage, Plankorrektur“ oder eigene Klassen wählen.

In einem Scroll-Menü wird der Verursacher der Projektänderung gewählt. Diese Eingabe ist deshalb besonders wichtig, weil dadurch die Weiterberechnung der Kosten gesteuert wird. Konkret bedeutet dies, dass – wenn beispielsweise der Verursacher der Bauherr ist – sich eine Position im Abrechnungsmodul findet, die die Kosten der Projektänderung diesem in Rechnung stellt.

Sobald eine Projektänderung angelegt wird, erhält sie den Status „angelegt“. Dieser Status wird je nach Fortschritt geändert in „beantragt“ , ,,genehmigt“ oder „abgelehnt“. Ebenfalls festgehalten wird, wer die Projektänderung genehmigt hat – in den meisten Fällen wird dies der Bauleiter oder bei großen Bauprojekten der Projektsteuerer sein. Um die Revisionssicherheit zu bieten, wird jeder Schritt versioniert. Deshalb wird nichts überschrieben, sondern eine neue Version angelegt und gespeichert. So bleibt jeder Schritt während des gesamten Projektzeitraums und darüber hinaus nachvollziehbar.

Nachträge im Controlling-Dashboard

Sowohl die Kosten der Nachträge als auch die erwartete Terminverschiebung werden eingegeben. Sobald die Projektänderung den Status „genehmigt“ erhält, rechnet die Software automatisch das Auftragsbudget neu. Dieses neue Auftragsbudget wird ins Controlling-Dashboard übernommen und überwacht. Es wird auch in den Prognosewert (auf das Bauzeitende) übernommen. So ist
sofort ersichtlich, welche Kostenauswirkung diese Position verursacht.

Selbstverständlich kann diese Funktion auch zur Darstellung von Szenarien eingesetzt werden. So kann eine „angedachte“ Nachtragsposition als angelegt, aber noch nicht genehmigt klassifiziert werden. Durch eine Markierung können die Kosten- und Terminauswirkungen jetzt bereits prognostiziert und simuliert werden. Das heißt, die Mehrkosten und Terminverschiebungen sind auf einen Blick erkennbar. Damit steht eine sehr gute Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, für die Entscheidung der Realisierung der Projektänderung oder nicht. Da jeder Schritt dokumentiert wird, nutzen Bauleiter oder Projektsteuerer diese Funktion auch, um sich nach einer anderen Seite abzusichern. Projektänderungen, die sie für nötig halten, werden von ihnen beantragt, selbst
wenn sie wissen, dass diese nicht genehmigt werden.

Kommt es zur Ablehnung und treten deshalb im Verlauf des Bauprozesses Probleme und Schuldzuweisungen auf, können sie genau belegen, dass sie eine andere Vorgehensweise für sinnvoll erachtet hatten und wer anderer Meinung war. Durch die Protokollierung, Typisierung, Abschätzung und Verfolgung aller Auswirkungen und Dokumentierung steht eine Funktion zur Verfügung, die die negativen Auswirkungen der einzelnen Projektänderungen frühzeitig aufzeigt, diese abfedert und die Unberechenbarkeit auflöst.

Sie ist Begründung und Beweis.

von Tina Mattern-Brucker,
Business Direktor,
wiko Bausoftware GmbH

 

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Gefängnis oder nicht – Projektänderungen sind gefährlich

Staatsanwaltliche Ermittlungen, wie aktuell bei – auch deshalb in den Medien sehr präsenten – Bauunternehmens IMTECH, zeigen eines ganz deutlich: Das heutige Projektänderungsmanagement muss zwar aus Kostengründen, allerdings auch aus strafrechtlicher Sicht klar strukturiert sein und systematisch ablaufen. Will man als Projektleiter oder -steuerer in Bauprojekten nicht in der ständigen Gefahr leben, mit strafrechtlichen Anschuldigungen und die sich daran anschließenden Regressforderungen konfrontiert zu werden, sollte man heute …
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Dem Fachkräftemangel begegnen  – Potenzial in Betriebsabläufen

Dem Fachkräftemangel begegnen – Potenzial in Betriebsabläufen

Durch den zunehmenden Fachkräftemangel drohen Wirtschaft und Staat Milliardenverluste, doch in vielen Betrieben liegen bereits jetzt erste Umsatzpotenziale brach. Doch mit der richtigen Herangehensweise lassen sich interne Reserven durch den gezielten Einsatz von Fachkräften mobilisieren.

Die Unternehmensberatung McKinsey rechnet mit steigendem Arbeitskräftemangel in Deutschland: Schon in fünf Jahren würden Unternehmen mehr Jobs anbieten, als sie dann noch besetzen könnten. Bis 2020 steige die Zahl der fehlenden Arbeitskräfte auf zwei Millionen, heißt es in einer McKinsey-Studie aus dem Jahr 2010. „Vor dem Hintergrund des abzusehenden Fachkräftemangels sollten die Unternehmen grundsätzlich ein großes Interesse daran haben, ihre qualifizierte Stammbelegschaft zu halten“, wurde Frank Mattern, der McKinsey-Deutschland-Chef, im Mai 2010 in der „Welt am Sonntag“ zitiert. Was den absehbaren Mangel an Fachkräften betrifft, so hat die Politik schon gehandelt. Zu Beginn des vergangenen Jahres wurden die Hürden für die Anwerbung von Fachkräften aus dem Ausland beträchtlich gesenkt. Seit dem Jahr 2011 gilt damit auch bei uns die vollständige EU-Arbeitnehmerfreizügigkeit. Trotzdem suchen Unternehmen, die einen hohen Anteil an Auftrags- und Entwicklungsprojekten haben, immer noch händeringend nach hochqualifizierten Kräften. Hierzu zählen zum Beispiel der Maschinen- und Anlagebau, Engineering- und Planungsunternehmen, IT- und Consulting sowie Automotive-Unternehmen mit hohem Entwicklungsanteil. Gerade hier sind erfahrungsgemäß hohe interne Reserven ungenutzt, Untersuchungen sprechen von 25 bis 40 Prozent. Die Forderungen an die Politik, durch Veränderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Lockerung von Einwanderungsbestimmungen die wirtschaftliche Situation zu verbessern, werden immer lauter. Doch Deutschland konkurriert auch auf internationaler Ebene um immer noch um knappe Fachressourcen. So war zum Thema Einwanderungspolitik in der FAZ vom August letzten Jahres folgendes zu lesen: „Schon Bundeskanzler Schröder ließ sich vor Jahren von Klagen über Fachkräftemangel zu seiner Green-Card-Initiative verleiten. […] Mit Einwanderungspolitik nach Konjunkturlage hat die Bundesrepublik seit den sechziger Jahren schlechte Erfahrungen gesammelt.“ Diese Problem besteht auch weiterhin: In naher Zukunft lassen sich auch mit Hilfe der Familien und Bildungspolitik keine raschen Lösungen erzielen. Die Abwanderung von Unternehmen oder Unternehmensbereichen ist gerade in den genannten Branchen aufgrund hoher Opportunitätskosten nur bedingt möglich. Als Folge wird sich der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter weiter verschärfen. Die Lohnkosten steigen, Spezialisten werden von der Konkurrenz abgeworben. Der eigentliche Engpass bleibt bestehen, die
Qualitätsprobleme und Qualitätskosten steigen und belasten zusätzlich Kundenbeziehungen und Projektergebnisse.

Betriebsabläufe

Durch gezielte Kompetenzvergabe und passende ITWerkzeuge lassen sich Effizienzgewinne im Projektmanagement realisieren. So können durch effizientere Betriebsabläufen Personalresourcen frei werden

Veränderung des Qualifikationsmix
Viele Unternehmen haben in den vergangenen zehn Jahren die Qualifikationspyramide stark verändert. Durch den Einsatz von technischen Softwareprodukten schien zum Beispiel der Bedarf an Technikern und mittleren Qualifikationen nicht mehr so hoch, die Tendenz ging dahin, auch für Routinearbeiten höher qualifizierte Mitarbeiter einzusetzen. Der Arbeitsmarkt bot eine breite Auswahl an geeigneten Bewerbern zu relativ moderaten Lohnkosten. Die Folgen sind in der jetzigen Marktsituation deutlich zu spüren: Zum einen steigen die Lohnkosten, gleichzeitig sind Know-how-Träger und Mitarbeiter mit hohem Kreativitätspotenzial in Routinearbeit eingebunden. Als Folge werden Fachkräfte nicht effizient für Unternehmens- und Umsatzziele eingesetzt, gleichzeitig arbeit sie im Routinebetrieb häufig ineffizienter als angemessen Qualifizierte. Zuletzt steigt durch diese Problematik auch die Fluktuation, da auf dem gegenwärtigen Arbeitsmarkt attraktivere Angebote bestehen. Allein durch eine umsichtige Personalentwicklung ließen sich also Reserven kurzfristig aktivieren. Noch bietet der Arbeitsmarkt die Möglichkeit, mittlere Qualifikationen zu finden oder auch ältere Arbeitnehmer in die Unternehmen zu integrieren. Werden die vorhandenen hoch qualifizierten Mitarbeiter effizienter für den Projekt-und Unternehmenserfolg eingesetzt und übernehmen diese auch innerhalb der Projekte die Führungsrolle für den Mittelbau, lassen sich zusätzliche Kapazitäten schaffen. Die Qualität ist dennoch sichergestellt. Gleichzeitig werden die Projektkosten entlastet und die Wirtschaftlichkeit gesteigert.

Maßnahmen im Projektmanagement
Weitere Potenziale lassen sich durch organisatorische Maßnahmen erzielen. Fast jedes Unternehmen unternimmt Anstrengungen, seine Projektleiter beim Einsatz von Projektmanagementmethoden zu unterstützen. Doch häufig bleiben die erhofften Erfolge aus, wenn die Projektmanagementsysteme historisch aus Sicht und Bedarf des einzelnen Projektleiters entstanden und damit nur selten zur umfassenden, projektorientierten Steuerung eines Unternehmens geeignet sind. Ein geeignetes System muss daher die Sichtweise umkehren: Aus den Erfordernissen der Unternehmenssteuerung leitet sich der Anspruch an das verbindlich einzusetzende Instrumentarium nach dem Prinzip „So genau wie nötig …“ ab. Dem Projektleiter bleibt überlassen, welche zusätzlichen Methoden und Werkzeuge er im konkreten Projekt einsetzen möchte. Projektmanagement wird zum strategischen Werkzeug und somit zur Chefsache.

Veränderung des Qualifikationsmix

In diesem Rechenbeispiel wurden 40 Prozent der verfügbaren hochqualifizierten Mitarbeiter eines Unternehmens für ein mittleres Qualifikationsprofil in Projekten eingesetzt. Durch den Ausbau der mittleren Ebene konnte nicht nur die Rendite drastisch gesteigert werden, sondern es stehen zusätzlich 4.000 Personentage von Know-how-Trägern für neue Aufgaben im Betrieb zur Verfügung.

Unternehmer im Unternehmen
Unterschiedliche Untersuchungen zeigen, dass die Effizienzverluste bei der Durchführung von Projekten heute immer noch zwischen 25 und 40 Prozent liegen. Wer diese Effizienzverluste schnell in den Griff bekommt verbessert nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern mobilisiert auch weitere Ressourcen für neue Projekte. Ein Weg dorthin ist, den Projektleiter zum Unternehmer im Unternehmen zu machen und ihn auch in die wirtschaftliche Projektverantwortung zu nehmen. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch oftmals nehmen Linienverantwortliche nach zahlreichen gescheiterten Versuchen das Heft wieder in die Hand. Denn häufig sollen Projektleiter zwar Verantwortung übernehmen, erhalten aber nicht die nötigen Befugnisse. Daher sollten Verantwortliche darauf hinarbeiten, dass ihren Projektleitern die erforderlichen Controllingwerkzeuge zur Verfügung stehen, um ihre Führungsaufgaben wahrzunehmen. Dazu gehört neben Entscheidungsbefugnissen in jedem Fall ein schlankes Projektcontrolling und Ressourcenmanagement, damit den Projektleitern im laufenden Prozess benötigte Daten zeitnah und in einer geeigneten Lösung und Darstellung zur Verfügung stehen. Projektleiter benötigen Informationen, wo Kosten entstanden sind, an welchen Stellen der Projektfortschritt (Percentage of Completition, POC) zu aktualisieren ist oder Projektleistungen abgerechnet werden können. So lassen sich Projekte vom Vertrag bis zur Fakturierung effizient steuern. Gleichzeitig müssen mit jeder Ressourcenzuordnung die Konsequenzen projektübergreifend für Unternehmen, Abteilung und Team sichtbar werden. Die Auslastung der Mitarbeiter bleibt dabei Aufgabe der Linienverantwortlichen, die sich mit den Projektleitern, die ihre Ressourcen aus der eigenen Organisation oder als Fremdleistungen einkaufen müssen, abstimmen können.

Vom Projektcontrolling zur Geschäftslösung
Zeitgemäße Projektlösungen bilden sowohl im Projektcontrolling als auch im Ressourcenmanagement eine solche Matrixorganisation ab. Der Projektleiter entscheidet dabei, welche Managementmethoden der entsprechend dem Umfang und der Aufgabenstellung seiner konkreten Projekte einsetzen möchte. Als Architekturprinzip zählt hier ein schlankes Projektcontrolling im Kern der Lösung, um den sicheren Zugriff auf wirtschaftlich relevante Projektdaten zu sichern. Ein controllingorientierter Aufbau des Management-Instrumentariums gestattet dem Projektleiter, die wirtschaftliche Verantwortung zu übernehmen und die Effizienz seiner Arbeit zu verbessern. Ein einziger Prozentpunkt Effizienzsteigerung kann je nach Betriebsgröße eine Erhöhung von Umsatz und Gewinn im niedrigen sechsstelligen Bereich bedeuten. In der Regel liegen in vielen Unternehmen also erhebliche Potenziale, um dem Fachkräftemangel durch gezielteren Einsatz von vorhandenen Kräften zumindest entgegen zu wirken. Diese werden aus Unkenntnis oder wegen vermeintlich hoher Hürden jedoch nur selten mobilisiert. Dabei bietet eine Veränderung Struktur und den Organisationsgrad des eigenen Unternehmens langfristige Wettbewerbsvorteile.

Der Autor Diplom Betriebswirt Rainer Trendelenburg ist Geschäftsführer der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.
Quelle: www.it-production.com

Viele Unternehmen, viele Anforderungen – eine Lösung mit vielen positiven Effekten: wiko

„Uns war klar, dass wiko diese Voraussetzungen in mustergültiger Weise erfüllt.“

Controlling bei agn Niederberghaus & Partner
Die Einführung von wiko im Jahr 2007 hatte für JensSuerbaum, Controlling Architekturbüro agn Niederberghaus & Partner GmbH, u.a. folgenden Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren … man kann durchaus sagen, das wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit wiko steuern.“ Jens Suerbaum weiter: „Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Jens Suerbaums Controlling-Kollege André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner sind Stundencontrolling, Fremdleistungsverwaltung und Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der wiko-Lösung hervorragend abbilden. Für Planungsbüros unserer Größe mit 270 Mitarbeitern konnten wir keine bessere Lösung bekommen. Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine ‚echte’ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“

Controlling bei Grontmij
Ca. 680 Mitarbeiter hat deutsche Grontmij-Gruppe, die an mehr als 30 Standorten ist und zu Grontmij N.V., einer 11.000 Mitarbeiter starken Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt gehören. So meistern die Mitarbeiter der deutschen Grontmij-Gruppe Jahr für Jahr mehr als 2.000 Projekte in unterschiedlichen Bereichen. 2008 entschloss sich die Grontmij-Tochter ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen „Agresso Business World“ und „wiko“ für die täglichen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projektcontrolling und -management abzulösen. Gerrit Meinken, Bereichsleiter Controlling/Finanzen zur wiko-Entscheidung: „Nicht ausreichend war der Daten- Output im Projektcontrolling des bisherigen Systems. Auch die Anlage eines Projektes ist für unsere Nicht-ITSpezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. wiko hat uns auch im Projektcontrolling voll und ganz überzeugt. Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Ich kann im ERP-System eine OP-Liste (offene Posten) generieren und kann diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt bzw. bei dieser Rechnung ist.“ Heute arbeiten 200 Nutzer tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Gerrit Meinken, „dass an einigen Standorten beispielsweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung macht. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende
Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“ Gerrit Meinken abschließend: Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung: Wenn beispielsweise einer unserer 15 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung einen Kontenabruf startet, dauerte der im Altsystem zwei Minuten und heute eben nur noch sieben Sekunden. Oder ein Mitarbeiter des Projektcontrollings fordert einen Report über die ganze Gesellschaft, der bei wiko nur 15 Minuten dauert – statt vorher zwei Stunden. Noch ein Beispiel: Eine Projektanlage ging im Vorgängersystem nicht unter 15 Minuten zu handeln, bis man endlich alles Erforderliche eingegeben hatte. Aber wenn ich heute unsere Projektleiter sehe, die vielleicht nur alle drei Monate ein
neues Projekt anlegen, dann geht das in zweieinhalb bis drei Minuten. Hier entsteht dank wiko wieder ein Zeitgewinn im wahrsten Sinne des Wortes: gewinnbringend für wertschöpfende Tätigkeiten.“

Softwareeinsatz bei Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH
„Die Entscheidung für wiko stand jedoch eigentlich schon 2003 fest. Im Grunde genommen kannte ich wiko noch länger, da ich diese Lösung als Unternehmensberaterin vor meiner Zeit bei HPP bei einem Mandanten im Einsatz sah und schon damals feststellte: wiko ist das Controlling-System für ein modernes Architekturbüro“, sagt Diplom-Kauffrau Claudia Berger-Koch, Geschäftsführerin der füralle kaufmännischen Belange inklusive effizienter Büround Projektstrukturen zuständigen Hentrich-Petschnigg & Partner-Architekten Service GmbH, einer Tochter der Hentrich-Petschnigg & Partner (HPP) GmbH + Co. KG. Weltweite Beachtung fand HPP durch die gewonnenen Wettbewerbe „EXPO Village Shanghai“ (2006) sowie „Europe Tower Sofia“ (2007). Der Hauptsitz von HPP Architekten mit seinen 200 Mitarbeitern befindet sich im modernen Düsseldorfer Medienhafen, weitere Bürostandorte sind Berlin, Bukarest, Frankfurt, Hamburg, Köln, Leipzig, Stuttgart, Shanghai und Sofia. Um auch für die Zukunft in diesem hart umkämpften Markt gut gerüstet zu sein und um die weltweit verteilten Projekte bessern steuern zu können, entschieden sich Geschäftsführung und Gesellschafter von HPP 2007 für die Anschaffung der Projektmanagement- und Controlling-Lösung wiko, dazu Claudia Berger-Koch: „Die Software sollte interaktiv, datenbankgestützt und mandantenfähig sein und es HPP erlauben, alle Tochterunternehmen und Projektleiter weltweit einzubinden. Darüber hinaus sollte sie eine geringe Komplexität haben, denn wir wollten ein System mit betriebswirtschaftlichem Fokus, das für Architekten leicht verständlich ist und das sie folglich auch gerne benutzen“ Dazu kam der Ruf nach einer Standard-Software mit Updates, die immer die aktuelle Rechtslage zeitnah berücksichtigen und abbilden – wie gegenwärtig bei der HOAI. Claudia Berger-Koch zu endgültigen Entscheidung für wiko: „Uns war schon 2003 klar, dass wiko diese Voraussetzungen mit seiner architektenspezifischen Ausrichtung in mustergültiger Weise erfüllt. Dabei wurde die Entscheidung durch ein fundiertes Pflichtenheft untermauert und sowohl von kaufmännischer, Gesellschafter- und sogar von Wirtschaftsprüferseite abgesegnet.“ Das System läuft heute zentral auf der Datenbank in Düsseldorf, Mitarbeiter anderer Standorte bundes- und weltweit sowie auf allen Baustellen nutzen die Web-Zeiterfassung. wiko ist heute integraler Bestandteil im Geschäftsablauf von HPP und hinsichtlich der Integrationsfähigkeit, Anwendung und Kommunikation mit anderen IT-Systemen bestens aufgestellt. „Wenn ich das in Schulnoten sagen darf, verdient wiko hier eine Bestnote“, fasst Claudia Berger-Koch diesen Punkt zusammen. wiko sorgt auch für mehr Transparenz für die Geschäftsführung: „Auch da würde ich eine 1 vergeben“, so Claudia Berger-Koch. Denn mit wiko hat HPP heute die Möglichkeit, über alle Kostenstellen und Partnerbereiche die Projekte mit ihren
Deckungsbeiträgen auszugeben. Selbst in der Gesellschafterversammlung ist es so möglich, sich diese topaktuell anzeigen zu lassen. Einzelne Problemprojekte können schnell identifiziert und herausgefiltert werden, wie Claudia Berger-Koch erläutert. Berger-Koch weiter: „Wir waren erstaunt, wie sich wiko der Denkstruktur unseres Planungsbüros in idealer Weise angepasst hat. Wir haben
die Prozesse zwar etwas vereinheitlicht, aber die HPP Grundprozesse sind geblieben.“ HPP hat mit wiko zudem Auswertungsmöglichkeiten gewonnen, die besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Liquidität des Büros mitabsichern, dazu Claudia Berger-Koch: „Es gibt immer wirtschaftlich angespannte Zeiten, in denen ein kaufmännischer Leiter auf der Suche nach Liquidität ist, wissend, dass der nächste Lohnlauf vor der Tür steht. Das war dann immer mit einer Reihe von Telefonaten und viel Aufwand verbunden. Hier gibt es doch einige schöne Reports in wiko, die auf Knopfdruck belegen, wo Abrechnungspotential besteht und wo man eine Abschlagszahlung stellen kann. Zum Glück geht es uns heute wirtschaftlich gut.“ Fazit: HPP konnte mit wiko eine Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erreichen, das Unternehmen denkt heute wirtschaftlicher und die Partner nutzen diese wirtschaftlichen Informationen, um sich Steuerungsmaßnahmen auszudenken und gewinnbringend einzusetzen. Man erkennt die kritischen Projekte sehr viel schneller und es ist nicht mehr so, dass diese kritischen Projekte ein zu akzeptierendes Grundübel darstellen. Es liegen heute viele Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen auf der Hand, wie Claudia Berger-Koch abschließend formuliert: „Das ist vielleicht auch ein Stück neue und gute HPPUnternehmenskultur, mit wirtschaftlichen Daten eigenverantwortlich so umzugehen, dass man daraus Steuerungsdaten ableitet. Nichts anderes soll Controlling sein – kein Kontroll-, sondern ein Steuerungsinsturment.“

Projektkostencontrolling bei Obermeyer
Im Jahre 1958 in München gegründet, gehört die Unternehmensgruppe Obermeyer heute zu den führenden unabhängigen Planungsgesellschaften in Deutschland. Mit mehr als 1.200 Beschäftigten in zahlreichen Niederlassungen und Beteiligungen im In- und Ausland deckt Obermeyer in gesamtplanerischer Verantwortung alle Bereiche der Bauplanung in den Geschäftsbereichen Gebäude, Verkehr und Umwelt ab. Dr. rer. Nat. Robert Balder, Fachbereichsleiter Software-Entwicklung und -Betreuung bei Obermeyer Planen + Beraten, zur Situation vor der wiko-Einführung: „Wir hatten selbstverständlich eine Projektkostenrechnung, in der Zeiten und Projektkosten erfasst wurden. Um eine geeignete Software für die Ausgabe verlässlicher Planzahlen als Vorschau auf zukünftige Entwicklungen zu finden, wurde von der Geschäftsführung eine Marktsondierung in Auftrag gegeben. Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied man sich neben einem ERP-System für die Projektmanagement-Lösung wiko. „Da die ERP-Software keine Branchenlösung für Projektsteuerung anzubieten hatte, haben wir uns für die Lösung des Projektmanagement-Spezialisten wiko entschieden. wiko war einer der wenigen Anbieter, dem wir unser Geschäft nicht erklären mussten, sondern der es im Wording und in den Funktionalitäten der Software beherrscht“, kommentiert Robert Balder die Entscheidung pro wiko im Jahr 2008. Obermeyer hat mit wiko ein System eingeführt, das eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen erlaubt – basierend auf den Einzelplanungen in den Projekten. „Unsere Geschäftsführung und die Projektleiter erhalten eine Vorschau über die Projekte, wer in den Projekten gebunden ist oder ab wann nicht mehr genügend
Auslastung vorhanden ist“, so Balder zur Auslastungsplanung mittels wiko. Fehle die Auslastung ab einem bestimmten Zeitpunkt, könne man frühzeitig gegensteuern. „Und auch im Bereich der Kalkulation der Plankosten lässt sich so ein nachvollziehbarer Zustand herstellen, indem Sachkosten und Fremdleistungen nicht als reine Zahl hinterlegt werden, sondern aufgegliedert und für jeden sichtbar“, so Balder weiter. Und auch an den Stellen, wo wiko in der Anwendung auf Daten aus dem ERP-System trifft, kann die Projektmanagement-Lösung punkten, dazu Fachbereichsleiter Balder: „In wiko wird heute die komplette Projektstruktur sowie die Rechnungsplanung abgebildet. Die Schnittstellen zum ERP-System und die beiden Lösungen miteinander laufen reibungsfrei. Auch das Reporting von wiko bringt laut Robert Balder für Obermeyer einen großen Nutzen: „Die Reportingmöglichkeiten in wiko sind sehr gut; man kann sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit viele
aussagekräftige Reports ausgeben lassen.“

Projektmanagement bei UmweltPlan
Das UmweltPlan-Team in Stralsund besteht heute aus 60 hochqualifizierten und erfahrenen Regionalplanern, Landschaftsplanern, Landschaftsarchitekten, Stadtplanern, Wasserwirtschaftler, Geographen, Biologen, Kartographen, Geologen, Hydrologen und Physiker. Diplom-Geographin Synke Ahlmeyer, Geschäftsführerin UmweltPlan GmbH, zum Erfolgsgeheimnis des Unternehmens: „Mit unserem Know-how, unserer Manpower und der schon vor Jahren eingeführten betriebswirtschaftlich fundierten Projektmanagement- und -Controlling-Lösung der wiko Bausoftware GmbH sind wir in der Lage, unsere zahlreichen Projekte verantwortungsbewusst und effizient zu planen sowie kompetent zu betreuen, zu moderieren und verlässlich zu steuern.“ Synke Ahlmeyer im Vorfeld der wiko-Einführung
zu den Anforderungen an die neue Projektmanagement und Controlling-Lösung: „Die Abarbeitung der einzelnen Projekte aus völlig unterschiedlichen Feldern zeigte uns, dass wir ein Projektmanagement wie wiko brauchen, mit dem man den Schriftverkehr, die Projektplanung und sämtliche Rahmenbedingungen der Projekte wieder finden kann, und zwar nicht nur für den Projektleiter oder die Buchhaltung einschließlich Rechnungslegung, sondern dass eben alle Mitarbeiter nach einem einheitlichen System – mit hierarchischen Zugriffsrechten – arbeiten.“ Ahlmeyer weiter: „Mit der wiko-Dokumentenverwaltung haben wir ein hohes Maß an Disziplin in diesem Thema erreicht. Praktisch durch die Struktur des Programms‚ wurden und werden alle Mitarbeiter somit angehalten, sauber und nachvollziehbar ihre Projekte zu stemmen, was gerade für unser Qualitätsmanagement und die damit zusammenhängende QM-Zertifizierung von elementarer Bedeutung ist.“ Schließlich führt die Softwarelösung wiko auch zu einer Reduzierung der Kosten bei UmweltPlan, Synke Ahlmeyer erläutert, wie es dazu kommt: „Wir führen sowohl das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung als auch die Zeiterfassung ganz stringent und konsequent über dieses Management- und Controlling-Instrument und gehen dabei sehr kontinuierlich vor. Wenn das Ganze jetzt anders, also manuell im Nachweis zu führen wäre, dann bräuchten wir natürlich viel mehr Ressourcen, die aber dank wiko betriebswirtschaftlich sinnvolle und wertschöpfende Tätigkeiten im Unternehmen übernehmen können. UmweltPlan hat und pflegt mit wiko auch eine sehr offene Projekt- und Unternehmenskultur. So haben alle Mitarbeiter hierarchische Zugriffsrechte und sehen – egal ob Projektbearbeiter, Projektleitung, kaufmännische Mitarbeiter oder Geschäftsführung – zu jedem Zeitpunkt die Projektleistungsstände die damit verbundene Ertragslage in Euro, dazu Synke Ahlmeyer: „Das ist eine sehr transparente Herangehensweise. …… Diese Transparenz ist so auch gewollt, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass mit der wachsenden Transparenz auch die persönliche Verantwortung für das Betriebsergebnis wächst.“ Und diese Verantwortung ist neben einer guten Auftragslage die beste Zukunftsgarantie für das Stralsunder Planungsbüro.

Fazit:
Das wiko-Projektcontrolling nimmt im Bereich Betriebswirtschaft bei allen Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Neben der kompletten Projektabrechnung erfüllt die wiko-Lösung alle an ein modernes Projektcontrolling-System gestellten Forderungen. In der Komplettheit der Software ist wiko ein großer Nutzen für alle Beteiligten im Unternehmen.

wiko-Nutzen für das Management:
• Reduktion Verwaltungsaufwand,
• Verstärkte Übernahme von Verantwortung und wirtschaftlichem Denken der Projektleiter,
• Verbesserung Liquidität durch schnelle Honorarabrechnungen,
• Stets transparente Auftragslage und Erfolgsdarstellung je Abteilung,
• Transparente Darstellung der Unternehmensentwicklung, auch langfristig,
• Deutliche Senkung der Betriebskosten,
• Risikominimierung in Projekten durch Voraussicht,
• Integrationsmöglichkeit mit Finanzen bietet eine schlanke und effiziente Geschäftslösung,
• Schnelle Einarbeitung von neuen Mitarbeitern durch gesicherte Prozesse.

wiko-Nutzen für den Projektleiter:
• Die Projektleiter finden sich in Ihrer Arbeitswelt wieder –hohe Akzeptanz,
• Zeitersparnis und Wirtschaftlichkeit bei Projektarbeit, z.B. durch Projektvorlagen,
• Durchgängige Abbildung der Verträge und Honorare bis zum Subunternehmer,
• Transparenz über Projektstand und Projekterfolg,
• Zeitersparnis durch schnelle Verfügbarkeit von Projektinformationen,
• Einfacher Verkauf und Abrechnung von Nachweisleistungen,
• Schnelle Reaktion bei Projektabweichungen,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit.

wiko-Nutzen für den Projektmitarbeiter:
• Direkte Zeiterfassung auf die Projekt- und Vertragsstruktur erhöht den Komfort,
• Aufgaben unterstützen die operative Projektarbeit,
• Die benötigten Projektinformationen stehen direkt zur Verfügung,
• Der Mitarbeiter findet Motivation und Orientierung in klaren Vorgaben und Erfolgskontrollen

Quelle:
Ausgabe: CS Online Autor: Tino M. Böhler, Dresden