Anwenderberichte

BARC Studie 2014

Project Management Software Systems
Requirements, Selection Process and Products, 8. Auflage, englisch

Dr. Mark Mey Meyer und Dr. Frederik Ahlemann haben Projektmanagement-Software von 27 führenden Anbietern anhand von über 250 Kriterien getestet. Die englischsprachige Studie umfasst weltweit führende Produkte sowie weitere für den deutschsprachigen Raum wichtige Software-Produkte.

Die Analyse der Produkte basiert auf einer detaillierten Systemevaluation, die in Zusammenarbeit mit den Herstellern vorgenommen wurde. Die Studie wählt bewusst eine ganzheitliche Perspektive auf die Systeme – anstelle der Untersuchung von Einzelfunktionen wurden die Systeme hinsichtlich ihrer Fähigkeit klassifiziert, die verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklusses und die am Projektmanagement beteiligten Führungsebenen zu unterstützen. Die Untersuchung wird abgerundet durch ein Vorgehensmodell zur System-Auswahl sowie eine umfassende Beschreibung von Produktfunktionen.

Auszug aus der BARC Studie 2014

While many software systems expand conventional project management methods with costs in mind, 3pleP is designed as a controlling system for project oriented business. Equal emphasis is applied to the functions of planning and managing project costs, and in this regard, the application virtually leaves nothing to be desired. Its performance bears partial comparison with that of ERP systems. 3pleP project suite focuses on enterprises operating in a projectoriented manner and supports the entire lifecycle of a project in a flexible manner, from preparating proposals up through invoicing. As a client server application for Windows, 3pleP is primarily suited to local installations. The software can only be customized to a relatively limited extent. For remotely scattered enterprises, the manufacturer offers a version of the software based on .NET that includes the key functions required on a day-to-day basis by project managers. A web-based version is also under development, although its release is not expected in the near future.

3pleP has traditionally had a strong presence in the construction industry. This is reflected (for example) in the functions facilitating quotation costing, which allow calculations based on the German fee schedule for architects and engineers (HOAI). However, the software also lends itself to use in other industries, for example IT (where it is flanked by a helpdesk solution from the manufacturer) and R&D projects. These different areas are covered by two separate sales partners.

 

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Ressourcenmanagement LBB Landesbaubetrieb Rheinland-Pfalz

Ressourcenmanagement ist derzeit ein zentrales Thema sowohl in der Wirtschaft wie auch in der öffentlichen Verwaltung.

Auffallend ist jedoch, dass es kaum Referenzen für eine erfolgreiche Umsetzung in größeren Organisationen gibt. Auch der LBB Landesbaubetrieb Rheinland-Pfalz hatte zwei Jahre lang nach einer passenden Softwarelösung für das Ressourcenmanagement gesucht. Man war bereits zu dem Ergebnis gekommen, dass sich kein praktikabler Ansatz finden lässt, als man endlich auf eine überzeugende Lösung stieß. Schließlich konnte innerhalb eines Jahres die Personaleinsatz- und Auslastungsplanung für 1.300 Mitarbeiter in 7 Niederlassungen erfolgreich in einem gemeinsamen Datenpool umgesetzt werden. Zwischenzeitlich liegen umfangreichere Erfahrungen über einen längeren Zeitraum vor, in welchem sich das System in der Praxis bewähren musste.

Die Herausforderung lag nicht allein in der Koordination des relativ großen Ressourcenpools von ca. 1.300 Mitarbeitern. Über 3.000 aktive Projekte mit einer Vielzahl von Projektelementen mussten in allen Niederlassungen standortübergreifend gesteuert wer-den. Gerade bei Bauprojekten führen viele externe Einflussfaktoren zudem zu ständigen Terminänderungen. Eine eigens für die Softwareevaluation eingesetzte Arbeitsgruppe des LBB musste so ein Produkt nach dem anderen aussondern, da die gestellten Anforderungen damit nicht umgesetzt werden konnten. So wurde erst einmal sehr skeptisch reagiert, als ausgerechnet der Hersteller der bereits beim LBB erfolgreich implementierten Projektcontrollinglösung wiko sein zu diesem Zeitpunkt neu eingeführtes Modul für Ressourcenmanagement vorstellte. Ein mehrtägiger Workshop und eine Pilotierung zeigten jedoch sehr rasch, dass diese Lösung zu den gewünschten Ergebnissen führte und sich mit vertretbarem Aufwand in der Praxis umsetzen ließ. Folgende Merkmale, die die angewandte IT-Lösung grundsätzlich von den gängigen Ansätzen in Projektmanagementprogrammen unterscheidet, haben diesen Erfolg ermöglicht: wiko wurde von Beginn an aus der Sicht des Multiprojektmanagements und Projektcontrollings und somit als Führungsinstrument entwickelt. Konsequent ist der Top-down-Ansatz realisiert.

Nach dem Grundsatz „So genau wie möglich!“ werden nur solche Projektinformationen als verbindlich erklärt, die aus Sicht des Unternehmens für die wirtschaftliche Steuerung notwendig sind. Die einzelnen Projektleiter entscheiden somit weitgehend autark, welche Projekte mit höherem Detaillierungsgrad abgebildet und gesteuert werden sollen. Dieser Ansatz wird auch konsequent beim Ressourcenmanagement fortgeführt. Integration von Ressourcenmanagement und Projektcontrolling Der Ressourcenbedarf ergibt sich direkt aus den laufenden und geplanten Projekten. Durch die direkte Integration des Ressourcenmanagements in das Projektcontrolling lässt sich ein doppelter Pflegeaufwand vermeiden. Der lästige und fehlerintensive Abgleich zweier unterschiedlicher Systeme entfällt. Die Projektvolumen und Projekttermine bilden die Grundlage der Ressourcenplanung. Sowohl für die kommerzielle wie auch für die personelle Steuerung der Projekte werden dieselben Daten benötigt (Abb. 1). Aus Sicht des Managements kann der Informationsbedarf in zwei Darstellungen zusammengefasst werden:  Entwicklung des Auftragsbestandes und Erfolg der Projekte  Ressourcenbedarf und Auslastung Diese Darstellungen können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Ein Drill-down-Verfahren ermöglicht, die einzelnen Informationen hinter diesen Managementsichten bis zum einzelnen Buchungsbeleg direkt abzurufen. In der Abbildung 2 kann die Entwicklung des Auftragsbestandes, getrennt nach Eigenanteil und an Subunternehmer weitergereichte Volumina, verfolgt werden.

Weiter wird angezeigt, in welcher Periode welches Honorarvolumen erwirtschaftet wurde und welche Aufwände diesem gegenüberstehen. Der Ertrag – bzw. Deckungsbeitrag – aus Projekten wird wiederum nach Eigenanteil und Subunternehmeranteil dargestellt. Die Innerbetriebliche Leistungsverrechung (ILV) stellt den Wert des Leistungsaustausches mit anderen Abteilungen dar. In summa ergibt sich der erwirtschaftete Erfolg aus den betrachteten Projekten und Abteilungen. Mit einem Mausklick auf die jeweilige Zahl können die zugrunde liegenden Details abgerufen werden. Die Abbildung 3 stellt den zentralen Desktop des Ressourcenmanagements dar. Hier wird direkt auf die Daten des Projektcontrollings zugegriffen. Planungsmethodik Bei den klassischen Werkzeugen des Projektmanagements werden die einzelnen Projekte im Detail durchgeplant und mit Multiprojekttechniken in projektübergreifenden Sichten dargestellt. Vordergründig betrachtet, scheint dieses Modell das Optimum an Integration zu bieten. In der Praxis war eine solche Planung für den LBB jedoch nicht durchführbar. Der Planungsaufwand wäre zu hoch, die Daten stünden nicht aktuell zur Verfügung und die stete Bearbeitung der einzelnen Projektpläne würde zu ständigen Än-derungen in den Übersichten führen, welche in Folge nicht mehr nachvollziehbar wären. Der einzelne Projektleiter würde ständig in das Managementinformationssystem eingreifen.

So empfahl sich der Top-down-Ansatz, welcher eine Grobplanung unterstützt, die nach Bedarf des einzelnen Projektes weiter heruntergebrochen und aktualisiert werden kann. Im System stehen beliebige „Unternehmenskalender“ zur Verfügung, welche den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können. Für den einzelnen Mitarbeiter können Abweichungen eingetragen und damit individuelle Arbeitszeitmodelle aufgebaut werden. Zudem kann für jeden Mitarbeiter eine Grundlast definiert werden. So können Kapazitäten des Mitarbeiters für Unvorhergesehenes und Kleinprojekte reserviert werden. Der Planungsprozess kann auf mittlere und große Projekte eingeschränkt werden. Die Terminplanung der Projekte kann alternativ mit MSProject oder dem Gantt Terminplaner durchgeführt werden. Hierbei ist der Projektplaner autark. Erst mit Verabschiedung einer Terminplanung wird auch die Ressourcenplanung überarbeitet. Eine erste grobe Planung erfolgt in der Regel nicht auf Basis der Mitarbeiter, sondern auf Basis von Mitarbeitergruppen. Da jeder Mitarbeiter einer Mitarbeitergruppe (Ingenieur, Techniker, Zeichner usw.) zugeordnet ist, sind auch die verfügbaren Kapazitäten in dieser Form bekannt.

Aus dieser Planung ergibt sich der Ressourcenbedarf des Projektes, der schrittweise durch eine konkretere Mitarbeiterplanung gedeckt werden kann. Der in Abbildung 3 dargestellte zentrale Desktop des Ressourcenmanagements zeigt im oberen Bereich den Ressourcenbedarf aller aktiven Projekte, im mittleren Bereich die Auslastung und Verfügbarkeit der Mitarbeitergruppen und im unteren Bereich die Planung der einzelnen Mitarbeiter. Die Planung kann in verschiedenen Periodensichten erfolgen. Langfristig kann in der Darstellung von Jahren oder Quartalen eine Mitarbeitergruppe oder ein Mitarbeiter sehr schnell mit einem Gesamtstundenkontingent Projekten zugeordnet werden. Die Eingabe wird stets auf Tagesstunden heruntergebrochen. Bei Bedarf kann in Monats- oder Tagessichten die Planung konkretisiert werden. Die gesamte Aufbauorganisation des LBB ist in einem Kostenstellenbaum hinterlegt. Durch verschiedene Filter kann die Planungssicht auf beliebige Organisationseinheiten, Mitarbeitergruppen und Projektarten eingeschränkt werden. So kann zum Beispiel der Bedarf an Ingenieuren in einer Niederlassung Frankfurt für Projekte im Bereich Verwaltungsbau abgerufen werden. Zusätzlich können aus einer Skill- Datenbank den einzelnen Mitarbeitern beliebige Skills zugeordnet werden. Bei der Ressourcenplanung kann die Sicht auf bestimmte Skills und die hierzu verfügbaren Mitarbeiter eingeschränkt werden. Grundsätzlich werden alle aktuellen Projekte in der Ressourcenplanung berücksichtigt. Es können jedoch verschiedene Portfolios von geplanten Projekten hinzugezogen und so Simulationen mit verschiedenen Szenarien durchgeführt werden.

Durch die Einbindung eines Standard-Reportgenerators steht ein flexibles und leistungsfähiges Reporting zur Verfügung, welches leicht auf die Bedürfnisse des LBB angepasst werden konnte. Alle Auswahlkriterien können in einem Reportbaum gespeichert und so als Auswertung schnell und einfach wieder abgerufen werden. Besonderheiten der Umsetzung In der Praxis hatte sich sehr schnell gezeigt, dass die Planung nicht im selben Detaillierungsgrad erfolgen sollte, in welchem die Projekte zur Abbildung der Auftrags- und Budgetdaten angezeigt wurden. Die wiko Bausoftware GmbH hat somit ein Customizing durchgeführt, so dass einzelne Projektelemente für die Ansicht in Aufträgen, zur Zeiterfassung oder zum Beispiel nur für die Ressourcenplanung angeboten werden können. So wurden die Datenmengen erheblich reduziert und die Planungsprozesse übersichtlicher gehalten. Weiter wurde eine Historisierungsfunktion realisiert, welche die Altdaten aus den aktuellen Beständen auslagert. Resümee Binnen eines Jahres konnten alle Projektmitarbeiter in die Ressourcenplanung einbezogen werden. Heute bestätigen Erfahrungswerte über einen längeren Zeitraum, dass vor allem die Pflege der vielen Projekte und Mitarbeiter mit dem wiko-Ressourcenmodul effizient und praxisgerecht durchgeführt werden kann. Tino M. Böhler

Softwareeinführung bei HPP Architekten

Softwareeinführung bei HPP Architekten

HPP Architekten gehört zu den namhaften Architekturbüros in Deutschland. Um auch für die Zukunft in diesem hart umkämpften Markt gut gerüstet zu sein und um die weltweit verteilten Projekte bessern steuern zu können, entschieden sich Geschäftsführung und Gesellschafter von HPP Architekten im Jahr 2007 für die Anschaffung der umfassenden, betriebswirtschaftlich fundierten Projektmanagement – und Controlling-Lösung wiko.

Diplom-Kauffrau Claudia Berger-Koch, Geschäftsführerin der für alle kaufmännischen Belange inklusive effizienter Büro- und Projektstrukturen zuständigen HPP Service GmbH, erinnert sich: „Wir haben uns mit dem Thema und der Einführung eines Controlling- Systems schon 2003 beschäftigt. Aber aus unterschiedlichen Gründen, wie etwa Wirtschaftskrise und Konsolidierung, konnten wir uns bis 2007 nicht entschließen, den Plan in die Tat umzusetzen. Die Entscheidung für die Projektmanagement und Controlling- Lösung „wiko“ stand jedoch eigentlich schon 2003 fest. Im Grunde genommen kannte ich diese Lösung bereits vor meiner Zeit bei HPP, als ich sie als Unternehmensberaterin bei einem Mandanten im Einsatz sah und feststellte: „wiko“ ist das Controlling-System für ein modernes Architekturbüro.“ 

Eine neue Lösung muss her
Schon vorher hatte HPP zwar eine leistungsfähige und noch heute im Einsatz befindliche Kostenrechnung, die aber nur rückblickend Auskunft über die Projektstände gab. Alles, was in die Zukunft gerichtet war, wurde mühsam manuell und mit einem großen Arbeitsaufwand über „Excel“ und „Access“ abgebildet. Diese Daten waren weder aktuell noch entsprach dies einem – für ein Büro wie HPP erforderlichen – Standardberichtswesen. Claudia Berger-Koch blickt zurück: „Es gab kein Standard-Management-Report.“ Das sollte sich mit der Einführung von „wiko“ ändern. Hinzu kamen die Stärken der Software im Bereich der Personalplanung mit Ressourcenvorschau sowie die Möglichkeit einer zukunftsorientierten Projektplanung mit Rentabilitätsvorschau.

„Die Software sollte interaktiv, datenbankgestützt und mandantenfähig sein und es HPP erlauben, alle Tochterunternehmen und Projektleiter weltweit einzubinden“ , so Claudia Berger-Koch zu den Anforderungen. „Darüber hinaus sollte sie eine geringe Komplexität haben, denn wir wollten ein System mit betriebswirtschaftlichem Fokus, das für Architekten leicht verständlich ist und das sie folglich auch gerne benutzen“ Dazu kam der Ruf nach einer Standardsoftware mit Updates, die immer die aktuelle Rechtslage zeitnah berücksichtigen und abbilden – wie gegenwärtig bei der HOAI.

Claudia Berger-Koch äußert sich zur zu endgültigen Entscheidung für die neue Lösung: „Uns war schon 2003 klar, dass „wiko“ diese Voraussetzungen mit seiner architektenspezifischen Ausrichtung in mustergültiger Weise erfüllt. Dabei wurde die Entscheidung durch ein fundiertes Pflichtenheft untermauert und sowohl von kaufmännischer, Gesellschafter- und sogar von Wirtschaftsprüferseite abgesegnet.“ Die Implementierung Anfang 2008 erfolgte bei HPP im Tagesgeschäft innnerhalb von wenigen Arbeitstagen.
Zuständig für die Umsetzung waren zwei Mitarbeiter. „Wir waren allerdings doch erstaunt, wie schnell die Integration der Altdaten in einer sogar noch leicht verbesserten Struktur vonstatten ging, wobei es sich eher um eine Integration und Kopplung in und an die bestehenden Systeme handelte“, so Claudia Berger-Koch zur Einführung. Die vorhandene Kostenrechnung sollte nicht aufgeben werden, man wollte die Zukunftssicht der neuen Softwarelösung in die vorhandenen kaufmännischen Lösungen integrieren. Das heißt also, „wiko“ ist bei HPP als „Zukunftsmodul“, wie es Claudia Berger-Koch nennt, zwischen die Systeme gestellt und tauscht über Schnittstellen Daten mit diesen aus.

„Wir haben bei derfoto_profil Einführung sowohl unsere Datenstruktur als auch viele eingefahrene Prozesse noch einmal überdacht und diskutiert und dabei Verbesserungen entdeckt, die man dann gleich mit umgesetzt hat“, erläutert Claudia Berger-Koch den positiven Nebeneffekt der Software- Implementierung. Seit Anfang 2008 steuert HPP alle – zurzeit 158 aktive – Projekte in „wiko“ inklusive der Web-Zeiterfassung aller Mitarbeiterstunden sowie deren Übernahme in die Lohnbuchhaltung. Hinzu kommt die Rechnungserfassung, so dass jetzt alle Ist- Daten im System sind und die Führungsebene (die Partner) beginnen kann, die Projekte zukunftsgerichtet zu planen.

„Da kommt schon mal richtige Freude auf, weil das System mit Leben und Daten gefüllt ist und unseren Partnern nun genau die Auswertungen per
Knopfdruck liefert, die sie sich schon immer gewünscht haben. Die neue Lösung läuft seit der Einführung stabil und zu unserer vollsten Zufriedenheit. Es ist ein integriertes, systematisches Steuerungsinstrument. Selbst die etwas größeren Kritiker im Haus, die zu Beginn noch am Wirkungsgrad gezweifelt hatten, sind heute begeistert“
, so Claudia Berger-Koch in einem ersten Fazit.

Schritt für Schritt
„wiko“ wurde zunächst in der Hauptgesellschaft, der HPP GmbH und Co. KG, implementiert. In einem weiteren Schritt wird die HPP International Planungsgesellschaft mbH folgen. Bei der HPP International, die alle Architekten- und Generalplanerleistungen für Projekte im Ausland sowie für ausländische Auftraggeber erbringt, ist wiko ein wichtiges Instrument, um die Subplanerverträge zu kontrollieren. Im Nachgang wird HPP noch drei andere Tochter-Gesellschaften integrieren.

Claudia Berger-Koch erläutert die Strategie: „Die Partner und die Architekten unserer größten Gesellschaft warteten auf so ein System und auf die Zahlen und Fakten. Wir haben dann einfach den Mut gefasst, die Software direkt hier zu implementieren. Diesem erfolgreichen Piloten sollen dann die weiteren Tochtergesellschaften folgen.“ Das System läuft heute zentral auf der Datenbank in Düsseldorf, Mitarbeiter anderer Standorte bundes- und weltweit sowie auf allen Baustellen nutzen die Web- Zeiterfassung. Dazu Claudia Berger-Koch: „Die Partner wollen und sollen natürlich das gesamte System nutzen und greifen über den Remote-Zugriff auf die zentrale Datenbank. Sicher, das hätte man auch anders lösen und unsere IT-Leute an alle diese Standorte schicken können, damit sie auf den Rechnern der Partner die Software installieren. Wir dachten uns allerdings, dass es doch einfacher und wirtschaftlicher ist, den Zugriff der externen Standorte über Remote Access zu realisieren, zumal die Partner selber oft unterwegs sind. So können sie heute 24 Stunden am Tag an jedem Ort dieser Welt ihre aktuellen Projektstände sehen.“

wiko“-Funktionsbereiche im Überblick

■ Projektanlage mit HPP-spezifischem Prozessmodell
■ Ermittlung von HOAI-Honoraren
■ Personalplanung
■ Festlegung von Budgets
■ Leistungsstandserfassung
■ Überblick Projektstand – Honorare
■ Überblick Projektstand – Stunden
■ Leistungserfassung der Mitarbeiter
■ Fakturierung
■ Controlling-Cockpit und Auswertungen

So ist „wiko“ heute integraler Bestandteil im Geschäftsablauf von HPP und hinsichtlich der Integrationsfähigkeit, Anwendung und Kommunikation mit anderen ITSystemen bestens aufgestellt. „Wenn ich das in Schulnoten sagen darf, verdient „wiko“ hier eine Bestnote“, fasst Claudia Berger-Koch diesen Punkt zusammen. Die Software sorgt auch für mehr Transparenz für die Geschäftsführung: „Auch da würde ich eine 1 vergeben.“ Denn HPP hat heute die Möglichkeit, über alle Kostenstellen und Partnerbereiche die Projekte mit ihren Deckungsbeiträgen auszugeben.
Selbst in der Gesellschafterversammlung ist es so möglich, sich diese topaktuell anzeigen zu lassen. Einzelne Problemprojekte können schnell identifiziert und herausgefiltert werden, wie Claudia Berger-Koch erläutert: „Das ist schon ziemlich mustergültig, taggenau und per Knopfdruck die Problemprojekte zu sehen. Im Prinzip hatten wir das auch vorher schon, aber für alle Leute außerhalb des Rechnungswesens leider nicht im Zugriff. Das hat sich geändert.“ Die Folge ist, dass man bei HPP kommunikativer geworden ist, dass sich die einzelnen Partner mehr besprechen und sehr viel gezielter nach Lösungen suchen, die für die Projekte in Frage kommen. Ein weiteres Plus, das sich in bare Münze auszahlt, ist die Nutzung des Controlling im Vorfeld von Vertragsverhandlungen: Die Verhandlungsposition zu Beginn eines Projektes ist wesentlich besser geworden.

Im Gegensatz zu früher planen die HPP-Mitarbeiter heute schon in ersten Schritten, wie ein Projekt in Bezug auf die zu besetzenden Mitarbeitergruppen abgewickelt werden müsste. „Damit haben wir schon eine budgetierte Kostenvorstellung, bevor wir überhaupt in die Verhandlung gehen. Wir kennen also das Budget, das wir kostenmäßig auf jeden Fall brauchen. Diese Information hatten wir früher nur sehr rudimentär. Heute wissen wir genau, welches Honorar wir unter keinen Umständen unterschreiten dürfen“, fasst Claudia Berger-Koch die Rentabilitätsvorschau auf Projekte zusammen. Und durch den Bereich „Nachtrag“ bei der Zeiterfassung werden heute vom Bauherrn zusätzlich geforderte Leistungen außerhalb des Vertrags verstärkt aufgefangen. So ist das Nachtragsvolumen seit der „wiko“-Einführung deutlich gestiegen – allein durch die strukturierte Darstellung der Projekte in der Zeiterfassung werden heute sehr viel mehr Nachträge formuliert.

HPP hatte zwar schon immer eine gute kaufmännische Struktur, das Problem war eher, ein Controlling- System zu finden, das diese von den Mitarbeitern als transparent und leicht empfundene Struktur nicht all zu sehr verändert. „Wir waren erstaunt, wie sich „wiko“ der Denkstruktur unseres Planungsbüros in idealer Weise angepasst hat. Wir haben die Prozesse zwar etwas vereinheitlicht, aber die HPP-Grundprozesse sind geblieben.“ HPP hat zudem Auswertungsmöglichkeiten gewonnen, die besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Liquidität des Büros mitabsichern. Dazu Claudia Berger-Koch: „Ich bedaure, dieses System nicht schon in 2003 gehabt zu haben. Es gibt immer wirtschaftliche Zeiten, in denen ein kaufmännischer Leiter auf der Suche nach Liquidität ist, wissend, dass der nächste Lohnlauf vor der Tür steht. Das war dann immer mit einer Reihe von Telefonaten und viel Aufwand verbunden. Hier gibt es doch einige schöne Reports, die auf Knopfdruck belegen, wo Abrechnungspotential besteht und wo man eine Abschlagszahlung stellen kann. Zum Glück geht es uns heute wirtschaftlich gut.“

Fazit
HPP konnte mit „wiko“ eine Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erreichen, das Unternehmen denkt heute wirtschaftlicher und die Partner nutzen diese wirtschaftlichen Informationen, um sich Steuerungsmaßnahmen auszudenken und gewinnbringend einzusetzen. Man erkennt die kritischen Projekte sehr viel schneller und es ist nicht mehr so, dass diese kritischen Projekte ein zu akzeptierendes Grundübel darstellen. Vielmehr nimmt man sich dieser Projekte an und überlegt gemeinsam, „was können wir mit diesen Projekten machen, wie können wir gegensteuern, wie können wir Nachträge verhandeln oder das Personal austauschen“, so Claudia Berger-Koch. Es liegen heute also viele Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen auf der Hand, wie Claudia Berger-Koch abschließend formuliert: „Das ist vielleicht auch ein Stück neue und gute HPP-Unternehmenskultur, mit wirtschaftlichen Daten eigenverantwortlich so umzugehen, dass man daraus Steuerungsdaten ableitet. Nichts anderes soll Controlling sein – kein Kontroll-, sondern ein Steuerungsinsturment.“ Tino M. Böhler, 01069 Dresden

HPP Architekten Die Hentrich-Petschnigg & Partner GmbH + Co. KG ist eine der führenden Architektenpartnerschaften in Deutschland und realisiert seit über 70 Jahren im In- und Ausland unterschiedlichste Bauaufgaben in jeder Größenordnung. Das Tätigkeitsfeld umfasst sämtliche Architekten- und Generalplanerleistungen, schwerpunktmäßig in den Bereichen Corporate Headquarters, Hotel- und Krankenhausbauten, Sport- und Freizeiteinrichtungen, Shopping-Center, Verkehrsbauten, Städtebau, Wohnungsbau, Sanierung und Denkmalschutz. Zu den bekanntesten Projekten der Firmengeschichte zählen wohl das „Dreischeibenhaus“ in Düsseldorf, die Sanierung des Leipziger Hauptbahnhofes, des „Langen Eugen“ in Bonn sowie der Düsseldorfer Tonhalle und die Revitalisierung des Grand Hotel Kempinski Heiligendamm. Die Düsseldorfer Architektenpartnerschaft arbeitet seit der Gründung durch Professor Helmut Hentrich im Jahr 1935 mittlerweile in der vierten Generation und ist heute mit 12 Bürostandorten und 200 Mitarbeitern national und international vertreten. Weltweite Beachtung fand das Büro durch die gewonnenen Wettbewerbe „EXPO Village Shanghai“ (2006) sowie „Europe Tower Sofia“ (2007). Der Hauptsitz von HPP Architekten befindet sich im modernen Düsseldorfer Medienhafen. Weitere Bürostandorte sind Berlin, Bukarest, Frankfurt, Hamburg, Köln, Leipzig, Stuttgart, Shanghai und Sofia.

Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt – Runde Projektabläufe

Dank neuer Projektmanagement-Lösung läuft nicht nur die Auftragsverwaltung bei der Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt runder als zuvor.

Die Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt arbeitet seit über einem Jahr mit der Projekt Suite des IT-Unternehmens 3pleP (wiko), Freiburg, einer umfassenden Lösung für die wirtschaftliche und organisatorische Steuerung von Geschäfts- und Projektprozessen. In allen Niederlassungen der Hochbauverwaltung sowie in der Landesbauabteilung mit 650 Mitarbeitern wurden die Module »Projekt-Controlling« und »Bauplanung« installiert, die Module »Ressourcenmanager« und »Prozessmanager« werden in Kürze folgen. Zu den Haupttätigkeiten der Landesbauabteilung gehört die Hochbauverwaltung sowie die Vergabe von Bauaufträgen an externe Bauunternehmen. Auftrageber sind der Bund, das Land sowie so genannte Dritte wie etwa Institute; als externe Dienstleister sind vorwiegend freiberufliche Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute wie Vermesser und Gutachter für die Landesbauverwaltung tätig.

Der Entschluss, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) generell einzuführen, basiert auf einer Landesentscheidung Ende der 90er Jahre. Der Zeitplan von damals sah vor, dass dies für jedes Ressort der Verwaltung des Bundeslandes Sachsen- Anhalt in den nächsten fünf Jahren geschehen musste. Neben dieser Landesentscheidung im Allgemeinen war die Bauverwaltung im Besonderen aufgefordert, im Rahmen einer wiederholten Umstrukturierung schon auf die landesweit einzuführende KLR vorzubreiten, dies unter Berücksichtigung von Privatisierungsgedanken, wie etwa der Gründung eines Landesbetriebes oder einer Anstalt des öffentlichen Rechts. »Im Zuge dieser Vorgaben haben wir uns dann in einem ersten Schritt an Schleswig-Holstein orientiert, um ohne kostspielige Unternehmensberatung und zügig an die Umsetzung dieser Aufgabe heranzugehen«, erläutert Axel Hartmann, Landesbauabteilung Sachsen-Anhalt. Schleswig-Holstein hatte damals schon wiko der ods GmbH, Freiburg, im Einsatz, die 1999 auch in Sachsen- Anhalt eingeführt wurde.

Nachdem dieses System dann auf die Apsis AG, heute Conject AG, übergegangen ist, und Apsis mehr und mehr nur ihr Eigensystem vorantrieb und pflegte, »waren wir mit der Betreuung überhaupt nicht mehr zufrieden und machten uns ernsthaft Gedanken, ob so Altdaten auf Dauer gesichert werden könnten; dazu kamen die sehr langen Antwortzeiten eines nicht mehr zukunftsweisenden dBase-Systems, bei dem wir schließlich auch an die (Speicher)- Grenzen gestoßen waren«, kommentiert Axel Hartmann den damals eingeschlagenen Weg. Schnelle Antwortzeiten So entschied man sich für die Projekt Suite von 3pleP (wiko) und war damit in Sachen Datenübernahme – von mehr als 2,5 Mio. Datensätze der letzten drei Jahre – und schnelle Antwortzeiten auf der sicheren Seite.

Dem aber ging im Rahmen einer Angebotsabfrage zunächst ein Preis- und Leistungsvergleich zwischen den Lösungen der Berliner Firma O.D.S., der Apsis AG und eben von 3pleP (wiko) voraus. Neben der kostenneutralen Datenübernahme, war es insbesondere die technologische Ausrichtung der Projekt Suite auf dem MSSQL Datenbank Managementsystem, die den Ausschlag gab. Weiter zeichnete sich die Lösung im Produktvergleich durch eine streng betriebswirtschaftliche Orientierung und eine sehr hohe Funktionalität im Bereich Projektsteuerung aus. Axel Hartmann erklärt: »Besonders hervorzuheben sind die Durchgängigkeit in der Darstellung von Bauprozessen, die offene Darstellung spezifischer Projektstrukturen, die Durchgängigkeit der Einzelmodule, die hohe Transparenz sowie die sehr flexiblen Auswertungsmöglichkeiten.«

Konzeptionsvorbereitung und Software-Einführung während der Implementierung mit voller Datenübernahme der 2,5 Mio. Datensätze aus wiko und bei voller Einsatzfähigkeit des Systems für sieben Hochbauämter und der Landesbauabteilung der Oberfinanzdirektion Magdeburg mit über 650 Mitarbeitern verstrichen elf Wochen. »Dies konnten wir in der kurzen Zeit nur bewerkstelligen«, so Axel Hartmann, »weil wir im Vorfeld mit 3pleP (wiko) und den KLR-Verantwortlichen der Hochbauämter und des KLR-Leitamtes Merseburg zwei Tage Konzeptionsvorbereitung hatten.« Ziel dieser Veranstaltung war die Erstellung eines Konzepts für den Software-Einstieg, das durch die Historie und die Verwandtschaft des Vorgängerprodukts mit der neuen Lösung schnell aufgestellt wurde; auch wurden die Ansprüche an die Software mit dem tatsächlich Machbaren durch die vorhandenen Features sinnvoll abgeglichen. Daneben veranstaltete die Landesbauabteilung in Eigenleistung für die KLR-Beauftragten und –Verantwortlichen der jeweiligen Ämter einen Einweisungs-Workshop. Optimierung der Aufgabensteuerung Die 650 Mitarbeiter aus Verwaltung, Hochbauplanung und Bauleitung nutzen die Lösung zur Zeiterfassung verschiedenster Tätigkeiten via Web, die Datenaufbereitung und -auswertung liegt in den Händen der acht KLR-Beauftragten. Axel Hartmann bringt es auf den Punkt: »Die Projekt Suite ist für die Verantwortlichen der Landesbauverwaltung zu einem Nachweisinstrument der eigenen Effizienz geworden.«

Man ist jetzt in der Lage, Ursachenforschung zu betreiben, zu analysieren, warum manche Prozesse, auch im Sinne eines eigenen Benchmarking, schneller und besser, andere langsamer und schlechter ablaufen. »Mit der Lösung kam es auch zu einer Optimierung der Personal-, Auftrags- und Aufgabensteuerung; für die nahe Zukunft ist mit Hilfe der Software die zentrale Aufgabenverteilung von Magdeburg aus auf die verschiedenen Ämter der Regionen geplant«, so Hartmann. Auch wird die Umbesetzung innerhalb der Hochbauämter durch die Projekt Suite aufgabenbezogen unterstützt. Transparenz deutlich erhöht Abschließend Axel Hartmann: »Insgesamt hat sich seit Einführung der Projekt Suite die Transparenz in den Projekten und Prozessen innerhalb der Landesbauverwaltung deutlich erhöht; Sinnhaftigkeit und Effizienz unseres eigenen Tuns und Handelns können wir jetzt kontinuierlich und fundiert analysieren, was wiederum zu einer erhöhten Planungs- und Handlungssicherheit führt, und damit zu einer Kosteneinsparung«. Auch notwendige und verordnete Personaleinsparungen bei der Landesbauverwaltung können – ohne Verlust von Qualität und ohne Vernachlässigung der anstehenden Aufgaben – sozialverträglich und langfristig mit der Lösung geplant werden.

Tino Böhler

Ingenieurgruppe Freiburg GmbH – So sind wir leistungsstärker geworden!

Auch eine Software kommt in die Jahre. So muss nicht immer wieder nur beim Betriebssystem auf eine neue Generation umgestiegen werden, auch bei der Anwendungssoftware kann ein Umstieg durchaus lohnenswert sein. Dies zeigt das Beispiel eines Ingenieurbüros, das seine Projektmanagementsoftware erneuert hat.

Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Auf der Suche nach einem neuen Projektmanagement-System wurde die Geschäftsführung der Ingenieurgruppe Freiburg – langjähriger Anwender von „wiko classic“ – Ende 2007 im Rahmen einer Informationsv eranstaltung schließlich bei Apsis 2008/wiko SQL fündig. Dipl.-Ing. (FH) Heinrich Haas, Mitglied der Geschäftsführung, zur Nachfolger- Software von wiko classic: „Alles, was ich von dieser neuen IT-Lösung für Projektcontrolling gesehen habe, hat mich sofort überzeugt. Zusammen mit meinen Partnern waren wir uns daher auch schnell darüber einig, von wiko auf das neue Apsis 2008/ wiko SQL umzusteigen.“ In der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der Apsis Anwenderzentrum GmbH – inzwischen eine Tochter der 3plePUnternehmensgruppe Freiburg – sind die erfolgreichen Methoden von „Apsis classic“ und „wiko classic“ auf einem einheitlichen Standard zusammengefasst, wurden aber auf Basis der innovativen und etablierten 3plePTechnologie vollkommen neu entwickelt.

Motivation zum Softwaretausch

Heinrich Haas erläutert die Situation, die eine neue, leistungsstärkere Projektmanagement- Software forderte: „Unser Büro und die damit zusammenhängenden Aufgabenbereiche sind größer geworden. Unser Tätigkeitsfeld erstreckt sich nicht nur über Planungsleistungen und Objektüberwachung für die technische Gebäudeausrüstung, sondern auch über diese Leistungen für die technische Ausrüstung im Ingenieurbau mit Tunnelanlagen und Straßenbau.“ Darüber hinaus hat man mit der Fraport AG und anderen namhaften Auftraggebern im Raum Frankfurt sowie mit der Deutschen Bahn AG seit einigen Jahren Kunden mit sehr großen Projekten, in denen die Ingenieurgruppe Freiburg als Generalplaner oder ARGE-Partner auch im Bereich Hochbau oft auf Arbeitsgemeinschaften und auf mehrere Subunternehmen trifft. Mit Apsis 2008/wiko SQL haben die Freiburger Ingenieure heute einen „hervorragenden Überblick über ihre Subunternehmer mit allen Leistungsphasen“, wie Heinrich Haas es formuliert; hinzu kommen in den Bereichen Zeiterfassung, Honorarangebote nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), Projektauswertung und Rechnungslegung eine besonders detaillierte und differenzierte Darstellung sowie ein daraus resultierender größerer Informationsgehalt der Daten selbst.

Rascher Umstieg möglich

Dank der stärkeren Transparenz gerade in den Projekten mit Subunternehmen können auch die Leistungen, die abgerechnet werden, genauer nachvollzogen und kontrolliert werden. „Der Überblick in diesen Großprojekten ist einfach besser geworden, wir können exakter und nachhaltiger regulieren und steuern; in Summe wir sind mit dem neuen APSIS leistungsstärker geworden“, erläutert Heinrich Haas die Situation nach Einführung des neuen Projekt-Controlling Anfang Januar 2008. Diese Einführung bzw. der Umstieg von wiko classic auf Apsis 2008/wiko SQL verlief reibungslos und dauerte im laufenden Betrieb gerade einmal zwei Wochen inklusive kompletter Datenübernahme für 200 Projekte – laufende und abgeschlossene – und kleinerer Anpassungen. Heute nutzen die Freiburger Ingenieure die neue Projektcontrolling- Lösung – im eigentlichen Sinne des Wortes – als Projektsteuerungsinstrument, wie Heinrich Haas ausführt: „Neben der einmal im Monat erstellten Gesamtübersicht haben wir per Mausklick immer den aktuellen Projektstand, das heißt, wir sehen sofort, ob und wie ein Projekt läuft und können jederzeit eingreifen. Wir haben mit Apsis eigentlich auch ein Managementinformationssystem (MIS) bekommen, das uns immer die entscheidenden Informationen zur Verfügung stellt. Gerade im Bereich der Budgetkontrolle und Rechnungsstellung bei fertigen Teilprojekten ist Apsis zu einem wichtigen Werkzeug geworden.“ Neben den sehr guten und flexiblen Reportingmöglichkeiten und – dank Online- Zeiterfassung – der feineren Projektauswertung hat es Haas ein Feature noch besonders angetan: „Über das Menü ‚Budgetkontrolle’ und die Unterpunkte „Leistungsstand“, „Basisdaten“ und „Details“ erhält man auf einfache Art und Weise sowohl eine sehr schöne, übersichtliche grafische Darstellung als auch eine sehr übersichtliche Darstellung in reinen Zahlen.“

Akzeptanz im Büro

All diese Vorzüge haben auch bei den Mitarbeitern schnell zu einer hohen Akzeptanz beim Umgang mit dem neuen Projektcontrolling geführt, nicht zuletzt auch deshalb, weil die einzelnen Projekte besser und genauer analysiert und Plus- und Minuspunkte exakt identifiziert werden können. „Man kann sagen, dass wir mit Hilfe von Apsis in den Segmenten Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und Leistungsstandpflege unser Unternehmen steuern, unsere Projekte zeitund budgetgerecht über die Bühne bringen und damit unser oberstes Unternehmensziel erreichen“, fasst Heinrich Haas die wichtigsten Vorteile zusammen, Haas weiter: „Es „läuft“ in unserem Büro heute insofern besser, als dass wir neben einer spürbaren Zeitersparnis auch zu jeder Zeit einen schnelleren und besseren Überblick über alle Projekte haben, der wiederum zu einer erhöhten Handlungssicherheit und zu mehr Planungssicherheit hinsichtlich kaufmännischer Aspekte führt – ein ganz wesentlicher Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und zum Fortbestand unseres Unternehmens.“ Tino M. Böhler, Dresden

Der Lösungsanwender Die 1962 gegründete Ingenieurgruppe Freiburg GmbH ist spezialisiert auf Planungen der technischen Gebäudeausrüstung sowie auf Planungen der technischen Ausrüstung für Projekte des Straßen- und Schienenverkehrs. Ingenieurleistungen werden für die Bereiche Wärmeversorgung, Lüftungs- und Klimatechnik, elektrische Energieanlagen, Schwachstrom- und Sicherheitstechnik, Aufzugs- und Förderanlagen sowie Tunnelbetriebstechnik erbracht. Bei allen Planungen der Technischen Gebäudeausrüstung legt das Ingenieurbüro Wert auf nachhaltige, umweltverträgliche technische Konzepte und ist bestrebt, unter Beachtung wirtschaftlicher Aspekte regenerative Energien zu nutzen. Zu den Ingenieurleistungen im Bereich Gebäudeausrüstung zählen Stark- und Schwachstromtechnik, Aufzugsund Fördertechnik, Lüftungs-, Klima- und Reinraumtechnik, Heizungs- und Kältetechnik/Solartechnik, Sanitär-, Schwimmbad- und Küchentechnik, Medizinische Gasversorgung, Thermische Bauphysik/Gebäudesimulation, baulicher und anlagentechnischer Brandschutz. Das Unternehmen, das sowohl für die staatliche Bauverwaltung, für Kommunen als auch für die Privatindustrie tätig ist, beschäftigt an den Standorten Freiburg und Frankfurt/Airport 37 Mitarbeiter. 

Bilfinger Construction GmbH – Viele wertvolle Stunden

Die Bilfinger Construction GmbH ist eine Beteiligungsgesellschaft der Bilfinger SE mit Sitz in Wiesbaden. Bis zur Umfirmierung im Herbst 2012 wurde das Unternehmen unter dem Namen Bilfinger Berger Ingenieur­bau GmbH geführt. Die Bilfinger Construction GmbH legt den Schwerpunkt vor allem auf europäische Märkte und ist auf die Planung und Realisierung von Ingenieurbauprojekten im Bereich Infrastruktur und Energie spezia­lisiert.

Nachtragsmanagement Bilfinger Construction konzentriert sich mit seinen 3.100 Mitarbeitern sowohl national als auch international auf intelligente Ingenieur­bauleistungen. Referenz-Projekte, an denen das Unternehmen mitgewirkt hat, sind unter anderem der 55 Kilometer lange Bang Na Expressway in Thailand, der Bangkok mit dem Umland verbindet, die 1 Kilometer lange Gol­den Ears Bridge über den Fraser River (Kana­da) sowie ein 10 Kilometer langer Tunnelab­schnitt des Gotthard-Basistunnels bei Sedrun. Der Gesamtumsatz lag 2011 bei 1,5 Milliar­den Euro. Die für diese Bauleistung benötig­te Planung erfordert ein professionelles und leistungsfähiges Projekt-Controlling mit einem aktiven Nachtragsmanagement. wiko Bausoftware und das Technische Büro von Bilfinger Construction haben gemeinsam das IT-Tool für das Nachtragsmanagement von Planungsleistungen entwickelt, das seit Mit­te 2013 dort im Einsatz ist.

Wirtschaftlichkeit Claudia Bennighof vom kaufmännischen Bereich des Technischen Büros von Bilfinger Construction, erinnert sich an den Erstkon­takt mit wiko und an die Einführung des wiko-Projekt-Controlling vor acht Jahren: „Wir suchten nach einer Verbesserung der Reports unseres Vorgängersystems. Die Erstellung der Auswertungen für unsere Ergebnisrechnung war umständlich und zeitaufwändig.“ Nach einer umfassenden Marktsondierung habe man sich dann für die Lösung der wiko Bau­software entschieden. „Die Reporting-Mög­lichkeiten in wiko waren und sind einfach gut“, so Claudia Bennighof, „schon nach kur­zer Einarbeitungszeit konnten wir in wiko viele aussagekräftige Reports erzeugen.“ Dazu kam noch ein weiteres, bedeutsames Kriterium: die Einfachheit der Stundenerfas­sung in wiko. „Es war uns sehr wichtig, dass dieser betriebswirtschaftlich so relevante Vorgang, den alle 80 Mitarbeiter im Techni­schen Büro täglich machen müssen, einfach und verständlich zu handhaben ist.“ Und das sei mit wiko der Fall.

An die 30 Mitarbeiter des Technischen Büros von Bilfinger Construction nutzen auch die Reports, darunter die kauf­männischen Mitarbeiter für die Ergebnisrech­nung sowie die Projektleiter zur Steuerung ihrer Projekte, dazu Rainer Bennighof, der Standortleiter des Technisches Büros in Mün­chen: „Die Projektleiter nutzen wiko, um zu sehen, wo die einzelnen Projekte vom Ergeb­nis her stehen. Neben den Projektständen müssen sie immer die gebuchten Stunden auf ihren Projekten kontrollieren, auch in Hinblick auf die Zuordnung zu den relevan­ten Arbeitspaketen. Die kaufmännischen Standortbetreuungen in Wiesbaden, Ham­burg, Köln, und München arbeiten mit wiko im Bereich der Rechnungsstellung und der Fakturierung – und am Ende des Monats nut­zen sie wiko für die komplette Ergebnisrech­nung.“ Das Technische Büro von Bilfinger Construction steuert also mit dem wiko-Projektcontrolling seine Projektabwicklung, wie Rainer Bennighof erläutert: „Wir steuern mit wiko unser Business, und zwar dahinge­hend, dass man bei den Projekten kontrol­liert, ob man im Budget ist oder nicht. Von daher steuert man das Geschäft zu einem bestimmten Grad schon mit der IT-Lösung.“ Als Projektleiter kann man entsprechende Maßnahmen ergreifen und mit den Mitarbei­tern mögliche Optimierungspotenziale suchen, um effektiver zu arbeiten. Andern­falls laufe das Projekt aus dem Ruder und schade damit dem Gesamtergebnis. Das betrifft vor allem sogenannte Langläufer, also Projekt mit einer Laufzeit von über einem Jahr.

„Bei kleineren Projekten, die vier Wochen oder auch zwei Monate dauern, ist dieses Gegensteuern und Eingreifen natürlich schwieriger“, sagt Rainer Bennighof. Aus die­sem Grund gibt es im Technischen Büro von Bilfinger Construction eine strikte Vorgabe: Alle Projektleiter müssen bei den Pauschal­projekten am Monatsende immer die Leis­tungsstandspflege in wiko machen, also sowohl den Leistungsstand wie auch den Restaufwand eingeben. So können die Ver­antwortlichen im Technischen Büro per Mausklick oder per Knopfdruck in wiko sehen, wo und wie die einzelnen Projekte stehen. Claudia Bennighof resümiert: „Für uns ist das Projektergebnis oder das Ergebnis eines Teams jederzeit abrufbar; dazu kommen die Kontrolle der auf die Projekte gebuchten Stunden sowie die Rechnungsstellung aus wiko. Drei Nutzenaspekte, die die Wirtschaft­lichkeit unseres Büros nachhaltig sichern.“

Notes-Datenbank abgelöst Dem wiko-Projekt-Controlling folgte jetzt das Modul Nachtragsmanagement. Rainer Ben­nighof zum Prozedere: „Wir arbeiten exklusiv für den Bilfinger-Konzern. Das heißt für uns, die Projektleiter müssen genau prüfen, was nach unserem Vertrag zu leisten ist oder was eben vom Vertrag abweicht. Bei Abweichun­gen wird eine Ergänzung des Auftrags gestellt, die dann mit dem internen Auftrag­geber, also der Baustelle, verhandelt werden muss.“ Diese Ergänzung des Auftrags kann unter Umständen an den Bauherrn durchge­reicht werden, was dann entsprechend kom­muniziert wird. „Wenn also erkannt wird, dass eine Leistung zu erbringen ist, die nicht Teil unseres Auftrags ist, sprechen wir zum einen mit der Baustelle, zum anderen wird in wiko ein Nachtrags-Paket anlegt und die Mitarbei­ter werden entsprechend informiert, dass diese Leistungen auf eben dieses Paket zu buchen sind. Danach werden die Mehrkos­tenanmeldung und das Nachtragsschreiben aufgesetzt.“

Was dann an tatsächlichen Erlösen her­auskomme, hänge auch davon ab, wie die zusätzlichen Leistungen mit dem Bauherrn verhandelt werden. Besonders wichtig ist hier die rechtzeitige Verhandlung dieser Leistungen als Voraussetzung für die Siche­rung des eigenen Honorars. Häufig beste­hen Vorbehalte, „besondere“ und „zusätzli­che“ Leistungen bei den Bauherren abzu­rechnen. Das mit dem Technischen Büro von Bilfinger Construction gemeinsam ent­wickelte wiko-Nachtragsmanagement ver­waltet daher Ergänzungen des Auftrages schon vor der Aufnahme in einen Projekt­auftrag übersichtlich. Die Historie vom „erkannten“ über den „angemeldeten“ bis zur „beauftragen“ Vertragsergänzung kann dadurch nachvollzogen und wirtschaftlich beurteilt werden. Auftragswahrscheinlich­keiten, Zuordnung von Dokumenten und auch projektübergreifende Sichten stehen für eine effiziente Verwaltung und Auswer­tung der Vertragsergänzung bereit. „Wir können mit dem wiko-Nachtragsmanage­ment einfach und schnell nachvollziehen, wann und in welcher Höhe angefallene Mehrkosten angemeldet, als Vertragsergän­zung eingereicht, genehmigt und schließ­lich in Rechnung gestellt wurden“, fasst Claudia Bennighof zusammen

Anlass für die Kooperation wiko und Bilfin­ger Construction war unter anderem die Kon­zernentscheidung für eine Nachfolgeregelung des Lotus-Notes-Systems und somit auch die Abschaffung der auf Lotus Notes basierenden Nachtrags-Datenbank des Technischen Büros in 2011. „Wir suchten im Rahmen der Notes-Ablösung nach einer Möglichkeit, nur noch mit einem System zu arbeiten“, erläutert Clau­dia Bennighof weiter: „Die Stun­denerfassung erfolgt bereits in wiko. Das heißt, die Nachtragspa­kete werden zur Stundenerfassung schon angelegt. Auch die Abrech­nung der zusätzlichen Leistungen erfolgt in wiko. Aber dieser ganz wesentliche Zwischenschritt mit Dokumentation und Kontrolle und dem Aspekt, wann ist die Mehrkos­tenanmeldung eingereicht wor­den, wann der Nachtrag, erfolgte an einer anderen Stelle.“ Mit dieser Fragestellung wurde dann auch wiko 2012 konfrontiert, wie Rainer Bennighof sagt: „Damit war der Grundstein gelegt, und wir haben dann schnell gemerkt, dass wir zusammenpassen, sprich: dass unse­re Vorstellungen, unsere Wünsche und unser Bedarf beim Thema Nachtragsmanagement problemlos von und in wiko umsetzbar sind.“

Nachtragsmanagement Nach nur zwei Monaten Entwicklungszeit war das Modul Nachtragsmanagement fertig, Rai­ner Bennighof zeigt sich darüber erfreut: „Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden.“ Heute ist das Nachtragsmanagement – wie das wiko-Projekt-Controlling – beim Technischen Büro der Bilfinger Construction ein unersetzliches Instrument im Büroalltag oder wie es Claudia Bennighof formuliert: „Es ist die Motivation der Projektleiter und Projektmitarbeiter, sich für den wirtschaftlichen Projekterfolg verant­wortlich zu fühlen – als Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg eines Planungsbüros. Und mit nur einem System ist es wesentlich einfacher, die relevanten Zahlen einzupfle­gen, als wenn man mit zwei Systemen arbei­ten muss. Auch von der Auswertungsseite bringt es erhebliche Vorteile im Geschäftsall­tag.“ Dazu kommt die einfache Überwachung der Pakete für Zusatzleistungen per Knopf­druck, die das mühsame manuelle Verglei­chen zwischen wiko- und Notes-Daten über­flüssig gemacht hat.

Ein weiterer großer Vor­teil ist für Claudia Bennighof, „dass wir sofort sehen, wenn Stunden auf einen Nachtrag gebucht werden beziehungsweise, ob es hier­für auch schon eine Mehrkostenanmeldung gibt.“ Dies müsste eigentlich parallel zur Bear­beitung erfolgen, damit die relevanten Zusatzleistungen beim Kunden auch einge­reicht werden. „Diese Dokumentation ist jetzt auf Knopfdruck vorhanden und vereinfacht unsere kaufmännische Betreuung an den vier Standorten ganz wesentlich. Denn so können wir den Projektleitern auch schnell mal auf die Füße treten und nachfragen, was mit den zusätzlichen Leistungen geschehen ist.“ Das ist umso wichtiger, als dass das reine Anlegen und Abrechnen eines Nachtrags immer durch die jeweilige kaufmännische Standortbetreu­ung erfolgt, die Erfassung der Nachtragshöhe, die Erfolgsprognose sowie die Änderung des Status hingegen immer durch die Projektlei­tung. Rainer Bennighof bilanziert: „Allein die Tatsache, dass wir heute mit wiko ein durch­gängiges System haben, hat die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite erhöht und fördert zudem die konsequente Kostenverfolgung für Zusatzleistungen.“ Zudem habe man mehr Zeit für die Dinge, die wirklich relevant sind und müsse nicht mehrere Listen abgleichen und kontrollieren – für das Technische Büro der Bilfinger Construction eine Menge wert­voller Stunden.

Kovacic Ingenieure GmbH – Eine Lösung für alle Mitarbeiter

Um künftig die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) noch besser zu managen, transparenter zu machen und um Kunden schnell und zuverlässig Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte zu ermöglichen, setzt die Kovacic Ingenieure GmbH seit Kurzem auf die Unterstützung einer neuen Softwarelösung.

Seit über 20 Jahren plant und realisiert die Kovacic Ingenieure GmbH, Sigmaringen, Bauprojekte in den Bereichen Siedlungswasserwirtschaft, Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerke. Geographische Informationssysteme und die Ingenieurvermessung runden die Dienstleistungen um das Thema Planen und Bauen ab. Um mehr Transparenz bei den Projekten zu erhalten und stets den aktuellen Stand der Projekte vor Augen zu haben, wurde eine neue Softwarelösung notwendig. Dipl.-Ing. (FH) Jürgen Schwochow, Geschäftsführer der Kovacic Ingenieure GmbH, erklärt die Entscheidung für Apsis 2008 und zur Ablösung des Altsystems: „Wir hatten vor Apsis ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle im Einsatz, das aber keine wirklich integrierte Lösung darstellte und das wir lediglich zur Stundenerfassung und Nachkalkulation nutzten. Zudem hatten wir inklusive Altsystem drei Instrumente im Einsatz, so dass wir drei Datensätze parallel pflegen mussten: Das war weder zukunftsfähig noch besonders wirtschaftlich.“ Im Zuge einer Marktsondierung stieß man dann auf Apsis 2008, „das“, so Herr Schwochow, „uns aufgrund seiner absoluten Praxisorientierung und Praxistauglichkeit, der integrierten HOAI und der Möglichkeit der degressiven Honorarberechnung schnell überzeugt hat.“

In der so genannten degressiven Honorarberechnung sieht Herr Schwochow gar ein Alleinstellungsmerkmal von Apsis 2008: „Bei uns ist es gängige Praxis, dass wir Honorarrechnungen teilweise aus der Gesamtsumme berechnen müssen, sprich: Wir rechnen nicht in Bezug auf Einzelobjekte wie Verkehrsanlagen oder Kanalarbeiten ab, sondern auf Basis der Gesamtsumme eines Auftraggebers. Dies war bei allen gesichteten Lösungen mit Ausnahme von Apsis 2008 so nicht machbar.“ So erfüllt die neue Software einerseits auch die für Kovacic Ingenieure verbindlichen, gesetzlichen HOAI-Vorgaben, ist aber andererseits sehr flexibel und lässt Platz für individuelle Besonderheiten in der täglichen (Abrechnungs-)Praxis, oder wie Jürgen Schwochow es formuliert: „Apsis ist aus der Praxis für die Praxis entwickelt.“ In der Kostenübersicht sieht man auf einen Blick Überoder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade der letzte Aspekt ist bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie Kovacic mit vielen kleinen Projekten, darunter auch reine Beratungs und Dienstleistungsprojekte, in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität von größter Bedeutung.

Übernahme von Altdaten
Im Rahmen der Einführung der neuen Lösung und der Ablösung der Altsysteme Ende 2007/ Anfang 2008 mussten auch die Altdaten aus drei Datenquellen übernommen werden. Jürgen Schwochow erzählt: „Der komplette Umstieg auf Apsis und die komplexe Datenübernahme mit Stundenübernahme der letzten zehn bis zwölf Jahre liefen super und dauerten bis zur ersten Rechnungsstellung aus dem neuen System heraus gerade mal etwas mehr als einen Monat.“ Die einzelnen aktiven Projekte wurden mit Projektnummer und -namen sofort aus dem Altsystem per Mausklick in die neue Software übernommen. Auf laufende Projekte wurde dann innerhalb von einer Woche von allen Mitarbeitern bereits in der neuen Software gebucht. „Vor Apsis wurden die Stunden im Sekretariat eingepflegt, heute bucht jeder Mitarbeiter seine Stunden selbst, was wiederum eine Kostenersparnis bedeutet.“

Dazu kommt, dass die Verantwortlichen tagesaktuell den Leistungsstand in jedem Projekt einsehen, auf Engpässe, Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten schneller und zielgerichteter reagieren und Fehlerquellen identifizieren können. Bei Kovacic Ingenieure nutzen heute alle 18 Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Projektcontrolling und der Projektauftragsbearbeitung von Apsis inklusive Kostenkontrolle, Zeit- und Aufwandserfassung, Leistungsstandspflege, Abschlagsforderungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen, offene Posten und Mahnwesen sowie Dokumentenverwaltung. Jürgen Schwochow erläutert den letzten Punkt: „Die Suche nach Projektinformationen und Dokumenten erfordert sehr viel Zeit und verursacht damit immer hohe Kosten. Mit der projekt- und nichtprojektbezogenen Dokumentenverwaltung von Apsis sind hier erhebliche Einsparungen und Vereinfachungen erreicht worden.“ Dank der neuen Lösung ist die komplette Büroorganisation und Projektverwaltung bei Kovacic effizienter und effektiver geworden; für im Programm einmal angelegte Projekte können Angebote auf Basis der HOAI schneller, präziser gemacht und entsprechende Rechnungen einfacher und auch schneller bearbeitet werden.

Unternehmenskennzahlen im Blick
Für Jürgen Schwochow erfüllt die Software noch eine sehr wichtige Aufgabe: „Wir nutzen Apsis auch als Management Informationssystem (MIS), und Ende 2008, also ein Jahr nach Echtstart, hatten wir dann die ersten echten Unternehmenskennzahlen, die uns wiederum als Planungsgrundlage für die Zukunft dienen können.“ Die Software bildet heute die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Sichtweise aller Projekte. Und man kann davon ausgehen, dass Kovacic in naher Zukunft einen großen Teil des Unternehmens mit Apsis steuern wird.

Jürgen Schwochow fasst die wichtigsten, positiven Veränderungen seit der Einführung von Apsis zusammen: „Wir können verschiedene Auftraggeber in einem Projekt flexibel handhaben und jederzeit identifizieren; weiter haben wir die Möglichkeit einer wesentlich bessere Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität gegenüber den Vorjahren deutlich verbessert. Dazu kommt, dass wir mit Apsis auch auf dem Weg zu einem optimierten Qualitätsmanagement sind. Fakt ist auch: Die ganze Kommunikation rund um ein Projekt läuft über diese Projektcontrolling-Lösung und reduziert damit unseren Verwaltungsaufwand. Dank Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung kommt noch einmal eine Zeitersparnis dazu, so dass wir alle hier im Büro schlicht und einfach mehr Zeit für produktive, wertschöpfende Tätigkeiten haben.“   Tino M. Böhler, 01069 Dresden

Der Lösungsanwender: Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure Das Ingenieurbüro für Bauwesen Fritz Kovacic wurde 1985 gegründet und firmiert seit 2005 unter Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sigmaringen beschäftigt 18 Mitarbeiter, darunter Diplomingenieure, Techniker sowie Technische Zeichner.
Das Leistungsbild umfasst neben der Beratung und Planung auch die Bauabwicklung und die Projektsteuerung für die staatliche Bauverwaltung, Kommunen und die Privatindustrie. Die Ingenieurtätigkeit erstreckt sich von der Voruntersuchung bis zur baureifen Planung. Ausschreibung, Bauüberwachung, Oberleitung und Bauabrechnung schließen sich nahtlos an. Im Land Thüringen und Sachsen ist Kovacic mit dem Büro Kovacic & Partner GmbH in Langenwetzendorf im Landkreis Greiz vertreten.

b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft – Projektcontrolling in einer Ingenieurgesellschaft

Die Einführung einer neuen Software soll das Unternehmen erfolgreicher machen und Zeit, Geld und Nerven sparen. Dies gilt auch für ein Ingenieurunternehmen, das sich für die Anschaffung eines Projektmanagement- und Projektcontrolling-Systems entschieden hat.

Bernd Bechtold, geschäftsführender Gesellschafter hat ehrgeizige Ziele für sein Unternehmen: „b.i.g. ist ein Wachstumsunternehmen und unsere Dienstleistungen werden nachgefragt. Unser Ziel ist es, 2009 von 2700 auf 3000 Mitarbeiter zu wachsen.“ Um für die Zukunft im IT-Bereich gerüstet zu sein, entschied sich die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Anfang 2008 für die Anschaffung des Projektmanagement- und Projektcontrolling- Systems „wiko“ der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg.

Software für ganzheitlichen Ansatz gesucht

Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die b.i.g.-Ingenieure einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte. Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling- Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft, erinnert sich: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote- Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich – es bestand „kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben“, so Sandra Koch, daher „war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“

Anschaffung einer neuen Software

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für „wiko“, eine Branchenlösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25 000 Anwender erfolgreich und wirtschaftlich arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko im Folgenden implementiert wurde: Im April 2008 begannen die wiko-Software-Spezialisten mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in „wiko“ vornehmen. „Die Umsetzung ging schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von gerademal zwei Wochen“, fasst Sandra Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.- Ingenieure und Planer die Vorteile von „wiko“ in gewünschtem Umfang nutzen. Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mit „wiko“ gesteuert und verwaltet.

Zufriedene Anwender

„Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“
, erläutert Sandra Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang der Software genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen. Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling- Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit „wiko“ erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Sandra Koch. Von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung würden alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden. So kann man an jeder Stelle Zeit sparen. Auch die Geschäftsführung der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting- Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen – ein Alleinstellungsmerkmal der Software.

Bei dieser Software liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zu einer Geschäftslösung, deren Einsatz stetig optimiert wird, wie Sandra Koch ausführt: „An „wiko“ nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. Im Jahr 2010 wird „wiko“ dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen.

© Holger Hoppe, wiko Bausoftware GmbH, 79098 Freiburg

Die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft Aus der 1981 im badischen Karlsruhe von Gisela und Bernd Bechtold gegründeten b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft ist eine Unternehmensgruppe entstanden, die heute bundesweit und international an 31 Standorten tätig ist und mehr als 2700 Mitarbeiter beschäftigt. Referenzen im Bereich der Ingenieurleistungen sind u.a. die Allianz-Arena in München (Qualitätssicherung), die O2-Arena in Berlin und der neue Großflughafen BBI, Berlin Brandenburg International (Elektrotechnik).  Mit vier Niederlassungen und mehr als 80 Mitarbeitern in Deutschland ist die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz in Karlsruhe das Herz der Unternehmensgruppe. Zu den Geschäftsfeldern der Unternehmensgruppe zählen neben der Generalplanung als Ingenieurbüro und dem vollständigen Betrieb von Liegenschaften auch Sicherheitsdienstleistungen, Facility Management und Gebäudeservice, Einrichtungsservice, Personalservice, Schulung, Aus- und Weiterbildung sowie Komplex-Dienstleistungen. 

agn Niederberghaus & Partner GmbH – Erfolg mit einer Projektmanagement-Lösung

Die ganzheitliche, interdisziplinäre Abwicklung eines Projekts sorgt für mehr Erfolg und wirtschaftlichere Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten. Der ganzheitliche Ansatz sollte auch bei der Softwareunterstützung gewählt werden.

Vor über 50 Jahren als Architekturbüro gegründet, hat sich die agn Niederberghaus & Partner GmbH zum umfassenden Berater des Immobilienbetriebes entwickelt. Über 200 Mitarbeiter an den sieben Standorten in Düsseldorf, Ibbenbüren, Halle/ Saale, Potsdam, Ludwigsburg, München und Bremen planen und realisieren in den Bereichen Industrie, Gesundheitswesen, Verwaltung und Dienstleistung sowie Bildung und Erziehung.

agn bietet dabei alle Vorteile eines „echten Generalplaners“: Die ganzheitliche, interdisziplinäre Bearbeitung eines Projektes zur Erzielung wirtschaftlichster Ergebnisse bei Investition und Betriebskosten integriert im eigenen Haus die komplette Bandbreite planerischer und ingenieurtechnischer Leistungen wie Bauphysik, Technische Gebäudeausrüstung, Garten- und Landschaftsplanung und Facility Management. Dazu gehören insbesondere ein umfassendes Projektmanagement und eine termin- und kostenorientierte Projektsteuerung, basierend auf einem detaillierten Controlling. Und um dies alles optimal umzusetzen und auch, um dem Wachstum der letzten drei Jahre von mehr als 50 % gerecht zu werden, entschied sich das Controllingteam, das neben dem Hauptsitz in Ibbenbüren die fünf weiteren Tochterunternehmen und Niederlassungen steuert, Anfang 2007 für die Anschaffung der 3pleP Project Suite, einer umfassenden Projektmanagement-Lösung.

Dazu erklärt André Welzel, Controlling agn: „Wir hatten vor der Einführung von 3pleP mit dem Vorgänger-System, Excel, Access und einem Stundenerfassungsprogramm de facto nur Insellösungen im Einsatz, die uns das Controlling und das Berichtwesen erschwerten.“ Langwierige und langsame Auswertungen waren an der Tagesordnung, Medienbrüche und mangelnde Aktualität inklusive. „Wir hatten schlicht und einfach sehr erschwerte Bedingungen für ein fundiertes Controlling“, ergänzt Controlling- Kollege Jens Suerbaum. So kam man beim Generalplaner agn schließlich an den Punkt, an dem alle merkten: „So geht es nicht weiter!“ Und um Projekt-Controlling letztendlich nicht zur reinen Datenerfassung und -auswertung verkommen zu lassen, sondern es zu einem vorausschauenden Instrument der Steuerung und inhaltlichen Begleitung der anfallenden Projekte zu machen, entschied man sich für die Neuanschaffung eines Projektmanagement- Systems.

„Wir wollten ein Instrument für ein betriebswirtschaftlich akzeptables Controlling, um damit ohne Riesenaufwand und zusätzliches Personal zeitnah und aktuell präzise Ergebnisse zu bekommen. Sprich: kein Jonglieren mehr im Halbdunkel“, fasst Suerbaum die Situation zusammen. Nach Sichtung der in Frage kommenden Software-Anbieter landeten die Controller beim Freiburger IT-Anbieter 3pleP (www.3plep.com). Neben dem professionellen betriebswirtschaftlichen Konzept der 3pleP Project Suite überzeugte insbesondere die Möglichkeit der Planung, Abbildung und Abgrenzung von Subunternehmerverträgen und deren Controlling, wie André Welzel erläutert: „Für uns als Generalplaner ist, nach dem Stundencontrolling, die Fremdleistungsverwaltung und das Fremdleistungscontrolling äußerst wichtig, und das lässt sich in der 3pleP-Lösung hervorragend abbilden. Und: alle kaufmännischen Prozesse sind im Projektlebenszyklus vollständig abgedeckt. Für Architekturbüros unserer Größe konnten wir keine bessere Lösung bekommen.“

Denn die agn-Kompetenzen Wirtschaftlichkeit, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit haben oberste Priorität. Nachdem dann das Controlling die agn-Geschäftsführung von den Vorteilen des Systems überzeugt hat, ist der Startschuss gefallen. So hat sich das Controlling-Team aus eigener Initiative mit der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beschäftigt und dann auch eigenverantwortlich an der Umsetzung gearbeitet.

Der Entscheidung pro 3pleP folgten – neben dem Tagesgeschäft – die reibungslose Datenübernahme aus dem Altsystem mit seinen Satelliten, der modularen Ablösung des Altsystems sowie die Implementierung der neuen Software, zunächst für die kleineren agn-Büros. Damit schuf man sich die Möglichkeit, eventuelle Fehler bei den folgenden, größeren Installationen frühzeitig korrigieren zu können. Heute gehört die Projektmanagement- Lösung zum Büroalltag:  Zur Zeiterfassung wird 3pleP von allen Mitarbeitern genutzt, 30 Projektleiter steuern bis zu 150 Projekte damit und im kaufmännischen Bereich unterstützt die Lösung sechs Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.

Doch die Einführung der Software erfüllt für Jens Suerbaum noch einen ganz anderen Zweck: „Um unser Geschäft auch weiter auf Erfolgskurs zu halten, wollten wir zudem bei den Mitarbeitern ein stärker betriebswirtschaftlich ausgerichtetes Denken und Handeln initiieren, damit diese bei Veränderungen im Projekt proaktiv agieren und schneller entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Die 3pleP-Lösung bildet für diese so wichtige betriebswirtschaftliche Sichtweise der Projekte die Basis. Und man kann durchaus sagen, dass wir heute zu einem großen Teil unser Unternehmen mit 3pleP steuern.“ Neben der Abbildung aller Honorarrechnungen im System, einem wesentlich schnelleren Soll/Ist-Abgleich der einzelnen Projekte, der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter, der Leistungsstandspflege durch die Projektleiter, der Nutzung des Controlling als Entscheidungsgrundlage für Projekte inklusive Budgeteinhaltung ermöglicht die ITLösung auch den Einsatz als Frühwarnsystem für „kränkelnde“ Projekte. Dabei können die Gründe etwa für Stundenoder Honorarabweichungen und die zu ergreifenden Gegenmaßnahmen schnell identifiziert werden. Controller André Welzel fasst weitere Pluspunkte zusammen: „Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz in den Projekten, eine „echte“ Budgetierung en detail, höchstmögliche Sicherheit in der Fremdleistungsverwaltung sowie eine Umsatzplanung über alle Projekte mit Blick auf den Jahresabschluss.“ Rainer Trendelenburg, 3ple P Development GmbH, 79089 Freiburg i. Br.

Die agn-Gruppe: Erfahrung und Innovation Die agn Niederberghaus & Partner GmbH, 1952 von Paul Niederberghaus und Heinz Leistner in Mettingen als Architekturbüro gegründet, entwickelte sich durch die Erweiterung um ergänzende Ingenieurdisziplinen im Laufe der 60er Jahre zum umfassenden Generalplaner. Heute beschäftigt agn 200 Mitarbeiter am 1976 gewählten Hauptstandort Ibbenbüren sowie Niederlassungen an mehreren Standorten, wie Waiblingen, Potsdam, München, Bremen und Moskau. Als einer der ersten Generalplaner ist agn bereits seit 1998 nach DIN ISO 9001 bzw. seit 2001 nach DIN ISO 9001:2000 zertifiziert.

Controlling bei Grontmij

Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende Funktionalitäten. Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung.

Ca. 680 Mitarbeiter hat deutsche Grontmij-Gruppe, die an mehr als 30 Standorten ist und zu Grontmij N.V., einer 11.000 Mitarbeiter starken Planungs- und Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz im niederländischen De Bilt gehören. So meistern die Mitarbeiter der deutschen Grontmij-Gruppe Jahr für Jahr mehr als 2.000 Projekte in unterschiedlichen Bereichen. 2008 entschloss sich die Grontmij-Tochter ihre bisherige Unternehmenssoftware durch die Softwarelösungen „Agresso Business World“ und „wiko“ für die täglichen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, Informationsmanagement sowie Projektcontrolling und -management abzulösen.

Gerrit Meinken, Bereichsleiter Controlling/Finanzen zur wiko-Entscheidung: „Nicht ausreichend war der Daten- Output im Projektcontrolling des bisherigen Systems. Auch die Anlage eines Projektes ist für unsere Nicht-IT Spezialisten mit wiko deutlich einfacher und vor allem schneller. wiko hat uns auch im Projektcontrolling voll und ganz überzeugt. Der größte Nutzen für mich als Bereichsleiter Finanzbuchhaltung ist der tolle Output. Ich kann im ERP-System eine OP-Liste (offene Posten) generieren und kann diese Liste mit Daten aus dem Projektbereich von wiko füllen. Das heißt, ich sehe sofort, zu welchem Kunden welche Rechnungsnummer und welche Fälligkeiten gehören; weiter kann ich mir zusätzlich die Information geben lassen, welches Projekt hinter einer Rechnungsnummer steht, zu welcher Kostenstelle das Projekt gehört und wer der Projektleiter bei diesem Projekt bzw. bei dieser Rechnung ist.

Heute arbeiten 200 Nutzer tagtäglich mit wiko im Projektgeschäft, 15 in der Finanzbuchhaltung. „Täglich meint hier“, so Gerrit Meinken, „dass an einigen Standorten beispielsweise die Sekretärin Projekte erfasst, für die Kollegen die Leistungsmeldung abgibt, vielleicht auch für die anderen Kollegen die Zeiterfassung macht. Das bedeutet wiederum, dass der Projektleiter vielleicht nur Daten an die Sekretärin gibt und diese erfasst sie im System. Aber jeder Projektleiter kennt sich in wiko aus, hat je nach Berechtigung Zugriff auf entsprechende Funktionalitäten und kann seine gewünschten Reports und Auswertungen abrufen.“

Gerrit Meinken abschließend: „Wir haben heute große Vorteile und Zeitersparnis in der täglichen Nutzung: Wenn beispielsweise einer unserer 15 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung einen Kontenabruf startet, dauerte der im Altsystem zwei Minuten und heute eben nur noch sieben Sekunden. Oder ein Mitarbeiter des Projektcontrollings fordert einen Report über die ganze Gesellschaft, der bei wiko nur 15 Minuten dauert – statt vorher zwei Stunden. Noch ein Beispiel: Eine Projektanlage ging im Vorgängersystem nicht unter 15 Minuten zu handeln, bis man endlich alles Erforderliche eingegeben hatte. Aber wenn ich heute unsere Projektleiter sehe, die vielleicht nur alle drei Monate ein neues Projekt anlegen, dann geht das in zweieinhalb bis drei Minuten. Hier entsteht dank wiko wieder ein Zeitgewinn im wahrsten Sinne des Wortes: gewinnbringend für wertschöpfende Tätigkeiten.