Baustellen mobil dokumentieren & sicher verwalten in wiko

Baustellen mobil dokumentieren & sicher verwalten in wiko

Während eines Bauprozesses fallen unzählige Unterlagen zur Vertragsprüfung, zum Bauprozess, aber auch Rechnungen, Mahnungen und andere kaufmännische Dokumente an. Die Bauakte gewinnt stetig an Fülle – dabei ist  es fast unmöglich, alle Unterlagen komplett immer bei sich zu tragen.

Doch was tun, wenn Sie auf der Baustelle sind und zum Beispiel den aktuellen Genehmigungsbescheid zum Bauen vorlegen müssen? Im besten Fall haben Sie das Dokument nach längerem Suchen parat. Falls nicht, müssen Sie einen Bau-Stopp einlegen, können eventuell Fristen nicht einhalten, bleiben auf Ihren Rechnungen sitzen und haben unzufriedene Kunden.

Die digitale Bauakte

Jetzt steht Ihnen eine neue Funktion in wiko bereit: die „digitale Bauakte“. Damit kann Ihnen das nicht passieren!

Die digitale Bauakte ist eine in wiko integrierte Software-Lösung, die speziell auf die Arbeitsabläufe und Anforderungen von Planungsbüros ausgerichtet ist. Sämtliche kaufmännische und technische Informationen werden damit projektspezifisch sowie revisionssicher abgelegt und können jederzeit – sogar über die mobilen Endgeräte (Tablet & Smartphone) – aufgerufen, bearbeitet, freigegeben und ausgewertet werden. So können Sie schnell auf unvorher-sehbare Situationen reagieren und sind sofort auskunftsfähig – ohne die eigenen Arbeiten zu unterbrechen.

Alle relevanten Prozesse auf der Baustelle (z. B. Dokumentation) und im Büro (z. B. Rechnungsverarbeitung) werden für alle Abteilungen und Standorte automatisiert, beschleunigt sowie standardisiert.

  • Direkte Integration in wiko mit automatisiertem Datenaustausch
  • Funktionserweiterung in Ihrer bekann-ten und vertrauten Software
  • Alle Dokumente sind in der mobilen Bauakte immer verfügbar
  • Verknüpfung Bauakte, Baudokumen-tation und revisionssicheres Archiv
  • Besseres Nachtragsmanagement durch die Erfassung direkt auf der Baustelle
  • Plattformunabhängig nutzbar mit Web-Client, iOS, Windows, Android, MacOS
  • Entlastung Ihrer Projektleiter durch schnelle und direkte Dokumentation direkt vor Ort
  • Praxiserprobte Schnittstellen zu diversen Systemen (SAP, DATEV, Navision u.a.)
  • Höhere Effizienz durch automatisierte und einheitliche Prozesse auch mobil
  • Schnelle Umsetzung von Pilotprojekten und kurze Projekteinführungen
  • Höhere Erträge und Deckungsbeiträge durch lückenlose Erfassung
  • Flexibles Lizenzmodell und unbegrenzte Anzahl an mobilen Endgeräten
  • Datenerfassung auch lokal, wenn kein Netz verfügbar ist
  • Hohe Akzeptanz durch moderne Web-Oberfläche und einfache Bedienung

Die Verknüpfung aus digitaler Bauakte, mobiler Baustellendokumentation und revisionssicherem Archiv bietet Planungsbüros jeglicher Größenordnung erhebliche Mehrwerte: Reduzierung der Verwaltungskosten, Erhöhung der Skontoerträge und Generierung von Nachträgen.

Auskunft auf jeder Baustelle

In der digitalen Bauakte werden alle Informationen eines Bauvorhabens (wie Verträge, Bescheinigungen, Rechnungen, Bürgschaften, Fotos, Pläne, Mängel) projektspezifisch abgelegt, mit dem dazugehörigen Geschäftsvorgang ver-knüpft und revisionssicher archiviert. Damit wird eine umfassende Grundlage zur schnellen abteilungs- und standortübergreifenden Zusammenarbeit geschaffen. Durch die Online-/Offline-Verfügbarkeit der Bauakte können alle berechtigten Personen an unterschiedlichen Standorten jederzeit auf die jeweiligen Daten parallel zugreifen und diese bearbeiten.

Automatisierte Prozesse im Büro und auf der Baustelle

Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe werden die Planungsbüros bei der Verwaltung von Bürgschaften und Bescheinigungen sowie der Abwicklung von Rechnungen unterstützt. Eingehende Rechnungen werden digital erfasst, zur Prüfung an den jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet und nach der Freigabe automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben. Alle Rechnungen, Bestel-lungen, Lieferscheine usw. sind in der digitalen Bauakte hinterlegt und können auch von unterwegs abgerufen und bearbeitet werden. So werden Durchlauf-zeiten werden verkürzt und Liegezeiten vermieden. Damit sind selbst bei kurzen Skontofristen rechtzeitige Zahlungen möglich.

Mobile Baustellendokumentation

Neben den kaufmännischen Prozessen bildet die digitale Bauakte ebenso die Prozesse auf der Baustelle ab. Baustellengeschehnisse, Störungen und Mängel können vor Ort online über den Browser oder auch offline via iPad erfasst, mittels Pin auf dem digitalen Bauplan markiert und mit Fotos sowie Notizen verknüpft werden. Im Hintergrund werden Folgeprozesse, wie z. B. die Erstellung und der Versand von Behinderungsanzeigen, angestoßen. Die erfassten Abweichungen werden samt Plänen, Fotos und Vermerken in der digitalen Bauakte projektspezifisch archiviert. Der aktuelle Bearbeitungsstand lässt sich jederzeit nachvollziehen. Baustellen jeglicher Größenordnung können so schnell und vollständig dokumentiert werden. Kostenintensive Doppelarbeiten und Übertragungsfehler werden vermieden. Dadurch wird das Nachtragsmanagement verbessert und der Deckungsbeitrag  erhöht.

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